Intensywność zmian dotyczących podatku od towarów i usług spowodowana jest pilną koniecznością dostosowania przepisów polskich do dyrektywy unijnej 2010/45/UE z 13 lipca 2010 r. Nieprzekraczalnym terminem wskazanym przez Radę Unii Europejskiej jest 1 stycznia 2013. Planowane zmiany są bardzo głębokie i niosą równie poważne skutki, jak zmiana stawki VAT z 22 na 23 proc. w 2010 r.

Intencją Rady UE, wyrażoną we wspomnianej dyrektywie, jest m.in. ułatwienie, przyspieszenie i obniżenie kosztów związanych z obiegiem faktur. Szczególną rolę Rada przeznacza fakturom elektronicznym. W ślad za dyrektywą minister finansów przygotował dwa projekty rozporządzeń dotyczące fakturowania, które najprawdopodobniej wejdą w życie 1 stycznia 2013 r.

Zgodnie z intencją i wytycznymi Rady UE od 1 stycznia 2013 r. faktury elektroniczne będą traktowane na równi z papierowymi. To korzystna zmiana, ale trzeba pamiętać, że zrównanie form działa w dwie strony. Podatnicy będą musieli zapewnić zarówno fakturom papierowym, jak i elektronicznym autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. Dotychczas wymagania te dotyczyły jedynie faktur elektronicznych i były proste do spełnienia. Zgodnie z rozporządzeniem wystarczyło zastosować środki techniczne zapewniające integralność i autentyczność pochodzenia, takie jak podpis elektroniczny lub inne mu równoważne. Po zmianach kolejnym, równorzędnym do środków technicznych, sposobem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności będzie stosowanie dowolnych kontroli biznesowych. Wybór metody zależy jedynie od podatnika. Przepisy o kontrolach biznesowych dotyczą obu form faktur: papierowych i elektronicznych. W przypadku tych pierwszych wdrożenie nowych reguł będzie prawdziwym wyzwaniem dla podatników.

Zapewnić autentyczność

Dotychczasowe regulacje dotyczące faktur papierowych są uchylane, a w ich miejsce pojawia się wymóg, aby „każdy podatnik określił sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury”. Zdaniem Rady UE i Ministerstwa Finansów „można to osiągnąć za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług”.

Jeśli rozporządzenia wejdą w życie w aktualnej formie, to znakomitą większość przedsiębiorców czekają poważne wyzwania i zmiany. Przede wszystkim będą musieli określić w formie wewnętrznego regulaminu, w jaki sposób zapewniają autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur na kolejnych etapach obiegu dokumentów. W szczególności trzeba będzie uwzględnić etapy odbierania, akceptacji i ewidencjonowania faktur. Dodatkowo dla części faktur podatnicy będą zmuszeni poszerzyć ewidencję o dokumenty „ustalające wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług”.

W przypadku firm, które korzystają z outsourcingu księgowości, w związku z potrzebami kontrolnymi część lub całość poszerzonej ewidencji będzie musiała trafić wraz z fakturami do biur rachunkowych. W przypadku kontroli podatkowej przedsiębiorca będzie musiał dostarczyć urzędnikom skarbowym zestawienia wskazanych faktur, z dokumentami potwierdzającymi dostawę towarów lub świadczenie usług. Może się więc okazać, że od 1 stycznia 2013 r. faktury papierowe staną się poważnym wyzwaniem dla polskich firm, większym niż e-faktury dotychczas postrzegane jako kłopotliwa nowość. Niezależnie od interpretacji nowych przepisów w zakresie ustalenia wiarygodnej ścieżki audytu sygnał do przedsiębiorców jest czytelny – z e-fakturą będzie łatwiej i bezpieczniej.

Oczywiste wydaje się, że tylko nielicznym przedsiębiorcom uda się od 1 stycznia 2013 r. całkowicie przejść z systemu fakturowania papierowego na e-faktury i e-dokumenty. Większość firm będzie więc musiała przejść okres przejściowy (fakturowania papierowego i elektronicznego), który będzie trwał przynajmniej kilka lat. Postawiony przed taką perspektywą przedsiębiorca powinien się jak najszybciej upewnić, że jego system informatyczny wspomagający zarządzanie firmą pozwoli mu skorzystać bezpiecznie i swobodnie z e-faktur, a jednocześnie uniknąć dodatkowych kosztów związanych z zapewnieniem autentyczności i integralności faktur papierowych. Stwierdzenie istotnych braków w tych obszarach to poważny sygnał, by zastanowić się nad zmianą oprogramowania.

Oszczędności dla firm

Rola e-faktur będzie dynamicznie rosła w polskiej gospodarce w najbliższych pięciu latach. Celem Rady UE jest doprowadzenie do sytuacji, w której 80 proc. faktur w obrocie na rynku unijnym będą stanowiły e-faktury. W Polsce poziom fakturowania elektronicznego nie przekracza obecnie 10 proc. Idea stosowania e-faktur jest niepodważalnie słuszna, a jej wdrożenie wymaga tylko zmiany obyczaju i przyzwyczajeń przedsiębiorców i księgowych.

Rada UE przez dyrektywę 2010/45/UE chce w obrębie obiegu dokumentów zabezpieczyć firmy przed nadgorliwymi interpretacjami prawa i jednocześnie, przez promocję e-faktur, pomóc oszczędzać mnóstwo pieniędzy. Roczne koszty generowania i obiegu faktur papierowych w Polsce liczy się na poziomie kilku miliardów złotych. Jeśli do tego dodamy konieczność dołączania do faktur odpowiednich dokumentów zapewniających wiarygodną ścieżkę audytu, ta kwota może ulec podwojeniu. Gdy dorzucimy jeszcze koszty przechowywania przez niemal siedem lat (wg wyroków NSA np. faktura ze stycznia roku X, który z podatku dochodowego rozliczany jest w roku X+1, ma prawo być kontrolowana do końca roku X+1+5), a potem niszczenia dokumentów papierowych, to może się okazać, że suma kosztów wygenerowanych w ciągu roku osiągnie 10 mld zł w skali kraju. Należy też pamiętać o ubytkach środowiska naturalnego i zbędnych kosztach operacyjnych wynikających z nieefektywnego obiegu papierowego.

Warto zwrócić uwagę, że w świetle nowych przepisów, które wejdą w życie w styczniu 2013 najważniejszą kwestią jest przekonanie podatników, iż e-faktury to dla firm same korzyści, statystycznie liczone w tysiącach złotych oszczędności rocznie, a dodatkowo wydają się bezpieczniejsze prawnie niż papierowa forma.

Przykład wiarygodnej ścieżki audytu

Podatnicy w swoim oprogramowaniu finansowo-księgowym mogą wprowadzić kontrole faktur sprzedaży. Przykładowo chodzi o to, aby powiązać fakturę dokumentującą dostawę towaru lub świadczenie usługi z innymi dokumentami dotyczącymi tej faktury, a więc np. fakturą korygującą, dokumentem magazynowym, dokumentami płatności. W programie można również wskazać daty sprzedaży lub operacji na dokumencie, datę wystawienia dokumentu, wprowadzenia do rejestru, a także wartości netto i brutto sprzedaży oraz wartość VAT. Jeśli system finansowo-księgowy jest w stanie wygenerować tabelkę, z której będzie wynikała tego rodzaju ścieżka audytu, to podatnik będzie mógł przyjąć, że ma dokument ustalający wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Łukasz Wilczyński, zastępca dyrektora zarządzania produktami, Sage

Partner cyklu