Z dniem śmierci pracownika stosunek pracy wygasa. Świadczenia przysługujące pracownikowi, niewypłacone do dnia jego śmierci, przechodzą w równych częściach na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z FUS. Jeśli brak takich osób, prawa te wchodzą do spadku.

W razie gdy wynagrodzenie (np. pensję, niewypłacony ekwiwalent urlopowy, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe) należne zmarłemu pracownikowi firma wypłaca współmałżonkowi, to taka wypłata jest dla niego przychodem z praw majątkowych (art. 18 ustawy o PIT; t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.).

Zakład pracy zmarłego pracownika jako płatnik pobiera i odprowadza od tego przychodu zaliczkę na podatek na zasadach określonych w art. 41 ust. 1 ustawy o PIT. Zaliczkę należy pobrać w wysokości 18 proc. należności, jednak niepomniejszoną o koszty uzyskania przychodów. Przepis art. 22 ust. 9 ustawy o PIT nie przewiduje takich kosztów w odniesieniu do wybranych wypłat należności z praw majątkowych (por. m.in.: interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 18 listopada 2008 r.; sygn. ITPB2/415-830/08/ENB).

Naliczanie kosztów przy obliczaniu zaliczki od takich wypłat to jeden z błędów popełnianych w praktyce. Kolejny polega na tym, że niektóre firmy źle zaliczają wypłacone z tego tytułu należności do swoich kosztów podatkowych. Wynagrodzenie wypłacone po zmarłym pracowniku współmałżonkowi nie jest przychodem ze stosunku pracy (tylko z praw majątkowych). Z tego względu jest kosztem podatkowym firmy nie w miesiącu, za który jest należne, tylko w dacie jego wypłaty lub postawienia do dyspozycji na rzecz uprawnionych członków rodziny (odpowiednio: art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o PIT i art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o CIT).

Po zakończeniu roku firma ma obowiązek uwzględnić wypłacone wynagrodzenia po zmarłym pracowniku w deklaracji PIT-4R (składanej w urzędzie skarbowym do 31 stycznia 2013 r.) oraz w informacji PIT-11 (przekazywanej do 28 lutego 2013 r. współmałżonkowi zmarłego pracownika oraz właściwemu dla jego miejsca zamieszkania urzędowi skarbowemu).

18 proc. zaliczka na PIT od wypłaconej należności po śmierci pracownika jego współmałżonkowi