Przedsiębiorstwa produkcyjne, jak również handlowe utrzymują z zasady stały poziom zapasów. Ma to na celu zagwarantowanie ciągłości procesu produkcji oraz obrotu towarami. Niestety, prowadzenie różnego rodzaju magazynów oraz składów, pociąga za sobą ryzyko uszkodzenia przechowywanych w nim środków obrotowych.

Zapasy gromadzone w celu zachowania źródła przychodów

Ze względu na to, że głównym celem magazynowania określonego poziomu zapasów, jest zabezpieczenie ciągłości działalności gospodarczej, uzasadnionym wydaje się ujęcie w kosztach podatkowych strat poniesionych z tego tytułu. Zgodnie bowiem z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, jak również zachowania lub zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem wydatków wyszczególnionych w art. 23. Ze względu na to, że katalog wyłączeń wymienia jedynie straty powstałe w wyniku nieobjętych zwolnieniem od podatku akcyzowego ubytków wyrobów akcyzowych, a także podatku akcyzowego od tych ubytków(art. 23 ust. 1 pkt 44 wspomnianej ustawy), ujawnione np. w wyniku inwentaryzacji różnice inwentaryzacyjne (niedobory magazynowe) za okres rozliczeniowy, w którym je stwierdzono mogą co do zasady zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Można zatem powiedzieć, że zaliczenie strat w środkach obrotowych do kosztów uzyskania przychodów każdorazowo powinno podlegać indywidualnej ocenie, z uwzględnieniem:
• całokształtu prowadzonej działalności gospodarczej,
• okoliczności, które spowodowały powstanie straty,
• formy udokumentowania straty,
• podjętych przez podatnika działań zabezpieczających.

Braki magazynowe, ale tylko niezawinione

Podkreślenia wymaga jednak fakt, że prawo do rozliczenia w kosztach podatkowych strat w magazynowanych środkach obrotowych, przysługuje przedsiębiorcy jedynie w przypadku, gdy nie zostały one przez niego zawinione. Oznacza to, że rozliczenie w kosztach podatkowych powstałych braków uwarunkowane jest wykazaniem przez podatnika, że podjął racjonalne działania, które miały zapobiec ich powstaniu lub zminimalizować ich rozmiar.

Ponieważ przepisy ustawy nie definiują wprost pojęcia straty, w celu określenia znaczenia tego pojęcia należy posiłkować się definicjami zawartymi w orzecznictwie organów podatkowych, jak chociażby stanowiskiem Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy, wyrażonym w indywidualnej interpretacji podatkowej z 8 sierpnia 2011r. (sygn. akt ITPB1/415-525/11/PSZ). Może to być wiec zdarzenie losowe, niezależne od woli podatnika powstałe zarówno w wyniku działań sił przyrody, jak i działań innego człowieka, powodujące ubytek i szkodę pod warunkiem, że podatnik nie przyczynił się w jakikolwiek sposób lub nie ułatwił jej powstania.

Dla celów podatkowych przyjmuje się bowiem, iż jedynie straty powstałe na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia przy racjonalnym działaniu podatnika, a także przy zachowaniu należytej staranności w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej, można uznać  za zdarzenie, które uzasadnia zaliczenie powstałych braków w ciężar kosztów uzyskania przychodów.

Konieczna dokumentacja

Strata wynikająca z powstałych braków magazynowych by mogła być zaliczona do kosztów podatkowych musi zostać prawidłowo udokumentowana. Właściwym dokumentem na tę okoliczność jest protokół szkody, określający zarówno jej rodzaj, wielkość i wartość, jak i przyczynę powstania. Co więcej, dokument ten musi zawierać podpisy osób uprawnionych oraz datę. Stanowisko to zostało potwierdzone w interpretacji podatkowej z 31 sierpnia 2012r. wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi (sygn. akt IPTPB3/423-200/12-2/PM).

Elżbieta Węcławik, Tax Care
Dorota Kępka, księgowa Tax Care