Pracodawca może samochód służbowy do celów prywatnych pracownikowi użyczyć (nieodpłatnie). Powinien w takim przypadku zawrzeć z pracownikiem pisemną umowę użyczenia samochodu służbowego na czas oznaczony (np. na czas trwania urlopu), na zasadach określonych w art. 710 – 719 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn.zm.).

Drugą formą udostępnienia służbowego samochodu na wyjazd wakacyjny jest podpisanie z pracownikiem umowy najmu (w zamian zapłaty ustalonej kwoty) na zasadach określonych w art. 659 – 679 kodeksu cywilnego.

Przy użyczeniu wartość świadczeń polegających na nieodpłatnym korzystaniu z cudzego mienia ustala się na podstawie art. 11 ust. 2a pkt 4 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., nr 361 z późn. zm.). Wyznacznikiem będą tu zatem ceny rynkowe stosowane przy świadczeniu usług lub udostępnieniu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku.

Przychodem pracownika ze stosunku pracy (art. 12 ust. 1 ustawy o PIT) jest również wartość paliwa zużytego na cele prywatne, o ile jego koszty pokrywa pracodawca. Może to dotyczyć np. pracownika, któremu przysługuje na co dzień samochód służbowy. Wartość świadczenia można wówczas ustalić na podstawie prowadzonej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu (art. 23 ust. 5 ustawy o PIT i art. 16 ust. 5 ustawy o CIT). Pracownik powinien w niej ujmować zarówno przejazdy służbowe, jak i prywatne. Trzeba pamiętać, że za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło ich finansowania, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Wartość nieodpłatnego świadczenia pracodawca ma obowiązek dodać do innych przychodów pracownika ze stosunku pracy i od łącznej kwoty pobrać miesięczną zaliczkę na podatek dochodowy

Przy najmie wysokość odpłatności za korzystanie z samochodu służbowego można ustalić na podstawie cen wynajmu samochodów od firm prywatnych zajmujących się taką działalnością. Pracodawca powinien wziąć pod uwagę markę auta, rok produkcji, stan techniczny, przebieg, wyposażenie itp. i porównać te parametry z cenami usług świadczonych przez działające na tym samym terenie firmy, zajmujące się wynajmem samochodów.

Należy zatem porównać oferty tych firm i ustalić swoją wysokość opłaty (np. według stawki godzinowej, dziennej lub kilometrowej). Cena powinna być ustalona na poziomie rynkowym, jednak odpłatność określona przez pracodawcę może się nieznacznie różnić od cen stosowanych przez firmy rynkowe (np. 70 zł zamiast 100 zł dziennie). Można to uzasadnić tym, że pracownik jest obowiązany do dbałości o przypisany mu samochód.