Przechowywanie dokumentów w wynajętych wagonach, przekazywanie ich w formie PDF, map bitowych czy zdjęć – tak firmy utrudniają prowadzenie kontroli prze fiskusa.
E-kontrola polega na pobraniu od podatnika danych w formie elektronicznej, np. plików zawierających dane z ksiąg podatkowych, rejestry VAT, księgi rachunkowe itp. Są one importowane do programów informatycznych (ACL lub IDEA).
– Kontrole elektroniczne umożliwiają dokonanie analizy setek kontrahentów podatnika i tysięcy faktur w krótkim czasie. Żaden pracownik nie jest w stanie ręcznie przeprowadzić tego typu weryfikacji bez żmudnej i trwającej wiele tygodni pracy. Efektywność tych kontroli jest bardzo wysoka – tłumaczy Maciej Cichański, rzecznik prasowy Izby Skarbowej w Bydgoszczy.
Z tego właśnie powodu podatnicy próbują utrudnić urzędnikom wprowadzanie danych do używanego przez nich systemu. Początkowo było to proste, bo poprzednie wersje programu nie czytały plików PDF. Wystarczyło więc wysłać dokumentację w tym formacie.
– Wcześniejsze wersje programu ACL, takie jak 8.0 lub 9.0, nie były wyposażone w moduł importu jakichkolwiek danych z formatu PDF – przyznaje Konrad Zawada, rzecznik prasowy Izby Skarbowej w Warszawie.
Ostrzega jednak, że obecnie urzędy skarbowe mają już licencję na program ACL w wersji 9.1. Ma ona wbudowany moduł importu danych z tekstowych plików PDF.
– Warto zwrócić uwagę, że pliki PDF mogą się znacząco różnić od siebie. Niektóre zawierają dane w formacie tekstowym lub liczbowym, inne to po prostu zeskanowane dokumenty w formacie bitmapowego obrazu. Dane tekstowe lub liczbowe w dokumentach PDF bez problemu da się zaimportować do programu ACL w wersji 9.1. Niestety jest to niemożliwe, jeśli plik PDF zawiera zeskanowany lub sfotografowany dokument. Jest to bowiem format obrazu (bitmapy) niemożliwy do przetworzenia na dane liczbowo-tekstowe – wyjasnia nasz rozmówca.
Podatnicy starają się więc uniknąć e-kontroli i dostarczają fiskusowi mapy bitowe czy zdjęcia dokumentacji.
Igor Roman, menedżer w Deloitte, ostrzega, że takie działanie może się zemścić na kontrolowanym.
– Urzędy tworzą wytyczne, zgodnie z którymi do podatników wysyłane są wezwania. Organ prosi w nich o dostarczenie dokumentacji i określa rodzaj danych, format plików oraz termin. Jeżeli podatnik będzie utrzymywał, że jego system księgowy umożliwia generowanie raportów tylko w postaci pliku graficznego czy skanów, to urzędnicy po prostu w to nie uwierzą – mówi nasz rozmówca.
Dodaje, że dane, o które proszą urzędnicy, zazwyczaj pochodzą z systemu finansowo-rachunkowego. Zdecydowana większość z nich ma możliwość raportowania informacji w postaci plików nadających się do analizy.
Igor Roman przestrzega, że fiskus może przysporzyć wielu kłopotów takiemu niesfornemu przedsiębiorcy. Zgodnie z ustawą o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) firma, która ma system finansowo-księgowy, musi dysponować jego dokumentacją. Podmiot kontrolujący może w każdej chwili poprosić o jej przedstawienie.
Ekspert dodaje, że prawdziwym problemem urzędników jest to, że nawet najnowsza wersja ACL nie czyta plików w formacie XML wykorzystywanym we wszystkich systemach celnych. W ten sposób kodowane są komunikaty dotyczące towarów wysyłanych poza UE, które są podstawą do zastosowania zerowej stawki VAT w eksporcie. Pliki XML wymagają przeformatowania, co utrudnia kontrole VAT.
Żeby zminimalizować negatywne konsekwencje kontroli, eksperci radzą podatnikom, by przekazywali dane w jak najlepszym formacie.
– Jakość danych pozwala kontrolującemu zidentyfikować obszary, gdzie może powstać po stronie podatnika ryzyko podatkowe – dodaje Igor Roman.
Jeżeli będą odpowiedniej jakości, będzie to informacja, że są poprawne.
Przedsiębiorcy wymyślają coraz nowsze sposoby uniemożliwienia kontroli