Procedurę rozpatrywania spraw podatkowych przez sąd regulują przepisy ustawy z 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 270).

Sąd może odroczyć posiedzenie na zgodny wniosek stron tylko z ważnej przyczyny. Ważną przyczyną nie są np. złożone przez skarżącego wnioski o zawieszenie postępowania ze względu na możliwość ich rozpoznania przez Naczelny Sąd Administracyjny na rozprawie i ujęcia odpowiednich rozstrzygnięć w protokole posiedzenia. Ponadto rozprawa ulega odroczeniu, jeżeli sąd stwierdzi nieprawidłowość zawiadomienia którejkolwiek ze stron. Tak samo – jeżeli nieobecność strony lub jej pełnomocnika jest wywołana nadzwyczajnym wydarzeniem lub inną znaną przeszkodą, której nie można przezwyciężyć, chyba że strona lub jej pełnomocnik wnieśli o rozpoznanie sprawy podczas ich nieobecności. Określa to art. 99 oraz 109 wspomnianej ustawy.

Sędzia NSA Małgorzata Jaśkowska, zastępca przewodniczącego Wydziału Informacji Sądowej Naczelnego Sądu Administracyjnego, tłumaczy, że wnioski o odroczenie terminu rozprawy rozpatrywane są indywidualnie. Biorąc pod uwagę okoliczności konkretnej sprawy, sąd bada, czy zachodzi tzw. ważna przyczyna.

Tym samym każdy podatnik będący stroną w postępowaniu sądowym, któremu zależy na przełożeniu rozprawy, może o to wnioskować. Jednak nie można z góry przesądzić, czy wniosek taki okaże się skuteczny.

Sędzia Małgorzata Jaśkowska dodaje, że rozważając ewentualne odroczenie rozprawy, sąd musi brać pod uwagę sformułowany w art. 45 ust. 1 Konstytucji RP nakaz rozpatrywania spraw bez zbędnej zwłoki oraz zasadę szybkości postępowania. Z tego względu w orzecznictwie sądów administracyjnych wielokrotnie prezentowany był pogląd, że nieobecność strony lub jej pełnomocnika wywołana urlopem wypoczynkowym, w sytuacji gdy tego pełnomocnika lub stronę zawiadomiono o rozprawie przed jego rozpoczęciem, nie jest ani nadzwyczajnym wydarzeniem, ani przeszkodą, o jakich mowa w art. 109 prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi.

Tak było m.in. w sprawie rozpoznanej przez NSA 17 lutego 2011 r. (sygn. akt II GSK 273/10). Pełnomocnik spółki pismem z 21 stycznia 2011 r. wniósł o odroczenie rozprawy, podnosząc, że będzie wykorzystywać urlop wypoczynkowy, a mocodawca nie wyraził zgody na udzielenie substytucji. Sąd nie uznał tej okoliczności jako nadzwyczajnego wydarzenia ani przeszkody, której nie można przezwyciężyć.

Rozprawa ulega odroczeniu, jeżeli sąd postanowi zawiadomić o toczącym się postępowaniu sądowym osoby, które dotychczas nie brały udziału w sprawie w charakterze stron