W takiej sytuacji – jak wyjaśnia nam Przemysław Skorupa, doradca podatkowy w Deloitte – sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę lub fakturę korygującą. Taką ponownie wystawioną fakturę określa się mianem duplikatu. Faktura wystawiona ponownie musi dodatkowo być w dwóch egzemplarzach i zawierać wyraz „duplikat” oraz datę jej wystawienia.

W jakim momencie można rozliczyć podatek naliczony wynikający z otrzymanego duplikatu faktury? Przemysław Skorupa odpowiada, że wszystko zależy od tego, czy podatnik miał fakturę pierwotną i dokonał na jej podstawie odliczenia.

– Jeżeli otrzymał fakturę, odliczył na jej podstawie podatek, a następnie faktura ta uległa zniszczeniu, wówczas duplikat faktury jest jedynie dokumentem wspierającym pierwotne odliczenie podatku od towarów i usług – tłumaczy Przemysław Skorupa.

Nie musi on być zatem dodatkowo wykazywany w ewidencji VAT.

Natomiast w sytuacji, w której podatnik utracił fakturę przed odliczeniem wykazanego na niej VAT lub nigdy jej nie otrzymał (np. zaginęła w trakcie wysyłki), wówczas można odliczyć podatek naliczony na podstawie duplikatu – w okresie rozliczeniowym, w którym podatnik otrzymał duplikat lub jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych.