Rozsądek podpowiada, że skoro prywatny telefon wykorzystywany jest w celach służbowych, tj. w działalności pracodawcy, to zwrot poniesionych wydatków nie stanowi przysporzenia dla pracownika. Jest to zwrot poniesionych przez pracownika kosztów.

– Niestety ta droga rozumowania może nie być przekonywująca dla organów podatkowych. Zgodnie z art. 12 ustawy o PIT, kwoty przekazane pracownikowi przez pracodawcę, stanowią przychód z umowy o pracę, o ile ustawodawca nie zwolnił ich z opodatkowania – tłumaczy Marcin Retka, ekspert podatkowy w KPMG.

W wielu wypadkach pracownik nie uzyskuje jednak nieodpłatnego świadczenia. Przychód musi mieć konkretny wymiar pieniężny (ekwiwalent pieniężny) i dotyczyć konkretnej osoby.

W przypadku używania telefonów prywatnych do celów służbowych zastosowanie może znaleźć zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.). Zgodnie z tym przepisem wolne od podatku są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt stanowiące ich własność.

– Na tej podstawie ekwiwalent w kwocie równej wydatkom poniesionym na rozmowy służbowe powinien być zwolniony z podatku – zapewnia Marcin Retka.

Zwrot faktycznych wydatków oznacza obowiązek ustalania kosztów na podstawie billingu rozmów. Jest to istotne dla celów dowodowych albowiem – jak dodaje nasz rozmówca – billing ze wskazaniem rozmów służbowych zaświadcza również, że pracownik faktycznie wykorzystywał telefon służbowo. Kwestię prawa do tego ekwiwalentu warto również uregulować w umowie o pracę lub regulaminie wynagradzania.

W innym przypadku, tj. zwrotu przez pracodawcę kwoty zryczałtowanej (bez względu na liczbę rozmów służbowych i prywatnych), organy podatkowe z uwagi na brak możliwości weryfikacji wysokości świadczenia, a także brak zweryfikowania czy telefon był faktycznie użytkowany dla celów służbowych, mogą odmówić prawa do zwolnienia z PIT.