Jak przypomina Piotr Kościańczuk, dyrektor w Kancelarii Skłodowscy, ogólna zasada rozliczania kosztów uzyskania przychodów wynikająca z art. 15 ust. 1 oraz art. 16 ust. 1 ustawy o CIT (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.) wskazuje, że można do nich zaliczyć każdy wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub też zachowania źródła przychodów, o ile nie został przez ustawodawcę wprost wyłączony z kategorii kosztów odliczanych.

Trudno uznać, aby opłata za wystawienie wezwania (monitu) do zapłaty nieuiszczonej w terminie raty leasingowej zmierzała do uzyskania przychodów lub zachowania jego źródeł przez podatnika leasingobiorcę. Ponadto w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów znajdują się m.in. takie grupy wydatków, które mają charakter kary lub opłat sankcyjnych.

Nie są kosztem kary umowne i odszkodowania z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad albo zwłoki w usunięciu wad towarów i usług

Opłata za wezwanie do zapłaty nieterminowo wpłaconej raty wynika z braku realizacji zobowiązania na czas, a więc można je uznać za taką karę. Jednak nie jest to kara związana nieterminowym dostarczeniem towarów czy wykonaniem usługi, o której mówią przepisy podatkowe.

W prawdzie Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 17 stycznia 2012 r. (sygn. akt II FSK 1365/10) uznał, że innego rodzaju karę umową można uznać za koszt, ale tylko jeśli jej niezapłacenie może doprowadzić do zagrożenia egzystencji gospodarczej spółki. W sprawie rozpoznanej przez sąd spółka zapłaciła karę umowną w zamian za rozwiązanie umowy leasingu. W jej przypadku zapłata wiązała się jednak z niższym obciążeniem finansowym niż spłacanie kolejnych rat leasingowych.

Jest to więc inna sytuacja niż opłata za wystawienie monitu do zapłaty. Ta ma charakter rozpoczęcia przez leasingodawcę zabiegów zmierzających do windykacji należności. Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 17 ustawy o CIT z kosztów uzyskania przychodów wyłączone są koszty egzekucyjne związane z niewykonaniem zobowiązań.