Zdaniem Zbigniewa Liptaka, starszego menedżera w Ernst & Young, faktura pro forma dokumentuje prawdziwą wartość transakcyjną towaru, dlatego celnicy mogą na jej podstawie wyliczyć należności celne i dopuścić towar do obrotu.

Ekspert dodaje, że faktura pro forma jest wystawiana jako potwierdzenie zawarcia umowy, przyjęcia zlecenia, zanim kontrahent dokona płatności w formie zaliczki czy w wysokości ostatecznej. W dodatku w swoim wyglądzie bardzo przypomina normalną fakturę VAT z tym wyjątkiem, że faktura pro forma nie stanowi dokumentu księgowego oraz nie rodzi konsekwencji podatkowych.

– Mimo to importerzy często zgłaszają do odprawy celnej towary na podstawie faktur pro forma. Zazwyczaj gdy nie są i nie mogą się stać właścicielami towaru albo gdy faktura będzie wystawiona w późniejszym terminie – dodaje Zbigniew Liptak.

Niestety celnicy stoją na stanowisku, że podstawowym dokumentem handlowym służącym ustaleniu wartości transakcyjnej towaru jest faktura.

W przypadku przedstawienia faktur pro forma dla celów celnych dokumenty te mogą być uznane, ale warunkowo, tzn. jako dokumenty prowizoryczne, które powinny być zastąpione fakturą ostateczną. W przypadkach tych należy postępować zgodnie z zasadami określonymi dla składania zgłoszeń niekompletnych.

Celnicy akceptują faktury pro froma, gdy dopuszczone do obrotu mają być towary otrzymane nieodpłatnie, a także w przypadku napraw gwarancyjnych.