Spółki przemysłu spożywczego często oddają w bezpłatne użytkowanie swoim klientom środki trwałe, jak np. lodówki czy zamrażarki, w których klienci przechowują towary na sprzedaż. Po kilku latach od wydania zamrażarek w obce użytkowanie spółki mogą nie posiadać informacji, gdzie się one znajdują, w jakim są stanie i czy służą sprzedaży ich produktów. Należy pamiętać, że urządzenia te są własnością spółki i najczęściej są prezentowane w aktywach jej bilansu jako środki trwałe. Kluczową kwestią w tym przypadku jest wymóg kontroli aktywów wynikający z art. 3 ust. 1 pkt 12 ustawy o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).

– Przez aktywa rozumie się kontrolowane przez jednostkę zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej wartości, powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń, które spowodują w przyszłości wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych – twierdzi Magdalena Ociepka, menedżer w Deloitte.

Póki spółka użyczająca aktywa posiada nad nimi kontrolę i uzyskuje z nich korzyści, powinny one być ujęte w bilansie.

Adam Czechanowski, starszy menedżer w Deloitte, podkreśla, że opisane wcześniej zdarzenie zaginionych lodówek w nieokreślonym stanie stanowi przesłanki wskazujące na utratę przez spółkę kontroli nad jej aktywami, co może spowodować konieczność usunięcia tego urządzenia z bilansu.

Spółki mogą upewnić się, że składnik aktywów jest w posiadaniu strony trzeciej, której go użyczono, m.in. przez otrzymanie od kontrahenta potwierdzenia posiadanego sprzętu. Można też dokonać spisania aktywów podczas wizyty w punkcie sprzedaży jej przedstawiciela handlowego.