Celnik, który kontroluje zagraniczne dokumenty, może zażądać urzędowego tłumaczenia i oryginału danego dokumentu. Jednak w każdym kraju nienależącym do UE obowiązują inne przepisy celne i zwyczaje handlowe.
Ryszard Sowa, adwokat w kancelarii Olszewski, Tokarski i Wspólnicy, tłumaczy, że polskie urzędy celne nie żądają od importerów, by przedstawiali zalegalizowane dokumenty.
Zdarza się jednak, że zagraniczne administracje celne, jak i zagraniczni kontrahenci żądają od polskich eksporterów, by przedstawili zalegalizowane dokumenty.
Legalizacją dokumentów w Polsce oprócz Ministerstwa Spraw Zagranicznych zajmuje się Krajowa Izba Gospodarcza (KIG), która weryfikuje dokumenty handlowe, przywozowe, świadectwa wydane przez urzędy weterynaryjne, sanitarne, inspekcję handlową. W jej imieniu legalizacją dokumentów zajmuje się również 27 regionalnych ośrodków. Dla eksporterów największe znaczenia ma to, że KIG legalizuje świadectwa pochodzenia wystawionego przez polski urząd celny uwarunkowane wymogami kraju odbiorcy towaru. Taka legalizacja jest dokonywana w formie adnotacji na drugiej stronie świadectwa.
Opłata za weryfikację np. świadectwa pochodzenia wynosi 75 zł, natomiast za jego wystawienie – 100 zł
Zbigniew Sokołowski, kierownik działu legalizacji, tłumaczy że w Krajowej Izbie Gospodarczej można uzyskać również dodatkowe niezależne dokumenty, czyli świadectwa niepreferencyjnego pochodzenia towarów na formularzach KIG. Dodatkowe świadectwa mogą być jednak sporządzone tylko na podstawie świadectw pochodzenia wystawionych przez urząd celny, oraz jeśli zagraniczny odbiorca towaru żąda wystawienia takiego świadectwa, w związku z realizacją płatności.
Z tego powodu przedsiębiorca we wniosku o wystawienie przez KIG dodatkowego świadectwa pochodzenia powinien podać przyczynę występowania o takie świadectwo i załączyć kserokopię dokumentu, z którego wynika wymóg uzyskania świadectwa.