O zwrot VAT zapłaconego w innym państwie członkowskim UE mogą wnioskować podatnicy, którzy dane towary lub usługi wykorzystali do czynności podlegających opodatkowaniu i dających prawo do odliczenia.

Jak podkreśla Andrzej Nikończyk, doradca podatkowy, partner w KNDP, w przypadku gdy przedsiębiorca ma prawo tylko do częściowego odliczenia, (odliczenie proporcjonalne) może uzyskać zwrot tylko części podatku naliczonego.

Wniosek o zwrot na formularzu VAT-REF składa się za pośrednictwem właściwego naczelnika urzędu skarbowego do danego państwa członkowskiego zwrotu (w którym dokonano zakupów). Jedyną skuteczną formą złożenia wniosku jest jego przesłanie przez internet poprzez system e-Deklaracje. Dla każdego złożonego wniosku system automatycznie wystawia urzędowe poświadczenie odbioru, które jest jednocześnie dowodem złożenia wniosku i potwierdzeniem terminu jego złożenia.

– W przypadku przekroczenia terminu złożenia wniosku w formie elektronicznej nie będzie możliwości odzyskania podatku, gdyż nie można przywrócić tego terminu – ostrzega Andrzej Nikończyk.

Zwroty dotyczą podatku zapłaconego w zeszłym roku kalendarzowym. Ekspert wyjaśnia, że warunkiem złożenia wniosku jest minimalna kwota VAT w wysokości 50 euro. Podatnik może też częściej składać wnioski o zwrot, za okresy kwartalne, jednak wówczas zwrot musi obejmować co najmniej równowartość kwoty 400 euro.

– Gdy wnioskowana kwota podstawy opodatkowania jednej faktury przekracza 1000 euro lub 250 euro w przypadku paliwa, należy dołączyć je do wniosku – przypomina Andrzej Nikończyk.

Przeliczenia kwot na potrzeby zwrotu dokonuje się według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski obowiązującego w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym dzień wystawienia faktury.

Zasadą jest, że państwo członkowskie zwrotu powiadamia wnioskodawcę o decyzji o przyjęciu lub odrzuceniu wniosku o zwrot w terminie 4 miesięcy od dnia jego otrzymania. Jeżeli administracja podatkowa kraju zwrotu zażąda dodatkowych informacji, decyzja powinna być wydana do 6 miesięcy od dnia otrzymania wniosku (w przypadku żądania dodatkowych informacji) lub do 8 miesięcy od dnia otrzymania wniosku (w przypadku żądania dalszych dodatkowych informacji).