Prezent urodzinowy dla pracownika jest kosztem podatkowym

Zasadą kwalifikowania danego wydatku do kosztów podatkowych jest uzasadnienie jego związku z osiąganiem przychodów lub zabezpieczeniem czy zachowaniem ich źródła, o ile dany wydatek nie został ujęty przez ustawodawcę w zamkniętym katalogu wydatków nieuznawanych za koszty.

– Podatkowe ujęcie wydatków na prezenty dla pracowników zależy również od sposobu ich finansowania – stwierdza Małgorzata Dankowska, menedżer podatkowy w TPA Horwath.

Jednocześnie dodaje, że prezenty finansowane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) nie stanowią kosztów podatkowych w momencie dokonania wydatku (kosztem jest odpis na ZFŚS), natomiast te ze środków obrotowych firmy (co z pewnością ma miejsce w przypadku prezentów urodzinowych) – tak, o ile zostanie wykazany związek z przychodem.

– Oczywiście żaden z przepisów nie wyłącza wprost wydatków na prezenty dla pracowników z kosztów podatkowych, jednak warto zwrócić uwagę na wyłączenie dotyczące kosztów reprezentacji – sugeruje Małgorzata Dankowska.

Jej zdaniem prezenty urodzinowe dla pracowników nie mogą stanowić kosztów reprezentacji, jako że reprezentacja jest zasadniczo skierowana do otoczenia zewnętrznego firmy, nie do jej pracowników. Kolejnym wyłączeniem są koszty działalności socjalnej w rozumieniu przepisów o ZFŚS.

Według Małgorzaty Dankowskiej wręczanie prezentów urodzinowych wszystkim pracownikom nie spełnia przesłanek działalności socjalnej, w związku z czym wydatki te mogą stanowić koszty uzyskania przychodów jako element systemu motywacyjnego zmierzający do integracji zespołu, wyrażania uznania dla lojalności pracowników, tworzenia pozytywnej atmosfery pracy, co pośrednio przekłada się na wzrost przychodów w wyniku wzrostu efektywności pracowników.