Księgowania prowadzone na serwerze zlokalizowanym poza Polską nie zawsze wymagają złożenia zgłoszenia aktualizacyjnego NIP-2. Agnieszka Koperska, menedżer w dziale audytu Baker Tilly Poland, przypomina, że NIP-2 wymaga m.in. określenia, czy księgi rachunkowe prowadzone są we własnym zakresie, przez biuro rachunkowe lub inny podmiot (pozycja formularza B.10), oraz wskazania adresu, pod jakim księgi rachunkowe są przechowywane (B.10.2).

Gdy dokumentacja księgowa jednostki przechowywana jest w miejscu prowadzenia działalności (lub miejscu sprawowania zarządu) i adres ten został zgłoszony we właściwym urzędzie skarbowym, a zmianie ulega jedynie fizyczna lokalizacja serwera, nie ma konieczności aktualizacji NIP-2.

Ustawa o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) oraz formularz NIP-2 wymagają określenia miejsca przechowywania ksiąg rachunkowych w celu potwierdzenia, w jakiej lokalizacji będą one dostępne w przypadku ewentualnej kontroli.

– Miejsce przechowywania ksiąg w tej sytuacji jest zgodne z adresem już zgłoszonym do urzędu skarbowego – twierdzi nasza rozmówczyni.

Jednocześnie dodaje, że ustawa o rachunkowości wymaga, by księgi polskiej jednostki były prowadzone w języku polskim i w polskich złotych.