Zarówno faktura VAT, jak i rachunek otrzymany e-mailem mogą stanowić dowód, który jest podstawą księgowania w prowadzonej dokumentacji rachunkowej.

– Czy trzeba od wystawcy elektronicznych faktur otrzymać oświadczenie o zapewnianiu integralności tych dokumentów i drugostronnie złożyć mu oświadczenie o wyrażeniu zgody na otrzymywanie dokumentów drogą elektroniczną – pyta pan Zdzisław z Krakowa.

Ustawa o rachunkowości określa wymogi, jakie powinien spełniać dowód księgowy, aby stał się podstawą do ujęcia w księgach rachunkowych.

Adam Misiński, biegły rewident, menedżer w KPMG, wyjaśnia, że w przypadku faktur przesyłanych drogą elektroniczną, aby mogły zostać potraktowane jako dokumenty księgowe, powinny być zgodne z wymogami określonymi w przepisach podatkowych. Zasady te określają przepisy dotyczące VAT.

W świetle przepisów obowiązujących do końca 2010 roku jako prawidłowe były traktowane faktury wysyłane przy wykorzystaniu bezpiecznego podpisu elektronicznego lub poprzez elektroniczną wymianę danych (EDI).

– Od początku 2011 roku uznaje się za prawidłowe faktury wysyłane drogą elektroniczną także w innych niż wymienione formach, a w szczególności e-mailem w formacie PDF – podkreśla nasz rozmówca.

Ekspert dodaje, że zmiana przepisów podatkowych spowodowała, że faktury otrzymywane drogą e-mailową mogą być uznawane za prawidłowy dokument księgowy.

Przesyłanie faktur drogą elektroniczną wiąże się ściśle z zagadnieniem autentyczności jej pochodzenia (przez kogo została wystawiona) oraz integralności treści (brak możliwości zmiany treści). W celu zapewnienia warunków bezpieczeństwa uzyskiwanych w tej formie dokumentów w przepisach podatkowych wprowadzono obowiązek uprzedniego uzyskania od odbiorcy faktury zgody na zastosowanie takiej procedury.

Adam Misiński podkreśla, że aby jednak odbiorca faktury mógł z pełną świadomością wyrazić zgodę się na otrzymywanie faktur w drodze elektronicznej, powinien najpierw uzyskać od jej wystawcy oświadczenie, że stosowana przez niego procedura spełnia wymogi odnośnie do zapewnienia autentyczności i integralności tych faktur.

Złożenie takiego oświadczenia przez wystawcę faktury nie wynika z przepisów prawa, aczkolwiek jest uzasadnione praktycznym rozumieniem współpracy pomiędzy zainteresowanymi firmami.

Podstawa prawna

Art. 21 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).