W myśl przepisów ustawy o PIT komputer i oprogramowanie do niego to odpowiednio środek trwały i wartości niematerialne i prawne, które nie są traktowane jako jeden składnik majątku firmy, a zatem podlegają odrębnej amortyzacji. W tym zakresie jest jednak jeden bardzo ważny wyjątek. System operacyjny traktowany jest jako część składowa komputera (również laptopa), czyli bez czego nie byłby on zdatny do użytku. A zatem gdy kupimy komputer za 2 tys. zł i system operacyjny za 500 zł, musimy brać pod uwagę, że nabyliśmy składnik majątku o wartości 2,5 tys. zł.

W wypadku zakupu programów komputerowych w rzeczywistości kupujemy nie sam program, ale licencję na jego użytkowanie na określonych przez producenta warunkach. Taka licencja zaliczana jest do wartości niematerialnych i prawnych, które są odrębnym od środków trwałych przedmiotem amortyzacji, gdy przewidywany okres ich użytkowania przekracza rok.

Ogólne reguły amortyzacji

Zarówno do środków trwałych, jak i licencji na programy komputerowe mają zastosowanie ogólne reguły amortyzacji. To oznacza, że gdy ich wartość nie przekracza 3,5 tys. zł, to mimo że ich użytkowanie potrwa dłużej niż rok, można będzie zaliczyć je jednorazowo w koszty. Robi się to w jeden z dwóch sposobów. Pierwszy to nieuznawanie takiego programu za wartość niematerialną i prawną. Jeśli wartość początkowa nie przekracza 3,5 tys. zł, podatnik decyzję, czy coś ma być wartością niematerialna i prawną, czy też nie, podejmuje sam. Drugi sposób polega na uznaniu takiego zakupu za wartość niematerialną i prawną (licencje na programy) i dokonaniu jednorazowego odpisu amortyzacyjnego. Można też oczywiście zdecydować się na amortyzację.

Program napisany w pracy

Nierzadko potrzebne oprogramowanie powstaje bezpośrednio w firmie, tworzone przez pracowników. W takim wypadku możliwe są dwie sytuacje. Otóż prawo autorskie przewiduje, że program taki od razu staje się własnością pracodawcy. To przy nim, a nie przy pracowniku są prawa autorskie do programu. Oznacza to, że program nie jest w żaden sposób nabywany, lecz zostaje wytworzony przez firmę we własnym zakresie. To pierwsza i najczęstsza sytuacja. Druga wiąże się z tym, że prawo autorskie dopuszcza, że pracodawca i pracownik mogą umówić się inaczej. Mogą postanowić, że przeniesienie praw autorskich (tu do programu komputerowego) odbywa się za odrębnym wynagrodzeniem. Ma to swoje konsekwencje w zakresie amortyzacji programu.

Gdy przeniesienie praw autorskich (lub udzielenie licencji) odbędzie się za odrębnym wynagrodzeniem, skutki są identyczne jak wtedy, gdy firma nabywa program na rynku. Program podlega amortyzacji lub nie w zależności od przewidywanego okresu jego użytkowania i możliwości, jakie daje podatnikowi wartość tego programu.

Inaczej rzecz się przedstawia, gdy program powstaje w ramach stosunku pracy. W takim wypadku prawa do programu od razu są przy pracodawcy. Nie ma zatem nabycia licencji. Jest natomiast wytworzenie programu przez firmę we własnym zakresie. Kłopot w tym, że przepisy ustawy o PIT nie przewidują amortyzacji wartości niematerialnych i prawnych wytworzonych we własnym zakresie. Amortyzować można tylko wytworzone we własnym zakresie środki trwałe. Inaczej mówiąc, poskładany w firmie z podzespołów komputer podlega amortyzacji. Natomiast napisane do użytkowania na tym komputerze oprogramowanie już amortyzacji nie podlega.

Koszt wytworzenia

Wynagrodzenie pracownika, który program napisał, podlega od razu zaliczeniu do kosztów podatnika. Napisanie programu może się też wiązać z ponoszeniem innych wydatków, np. kosztów doradztwa (konsultacji) lub zakupu fragmentów kodu programu (gotowych modułów wykorzystywanych w pisaniu programu).

Otóż również takie wydatki podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w momencie ich poniesienia. Chyba że w ramach zakupu fragmentów kodu nabywana jest licencja na podprogram zdolny do samodzielnego użytkowania. Wówczas taki wydatek będziemy musieli potraktować jako nabycie odrębnej wartości niematerialnej i prawnej, podlegającej amortyzacji.

PRZYKŁADY

Zakup kodu źródłowego

Spółka zakupiła fragmenty kodu programu finansowo-księgowego. Następnie włączyła je do własnego programu. Zakup objął nabycie praw majątkowych autorskich do wykorzystywanego kodu źródłowego programu. Mimo zatem, że stworzony przez spółkę program nie będzie zaliczany do wartości niematerialnych i prawnych, wartość zakupionego wcześniej kodu wykorzystanego do jego stworzenia za wartość taką może być uznana. Spółka zakupiła wszak określone majątkowe prawa autorskie, a te uznawane są za wartości niematerialne i prawne.

Zakup oprogramowania

Spółka kupiła oprogramowanie bazodanowe. Wstępna opłata licencyjna wyniosła 20 tys.zł. Równocześnie z umowy licencyjnej wynika, że spółka zapłaci raz na kwartał 5 zł za każdego użytkownika logującego się do bazy. Liczba użytkowników bazy zmienia się dynamicznie w miarę wykupywania w spółce usług dostępu do danych. W takim przypadku wartością początkową zakupionej wartości niematerialnej i prawnej jest 20 tys. zł. Pozostała część opłaty jest faktycznie uzależniona od wysokości przychodów uzyskanych przez licencjobiorcę.