Podatnik używa swojego telefonu prywatnego do celów służbowych. Pracodawca wypłaca mu za to ekwiwalent.

– Czy ekwiwalent za używanie prywatnego telefonu do celów służbowych jest opodatkowany – pyta pan Michał z Wiślicy.

Zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.) przychodem są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Natomiast – jak podkreśla Paweł Małecki, ekspert w Kancelarii Doradztwa Podatkowego Pama – mocą art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT zwalnia się z podatku ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy – narzędzia, materiały lub sprzęt stanowiący jego własność.

– W związku z tym zwolniony z PIT może być ekwiwalent za używanie przez pracownika prywatnego telefonu dla potrzeb pracodawcy w wysokości odpowiadającej poniesionym przez pracownika wydatkom, pod warunkiem że fakt używania przez pracownika telefonu będącego jego własnością do celów służbowych zostanie we właściwy sposób udokumentowany – podpowiada Paweł Małecki.

Ekspert dodaje, że trzeba udowodnić, że pracownik wykorzystuje prywatny telefon do celów służbowych. W tym celu potrzebna będzie faktura za telefon wystawiana na pracownika oraz wydruk rozmów telefonicznych odpowiadający danemu numerowi zawierający rejestr przeprowadzonych rozmów (billing), który umożliwi podzielenie przeprowadzonych rozmów na rozmowy prywatne i związane z pracą.

Na podobne obowiązki zwraca uwagę Szymon Wojciechowski, starszy konsultant w Deloitte, choć ostrzega, że organy skarbowe, dokonując wąskiej literalnej wykładni art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT, mogłyby próbować argumentować, że rozmowa telefoniczna nie jest narzędziem, materiałem lub sprzętem, o którym mówi przepis, a koszt poniesiony przez pracownika jest kosztem usługi korzystania z sieci telefonicznej, co uniemożliwia skorzystanie ze zwolnienia.

– Dotychczasowe interpretacje wskazują jednak na możliwość korzystania ze zwolnienia, zwracając przy tym uwagę na kwestię odpowiedniego rozliczenia się z pracodawcą z tytułu użytkowania prywatnego telefonu dla celów służbowych – uspokaja Szymon Wojciechowski.

Jednocześnie dodaje, że kwota stanowiąca ekwiwalent za użytkowanie telefonu pracownika powinna być obliczona na podstawie faktycznego wydatku poniesionego przez pracownika i w należyty sposób udokumentowana, np. za pomocą billingów telefonicznych udostępnianych przez operatora sieci telefonicznej.

W przeciwnym razie, jeżeli pracownik umówi się z pracodawcą na zwrot zryczałtowanej kwoty w ramach ekwiwalentu za użytkowanie prywatnego telefonu w celach służbowych (niezależnej od liczby rozmów służbowych), urząd skarbowy może zakwestionować możliwość stosowania omawianego zwolnienia ze względu na brak możliwości zweryfikowania, czy telefon faktycznie był użytkowany w celach służbowych, a jeśli tak, to jaka była rzeczywista wartość rozmów prowadzonych przez pracownika w celach służbowych.

Ważne!

Przychodów zwolnionych z podatku dochodowego od osób fizycznych nie wykazuje się w zeznaniu podatkowym