Firma co miesiąc sporządza zestawienie obrotów i sald tzw. obrotówki.

– Czy musimy robić wydruki obrotówki, czy wystarczy, że dane finansowe są zapisane na CD – pyta pani Zofia z Poznania.

Bartosz Gorzelańczyk, księgowy z PKF Centrum Rachunkowości, wyjaśnia, że z prawnego punktu widzenia zapisywanie tych dokumentów na CD jest zachowaniem wystarczającym. Ustawa o rachunkowości zobowiązuje do zapewnienia trwałości zapisu, lecz nie definiuje go w sposób precyzyjny. Z praktycznego punktu widzenia przy braku wydruków mogą się jednak pojawić problemy. Jeszcze kilka lat temu firmy wykonywały kopie na małych dyskietkach. Postęp technologiczny, jaki nastąpił w ostatnich latach spowodował, że większość tych przedsiębiorstw nie byłaby obecnie w stanie dotrzeć do zapisanych na tym nośniku zasobów, gdyż w wielu przedsiębiorstwach brakuje komputerów umożliwiających odczyt z tego nośnika danych. Firma może także nie dysponować już odpowiednim oprogramowaniem umożliwiającym odczyt danych zapisanych na danym nośniku informacji.

Bartosz Gorzelańczyk wyjaśnia, że trwałość oznacza także brak możliwości modyfikacji poprzednio dokonanych zapisów. Zamknięcie miesiąca powinno uniemożliwić dokonywanie jakichkolwiek zmian w księgach, w tym w zestawieniu obrotów i sald. Jednostki, które nie stosują się do tej zasady i wprowadzają zmiany do zamkniętych uprzednio już ksiąg, mogą mieć kłopoty z obroną prawidłowości prowadzenia ksiąg, które są także podstawą dokonywania rozliczeń podatkowych.