Ministerstwo Finansów zgadza się, aby faktury można było przesyłać od 1 stycznia 2011 r. w pliku PDF e-mailem lub faksem.
Rewolucja w fakturowaniu ma nastąpić już od nowego roku. Wszelkie utrudnienia dotyczące wystawiania, przechowywania i korygowania faktur znikną. Resort finansów proponuje bowiem, aby faktury można było przesyłać w dowolny sposób, np. w pliku PDF e-mailem lub faksem. Nie trzeba ich zabezpieczać podpisem elektronicznym. Nie będzie wymagane również spełnienie wymogów dotyczących elektronicznej wymiany danych (EDI). Firmy będą mogły dalej stosować te zabezpieczenia, ale nie będą one obligatoryjne. Co więcej, jeśli firmy będą przesyłały faktury drogą elektroniczną, a dane na wielu fakturach będą takie same, to będzie można podać je tylko raz. To uprości obrót fakturami.
Zmienią się też zasady przechowywania faktur. W tym przypadku będzie również dowolność, byle tylko można faktury łatwo odszukać i uzyskać do nich szybki dostęp. Ponadto firmy nie będą musiały przetrzymywać faktur w kraju. Jeśli zapewnią do nich dostęp online, faktury będą mogły być przechowywane w innym kraju UE.
Powyższe regulacje wynikają z dwóch projektów rozporządzeń, które przedstawiło w piątek Ministerstwo Finansów. Pierwszy dotyczy przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania i trybu udostępniania, a drugi m.in. wystawiania faktur i sposobu ich przechowywania. Zmiany te dostosowują przepisy do dyrektywy 2010/45/UE z 13 lipca 2010 r. (Dz.Urz. UE L 44, s. 11).
Resort podtrzymał wymogi, które przewiduje dyrektywa. Tak jak obecnie podatnicy będą musieli zapewnić przesyłanym fakturom autentyczność pochodzenia i integralność treści. Chodzi o zapewnienie, że faktura została wystawiona przez konkretną firmę lub osobę oraz że treść dokumentu nie zmieniła się w trakcie przesyłu do odbiorcy.
Aby przesyłać faktury np. e-maile trzeba będzie wcześniej uzyskać akceptację kontrahenta. W przypadku gdy odbiorca dostawał e-faktury, a chce z tej formy zrezygnować, będzie musiał tak jak obecnie, wycofać swoją akceptację.
Kontrahenci będą mogli zdecydować o terminie rezygnacji z tego sposobu przesyłu faktur.
Ważne!
Po zmianach faktury wystawione w formie elektronicznej będzie można korygować wystawiając dokument papierowy. Analogicznie fakturę papierową będzie można skorygować e-fakturą