Spółka ABC działa w grupie kapitałowej. W ramach ekspansji rynkowej na kraje Azji Południowo-Wschodniej spółka będzie transferować swoje produkty do spółki w Makau.

– Czy takie transakcje należy szczególnie dokumentować? – pyta pani Aneta z działu finansów.

Podatnicy będący osobami prawnymi mają obowiązek szczegółowego ewidencjonowania określonych transakcji. Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.) istnieją dwie takie sytuacje. Obowiązek ten wynika bezpośrednio z przepisu art. 9a tej ustawy.

Podmioty powiązane

Dodatkowej ewidencji podlegają te transakcje dokonywane między podmiotami powiązanymi, w tym mających siedzibę za granicą, których wartość łącznie lub jednorazowo przekracza określoną w ustawie o CIT wartość.

Jak wyjaśnia Tomasz Bielenik, doradca podatkowy w Kancelarii Adwokatów i Radców Prawnych Miller, Canfield, W. Babicki, A. Chełchowski i Wspólnicy w przypadku gdy wysokość transakcji jest niższa niż 20 proc. kapitału zakładowego, należy udokumentować transakcje, których kwota przekracza równowartość 100 tys. euro. Natomiast w przypadku świadczenia usług, sprzedaży lub udostępniania wartości niematerialnych i prawnych, obowiązek ewidencji występuje, gdy wartość transakcji przekracza 30 tys. W pozostałych przypadkach musimy udokumentować transakcje, gdy ich wartość przekracza równowartość 50 tys. euro.

Raje podatkowe

Inną sytuacją są transakcje dokonywane na rzecz podmiotu, który posiada siedzibę, zarząd lub miejsce zamieszkania w kraju stosującym szkodliwą politykę podatkową, czyli w tzw. raju podatkowym. Wtedy polski podatnik ma obowiązek prowadzić szczególną ewidencję, jeśli równowartość transakcji przekracza 20 tys. euro.

Obowiązki ewidencyjne

Informacje, które powinny być zawarte w dokumentacji przeprowadzonych transakcji, szczegółowo określa ustawa o CIT.

Jak tłumaczy Tomasz Bielenik, dokumentacja powinna zawierać informacje pozwalające na określenie funkcji poszczególnych stron transakcji, a zwłaszcza zawierać ryzyko i aktywa wnoszone przez poszczególne podmioty. Ponadto dokumentacja powinna zawierać koszty, formę oraz termin zapłaty, metodę i sposób kalkulacji zysków, określać cenę przedmiotu transakcji oraz przedstawiać wykorzystane strategie gospodarcze. Dokumentacja powinna również zawierać inne czynniki, które miały wpływ na wartość przedmiotu transakcji.

Dane te mają umożliwić ustalenie, czy dana transakcja została przeprowadzona zgodnie z zasadami rynkowymi.

– Co więcej, w przypadku umów dotyczących świadczeń o charakterze niematerialnym, np. licencje, know-how, należy również przedstawić, jakie korzyści spodziewamy się osiągnąć – dodaje ekspert.

Zarówno forma, jak i termin sporządzenia takiej dokumentacji nie zostały określone w ustawie. Jednak na żądanie organów kontroli skarbowej podatnik ma obowiązek jej przedstawienia w ciągu 7 dni od dnia doręczenia żądania. Oznacza to, że w rzeczywistości konieczne jest prowadzenie dokumentacji na bieżąco.