Standardy międzynarodowego instytutu audytorów wewnętrznych (IIA) zawierają wskazówki, w jaki sposób audytor wewnętrzny powinien zareagować w przypadku wykrycia oszustwa.

Wykrywanie oszustw

Jak wyjaśnia dr Agnieszka Bryl, menedżer w dziale doradztwa biznesowego Ernst & Young, zgodnie z definicją Instytutu oszustwo to każdy nielegalny czyn charakteryzujący się celowym wprowadzeniem w błąd, ukrywaniem prawdy lub naruszeniem zaufania. Czyny te nie są powodowane powstałym zagrożeniem użycia siły czy przymusu fizycznego. Oszustwa są popełniane przez osoby i organizacje w celu uzyskania pieniędzy, majątku lub świadczenia, w celu uniknięcia płatności lub uniknięcia utraty świadczenia lub w celu zapewnienia korzyści osobistych lub interesu przedsiębiorstwa.

- Według standardu 1210.A2 audytorzy wewnętrzni muszą mieć odpowiednią wiedzę pozwalającą oszacować ryzyko oszustwa oraz ocenić sposób zarządzania tym ryzykiem w organizacji - twierdzi nasza rozmówczyni. Dodaje jednak, że nie oczekuje się od nich posiadania wiedzy specjalistycznej, wymaganej od osób właściwych do wykrywania i prowadzenia dochodzeń w sprawie oszustw.

W praktyce oznacza to, że audytorzy wewnętrzni w trakcie planowanych audytów prowadzą ocenę skuteczności zarządzania ryzykami związanymi z audytowanymi procesami, w tym właśnie ryzyk oszustw i nadużyć. Od każdego audytora działającego z należytą starannością oczekuje się, żeby przy okazji wykonywania zadań audytowych był wyczulony na wszelkie symptomy oraz okoliczności ułatwiające popełnienie oszustwa, a także na ślady potencjalnych oszustw.

Według Agnieszki Bryl kierownictwo i audyt wewnętrzny pełnią różne role w związku z przeciwdziałaniem i wykrywaniem oszustw. Kierownictwo organizacji jest odpowiedzialne za ustanowienie skutecznego i efektywnego systemu kontroli wewnętrznej, który nie powinien stwarzać warunków do ich popełnienia. Nadaje również ton organizacji poprzez dawanie dobrego przykładu, promowanie zachowań etycznych i jasną komunikację tego, co jest uważane za czyny nielegalne. Obowiązkiem audytora wewnętrznego jest posiadanie wiedzy wystarczającej do rozpoznawania symptomów oszustwa, zidentyfikowanie słabości mechanizmów kontrolnych, które umożliwiają popełnienie oszustwa, oraz ocena symptomów oszustwa konieczna do stwierdzenia, czy konieczne jest przeprowadzenie dalszego dochodzenia.

- Należy jednak pamiętać, że procedury audytowe same w sobie, nawet przeprowadzone z należytą starannością zawodową, nie gwarantują wykrycia oszustwa - podkreśla ekspert.

Dodaje, że audytor wewnętrzny, który podejrzewa nieprawidłowości, musi zawiadomić odpowiednie władze organizacji oraz zaleca przeprowadzenie dochodzenia. Dochodzenie w sprawie oszustwa polega na wykonaniu rozbudowanych procedur w celu ustalenia, czy oszustwo, jak sugerują to symptomy, rzeczywiście miało miejsce. Dochodzenie w sprawie oszustwa zazwyczaj przeprowadzają wyspecjalizowani audytorzy wewnętrzni bądź inni specjaliści (z wewnątrz lub spoza organizacji) posiadający odpowiednie kwalifikacje do prowadzenia dochodzeń.