Wykonując swoje działania, audytor wewnętrzny powinien być wyczulony na wszelkie symptomy oraz okoliczności ułatwiające popełnienie oszustwa. O podejrzeniu nieprawidłowości należy zawiadomić odpowiednie władze jednostki.
Standardy międzynarodowego instytutu audytorów wewnętrznych (IIA) zawierają wskazówki, w jaki sposób audytor wewnętrzny powinien zareagować w przypadku wykrycia oszustwa.

Wykrywanie oszustw

Jak wyjaśnia dr Agnieszka Bryl, menedżer w dziale doradztwa biznesowego Ernst & Young, zgodnie z definicją Instytutu oszustwo to każdy nielegalny czyn charakteryzujący się celowym wprowadzeniem w błąd, ukrywaniem prawdy lub naruszeniem zaufania. Czyny te nie są powodowane powstałym zagrożeniem użycia siły czy przymusu fizycznego. Oszustwa są popełniane przez osoby i organizacje w celu uzyskania pieniędzy, majątku lub świadczenia, w celu uniknięcia płatności lub uniknięcia utraty świadczenia lub w celu zapewnienia korzyści osobistych lub interesu przedsiębiorstwa.
- Według standardu 1210.A2 audytorzy wewnętrzni muszą mieć odpowiednią wiedzę pozwalającą oszacować ryzyko oszustwa oraz ocenić sposób zarządzania tym ryzykiem w organizacji - twierdzi nasza rozmówczyni. Dodaje jednak, że nie oczekuje się od nich posiadania wiedzy specjalistycznej, wymaganej od osób właściwych do wykrywania i prowadzenia dochodzeń w sprawie oszustw.
W praktyce oznacza to, że audytorzy wewnętrzni w trakcie planowanych audytów prowadzą ocenę skuteczności zarządzania ryzykami związanymi z audytowanymi procesami, w tym właśnie ryzyk oszustw i nadużyć. Od każdego audytora działającego z należytą starannością oczekuje się, żeby przy okazji wykonywania zadań audytowych był wyczulony na wszelkie symptomy oraz okoliczności ułatwiające popełnienie oszustwa, a także na ślady potencjalnych oszustw.
Według Agnieszki Bryl kierownictwo i audyt wewnętrzny pełnią różne role w związku z przeciwdziałaniem i wykrywaniem oszustw. Kierownictwo organizacji jest odpowiedzialne za ustanowienie skutecznego i efektywnego systemu kontroli wewnętrznej, który nie powinien stwarzać warunków do ich popełnienia. Nadaje również ton organizacji poprzez dawanie dobrego przykładu, promowanie zachowań etycznych i jasną komunikację tego, co jest uważane za czyny nielegalne. Obowiązkiem audytora wewnętrznego jest posiadanie wiedzy wystarczającej do rozpoznawania symptomów oszustwa, zidentyfikowanie słabości mechanizmów kontrolnych, które umożliwiają popełnienie oszustwa, oraz ocena symptomów oszustwa konieczna do stwierdzenia, czy konieczne jest przeprowadzenie dalszego dochodzenia.
- Należy jednak pamiętać, że procedury audytowe same w sobie, nawet przeprowadzone z należytą starannością zawodową, nie gwarantują wykrycia oszustwa - podkreśla ekspert.
Dodaje, że audytor wewnętrzny, który podejrzewa nieprawidłowości, musi zawiadomić odpowiednie władze organizacji oraz zaleca przeprowadzenie dochodzenia. Dochodzenie w sprawie oszustwa polega na wykonaniu rozbudowanych procedur w celu ustalenia, czy oszustwo, jak sugerują to symptomy, rzeczywiście miało miejsce. Dochodzenie w sprawie oszustwa zazwyczaj przeprowadzają wyspecjalizowani audytorzy wewnętrzni bądź inni specjaliści (z wewnątrz lub spoza organizacji) posiadający odpowiednie kwalifikacje do prowadzenia dochodzeń.



Symptomy oszustwa

Katarzyna Włodarska, menedżer i wykładowca w Ernst & Young Academy of Business, uważa, że audytor wewnętrzny powinien być wyczulony na sygnały wskazujące na oszustwo. Nawet najbardziej skuteczną kontrolę wewnętrzną można obejść, np. w wyniku zmowy dwóch lub więcej pracowników. Zatem audytor musi zwracać baczną uwagę na sygnały wskazujące, że oszustwo może mieć miejsce. Może o tym świadczyć duża rotacja personelu, niskie morale pracowników lub fakt, że dokumentacja niezbędna do przeprowadzenia zadania nie jest dostępna od ręki.
- Sygnałem mogą być np. niewyjaśnione zmiany trendów lub relacji pomiędzy poszczególnymi pozycjami w sprawozdaniu finansowym albo nieuzasadnione pod względem ekonomicznym rachunki - wyjaśnia nasza rozmówczyni.
Według eksperta audytorzy wewnętrzni powinni również zwracać uwagę na nowe lub nietypowe zachowania pracowników. I tak znakami ostrzegawczymi, wskazującymi na możliwość popełnienia defraudacji, może być nadmierne spożywanie alkoholu lub kontakty towarzyskie z podejrzanymi osobami. W kręgu podejrzeń są również pracoholicy oraz wszyscy ci, którzy nie wykorzystują swoich urlopów lub unikają awansów z obawy przed wykryciem nieprawidłowości przez osobę ich zastępującą lub następcę.

Na egzaminie

Zagadnienia związane z oszustwami mogą się również pojawić na egzaminach CIA i CGAP.
Angelika Rokicka-Buczek, wykładowca w Ernst & Young Academy of Business wyjaśnia, że pierwsza grupa pytań dotyczy umiejętności rozpoznawania sygnałów ostrzegawczych w konkretnych przykładach. Można tutaj trafić na pytanie o to, która z podanych zasad najlepiej przyczynia się do stworzenia środowiska sprzyjającego oszustwom? Spośród możliwych odpowiedzi powinny zostać wybrane sytuacje, gdy cele w zakresie sprzedaży i produkcji są nierealne. Natomiast jako niewłaściwe lub mniej odpowiednie należy uznać przygotowywanie budżetu przez pracowników odpowiedzialnych za jego wykonanie oraz sytuację, w której księgowe mechanizmy kontrolne są stosowane wyrywkowo. W tej grupie można się również spotkać z pytaniami o czynniki, które są kojarzone z oszustwem ze strony kierownictwa lub o cechy osób fałszujących sprawozdanie finansowe.
- Kolejna grupa pytań dotyczy procedur audytowych, które w najskuteczniejszy sposób pomagają w wykryciu oszustw - twierdzi nasza rozmówczyni. Wyjaśnia, że dla opisanej nieprawidłowości należy wybrać procedurę, która najprawdopodobniej wykryje oszustwo, np. co byłoby najlepszym działaniem, jakie może podjąć audytor wewnętrzny w celu zbadania zarzutu, że kierownik marketingu przyjmuje łapówki. I tu spośród kilku możliwości powinniśmy wybrać opracowanie profilu finansowego i profilu osobowości podejrzanego.
Przy okazji testowania wiedzy kandydatów do tytułu CIA w obszarze oszustw mogą pojawić się również pytania o najskuteczniejsze mechanizmy kontrolne zapobiegające ich popełnieniu. Według Angeliki Rokickiej-Buczek tutaj można przytoczyć znajomy scenariusz, kiedy to programista kumuluje błędy z zaokrągleń na jedno konto.
Najskuteczniejszą kontrolą w tym wypadku byłoby niezależne testowanie programów w trakcie ich opracowywania oraz ograniczenie dostępu do nich.
Ekspert podkreśla, że o ile pytania dotyczące symptomów i sygnałów ostrzegawczych świadczących o popełnieniu są relatywnie łatwe, a odpowiedzi intuicyjne, o tyle przy procedurach audytowych i mechanizmach kontrolnych trzeba się wykazać rzetelną wiedzą i praktyką.
CO SPRZYJA OSZUSTWU
Czynnikami sprzyjającymi popełnieniu oszustwa są przede wszystkim:
● nieskuteczna kontrola wewnętrzna,
● zmowa pracowników,
● charakter działalności związany z posiadaniem płynnych aktywów takich, jak np. gotówka.