Każde sprawozdanie finansowe, w tym także bilans, musi prezentować wiarygodne dane w nim zawarte. Za takie uznaje się sprawozdanie, które zostało sporządzone na podstawie kompletnych i wiarygodnych danych, przy czym:
● kompletne dane wynikające z ksiąg rachunkowych to takie, które uwzględniają wszystkie operacje gospodarcze (w tym wyniki przeprowadzonej inwentaryzacji),
● dane wiarygodne to informacje pochodzące z ksiąg rachunkowych prowadzonych zgodnie z zasadami rachunkowości (w tym także w zakresie wyceny aktywów i pasywów),
● zasady rachunkowości to reguły określone w dokumentacji rachunkowości, przyjętej przez kierownika jednostki w formie pisemnej.
Podstawy sprawozdania
Roczne sprawozdanie finansowe powinno prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiać sytuację majątkową i wynik finansowy jednostki według prowadzonych i zamkniętych ksiąg rachunkowych. Wymaga to w szczególności uzgodnienia kont ksiąg pomocniczych, tj. ewidencji analitycznej z właściwymi kontami księgi głównej – ewidencji syntetycznej zarówno pod względem formalnym, jak i merytorycznym. Dotyczy to m.in. wyjaśnienia i rozliczenia sald kredytowych zasobów czy odbiorców lub debetowych sald dostawców. Dodatkowo proces ten wymaga skompletowania i ujęcia w księgach zamykanego roku dokumentów dotyczących ogółu operacji dokonanych w tym roku, głównie dostaw i usług lub wystawienia na te operacje dokumentów zastępczych przy uwzględnieniu wpływu na salda kont, jak również zdarzeń, jakie nastąpiły po zakończeniu roku, ale przed zamknięciem ksiąg. Samorządy muszą również ustalić rzeczywiste stany kont bilansowych drogą przeprowadzonej w obowiązujących terminach inwentaryzacji, a więc spisu z natury zasobów, jeśli na rok sprawozdawczy przypadał obowiązek inwentaryzacji danej ich grupy oraz uzgodnienia stanów kont bankowych i rozrachunków. Niekiedy będzie należało przeprowadzić weryfikację merytoryczną i formalną poprawności sald pozostałych aktywów i pasywów przy przeprowadzeniu inwentaryzacji na inny dzień niż dzień bilansowy, zwiększając lub zmniejszając o obroty, jakie nastąpiły między dniem inwentaryzacji a dniem bilansowym. Przeliczeniu będą musiały również ulec płatne w walucie obcej aktywa i pasywa na obowiązujący kurs na dzień bilansowy. Równocześnie jednostki budżetowe będą musiały zaktualizować zasoby aktywów, które utraciły wartość, po której dotychczas figurowały w księgach. Odnosi się to w szczególności do zapasów uszkodzonych, niechodliwych, nieprzydatnych, wycofanych z użytkowania środków trwałych, wygasłych praw, obniżonych wartości papierów wartościowych, należności przedawnionych, umorzonych lub których ściągalność budzi zastrzeżenia. Dodatkowo należy dokonać księgowań związanych z zamknięciem roku, w tym na właściwym rozgraniczeniu kosztów, tj. podatku dochodowego i przychodów między rokiem zamykanym a latami następnymi, oraz naliczyć odsetki.
Ostatnią czynności jest dokonanie uzgodnień na dzień bilansowy:
a) sald kont księgi głównej z saldami kont ksiąg pomocniczych,
b) sald i obrotów kont księgi głównej syntetycznych z zestawieniem ich obrotów i sald,
c) obrotów dziennika z obrotami wynikającymi z zestawienia obrotów i sald.
Z uwagi na to, że celem sprawozdania finansowego jest rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej jednostki, przed oddaniem bilansu warto ponownie zweryfikować poprawność wykazanych w nim pozycji.
Bilans jednostkowy
Bilans to wartościowe zestawienie aktywów i pasywów, sporządzony na określony dzień i w określonej formie. Jest on sporządzany według wzoru określonego w załączniku nr 5 do rozporządzenia ministra finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
Bilans jednostki sporządzany jest na podstawie własnych ksiąg rachunkowych i jest on bilansem jednostkowym. Sporządza się go w złotych i groszach w terminie trzech miesięcy od dnia, na który zamyka się księgi rachunkowe. Bilans jednostki podpisują: kierownik jednostki i główny księgowy. Następnie kierownik jednostki budżetowej składa bilans odpowiednio dysponentowi środków budżetu wyższego stopnia lub zarządowi jednostki samorządu terytorialnego.
Należy pamiętać, że jeżeli przy jednostce budżetowej funkcjonuje gospodarstwo pomocnicze, to na kierowniku tego gospodarstwa ciąży obowiązek złożenia bilansu jednostkowego jednostce budżetowej w terminie do 31 marca roku następnego.
Bilans należy sporządzać metodą netto, co oznacza, że przy wycenie niektórych aktywów i pasywów należy dokonać odpowiednich korekt. Dotyczy to środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Należy zwrócić uwagę, że nie wszystkie niefinansowe aktywa trwałe podlegają amortyzacji, np. nie amortyzuje się gruntów i dzieł sztuki. Jednocześnie należy zwrócić uwagę, że wyjątek stanowią także środki trwałe przeznaczone dla celów dydaktycznych, które niezależnie od ich wartości są amortyzowane jednorazowo w momencie przyjęcia do zzać je jako pozostałe środki trwałe. Warto również pamiętać o wykazaniu danych uzupełniających do bilansu. Dane te zawierają informacje dotyczące umorzenia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, umorzenia pozostałych środków trwałych i wyposażenia, a także odpisów aktualizujących wartość należności.
Terminy przekazywania bilansów
Do 31 marca
● zarządy jednostek samorządowych powinny otrzymać jednostkowe bilanse jednostek budżetowych, zakładów budżetowych,
● jednostki budżetowe powinny otrzymać jednostkowy bilans gospodarstwa pomocniczego jednostki budżetowej.
Użytkowanie wieczyste
Jednostka posiada prawo do wieczystego użytkowania gruntów, które uzyskała w przeszłości nieodpłatnie, w związku z czym nie ujęła go w swoich aktywach. Aby wprowadzić to prawo do bilansu (ksiąg rachunkowych), należy m.in. dokonać wiarygodnego określenia jego wartości, ponieważ w przeciwnym wypadku nie można uznać tego prawa za składnik aktywów.
Odmiennym przypadkiem jest sytuacja, w której jednostka na dzień bilansowy rozpatruje składnik majątku pozyskany w przeszłości nieodpłatnie, ale wyceniony i wprowadzony do ksiąg w chwili jego pozyskania. Stanowi on już składnik aktywów, a ustalenie w wiarygodny sposób jego wartości może posłużyć jedynie do korekty wartości dotychczas wykazanej w bilansie.
Zapasy
Jeśli jednostka posiada zapasy, których wartość księgowa wynosi 50 tys. zł, ale mogłaby je sprzedać za 40 tys. zł, jej obowiązkiem jest obniżenie wartości księgowej zapasów o 10 tys. zł, ponieważ korzyści wynikające z ich sprzedaży w przyszłości (oszacowane na dzień bilansowy) wyniosą nie 50 tys. zł, ale 40 tys. zł.
Podstawa prawna
Rozporządzenie ministra finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. nr 142, poz. 1020 z późn. zm.).