Każde sprawozdanie finansowe, w tym także bilans, musi prezentować wiarygodne dane w nim zawarte. Za takie uznaje się sprawozdanie, które zostało sporządzone na podstawie kompletnych i wiarygodnych danych, przy czym:

● kompletne dane wynikające z ksiąg rachunkowych to takie, które uwzględniają wszystkie operacje gospodarcze (w tym wyniki przeprowadzonej inwentaryzacji),

● dane wiarygodne to informacje pochodzące z ksiąg rachunkowych prowadzonych zgodnie z zasadami rachunkowości (w tym także w zakresie wyceny aktywów i pasywów),

● zasady rachunkowości to reguły określone w dokumentacji rachunkowości, przyjętej przez kierownika jednostki w formie pisemnej.

Podstawy sprawozdania

Roczne sprawozdanie finansowe powinno prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiać sytuację majątkową i wynik finansowy jednostki według prowadzonych i zamkniętych ksiąg rachunkowych. Wymaga to w szczególności uzgodnienia kont ksiąg pomocniczych, tj. ewidencji analitycznej z właściwymi kontami księgi głównej – ewidencji syntetycznej zarówno pod względem formalnym, jak i merytorycznym. Dotyczy to m.in. wyjaśnienia i rozliczenia sald kredytowych zasobów czy odbiorców lub debetowych sald dostawców. Dodatkowo proces ten wymaga skompletowania i ujęcia w księgach zamykanego roku dokumentów dotyczących ogółu operacji dokonanych w tym roku, głównie dostaw i usług lub wystawienia na te operacje dokumentów zastępczych przy uwzględnieniu wpływu na salda kont, jak również zdarzeń, jakie nastąpiły po zakończeniu roku, ale przed zamknięciem ksiąg. Samorządy muszą również ustalić rzeczywiste stany kont bilansowych drogą przeprowadzonej w obowiązujących terminach inwentaryzacji, a więc spisu z natury zasobów, jeśli na rok sprawozdawczy przypadał obowiązek inwentaryzacji danej ich grupy oraz uzgodnienia stanów kont bankowych i rozrachunków. Niekiedy będzie należało przeprowadzić weryfikację merytoryczną i formalną poprawności sald pozostałych aktywów i pasywów przy przeprowadzeniu inwentaryzacji na inny dzień niż dzień bilansowy, zwiększając lub zmniejszając o obroty, jakie nastąpiły między dniem inwentaryzacji a dniem bilansowym. Przeliczeniu będą musiały również ulec płatne w walucie obcej aktywa i pasywa na obowiązujący kurs na dzień bilansowy. Równocześnie jednostki budżetowe będą musiały zaktualizować zasoby aktywów, które utraciły wartość, po której dotychczas figurowały w księgach. Odnosi się to w szczególności do zapasów uszkodzonych, niechodliwych, nieprzydatnych, wycofanych z użytkowania środków trwałych, wygasłych praw, obniżonych wartości papierów wartościowych, należności przedawnionych, umorzonych lub których ściągalność budzi zastrzeżenia. Dodatkowo należy dokonać księgowań związanych z zamknięciem roku, w tym na właściwym rozgraniczeniu kosztów, tj. podatku dochodowego i przychodów między rokiem zamykanym a latami następnymi, oraz naliczyć odsetki.

Ostatnią czynności jest dokonanie uzgodnień na dzień bilansowy:

a) sald kont księgi głównej z saldami kont ksiąg pomocniczych,

b) sald i obrotów kont księgi głównej syntetycznych z zestawieniem ich obrotów i sald,

c) obrotów dziennika z obrotami wynikającymi z zestawienia obrotów i sald.

Z uwagi na to, że celem sprawozdania finansowego jest rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej jednostki, przed oddaniem bilansu warto ponownie zweryfikować poprawność wykazanych w nim pozycji.