W Polsce funkcjonowanie w obrocie faktur elektronicznych obwarowane jest wieloma wymogami. Czy słuszne są ograniczenia w zakresie przesyłania faktur w formie elektronicznej?
Podatnicy, którzy przygotowują i wystawiają faktury w sposób elektroniczny, mogą mieć problemy w związku z koniecznością drukowania tych faktur. Rozporządzenie ministra finansów przewiduje, że faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, jedynie pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane albo tzw. bezpiecznym podpisem elektronicznym, albo poprzez system EDI – a zatem system wymiany danych elektronicznych.
Innymi słowy, możemy wystawić fakturę elektronicznie, wydrukować i przekazać kontrahentowi niepodpisany dokument, który spełniać będzie wszelkie funkcje faktury, natomiast nie możemy tego samego dokumentu przesłać kontrahentowi elektronicznie, jeżeli go w stosowny sposób nie zabezpieczymy.
Nie powinna nieść ze sobą większego ryzyka akceptacja rozwiązania, w którym podatnicy po prostu przesyłają w formie pliku PDF fakturę e-mailem, zaś ich kontrahenci na podstawie takiej faktury dokonują zapłaty oraz odliczenia podatku naliczonego, a następnie obydwie strony przechowują ten dokument w formie elektronicznej. Od momentu likwidacji obowiązku podpisywania faktur przez którąkolwiek stronę transakcji ryzyko związane z ewentualnymi fałszywymi fakturami jest identyczne w przypadku faktury wydrukowanej i przekazanej w sposób tradycyjny i przesłanej elektronicznie.
Należy skończyć z obroną tradycyjnych faktur i zaakceptować możliwość wykorzystania komunikacji elektronicznej także do przesyłania faktur. Tym bardziej że w ostatnich miesiącach pojawiło się wiele korzystnych wyroków dotyczących różnych aspektów funkcjonowania w obrocie faktur elektronicznych (np. wyrok WSA w Krakowie z 15 stycznia 2010 r., sygn. akt I SA/Kr 1642/09 w sprawie korygowania faktur elektronicznych, czy wyrok NSA z 3 listopada 2009 r., sygn. akt I FSK 1169/08 w sprawie drukowania faktur elektronicznych).
Tomasz Michalik, partner, doradca podatkowy w MDDP