Uczestnictwo w targach polega na przygotowaniu stoisk targowych, na których firmy reklamują swoją działalność. Stoiska opatrzone są logo firmy. W trakcie targów mogą być też organizowane szkolenia dydaktyczne dla uczestników, których koszt ponoszą wystawcy. W czasie trwania targów rozprowadzane są ulotki i foldery reklamowe z ofertą. Może być też tak, że na wynajętej nagłośnionej scenie przez czas trwania targów przedstawiciel uczestnika prezentuje towary lub usługi, które w trakcie targów można nabyć.

Organizacja targów jest jednym z działań marketingowych, zmierzających do reklamowania oferowanych produktów, zachęcania do rozpoczęcia współpracy, a przez to pozyskania nowych kontrahentów. Przyczynia się więc do wzrostu sprzedaży i przychodu uczestnika targów. Wydatki takie mogą stanowić koszt podatkowy, gdyż ich celem jest osiągnięcie przychodu lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodu.

Nie stanowią natomiast kosztów wydatki na organizowaniem targów i konferencji, które mają charakter reprezentacji, czyli okazałości czy wystawności. Reklama zmierza do przedstawienia walorów atrakcyjności oferowanych towarów, zachęcania do ich nabywania, a reprezentacja promuje wizerunek firmy.

Podatnik nie odliczy wydatków na posiłki i transport uczestników targów, gdy stanowią wydatek służący konsumpcji. Do katalogu tego zaliczają się koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Wydatki np. na występ artystyczny czy poczęstunek alkoholem mają charakter promocji poprzez stworzenie pozytywnego wizerunku firmy. Podobnie trzeba kwalifikować organizację imprez rozrywkowych towarzyszących targom (wycieczki dla uczestników, bilety do kina). Wydatki te noszą znamiona wystawności, okazałości, a więc mają cechy reprezentacji i nie wiążą się ze specyfiką prowadzonej przez firmę działalności.

Jak rozliczać udział w targach

PROBLEM: Na hali targowej spółka wynajmuje stoisko, na którym reklamuje swoją działalność. Stoisko jest opatrzone jej logo. Ponosi też wydatki na oświetlenie i nagłośnienie oraz rozdaje gadżety z logo i ulotki. W ramach targów organizuje poczęstunek alkoholem i występy artystyczne. Czy wszystkie wydatki zaliczy w koszty?

ROZWIĄZANIE: Do kosztów firma zaliczy wydatki na reklamę i organizację stoiska, czyli na wynajęcie powierzchni targowej, nagłośnienie, gadżety z logo spółki, ulotki, foldery, katalogi, wystrój stoisk. Wydatek na występ artystyczny oraz poczęstunek alkoholem nie może stanowić kosztu, gdyż są to wydatki na reprezentację. Spółka musi wydzielić otrzymane faktury na dwie grupy: te, które potwierdzają wydatki reklamowe, i te, które dokumentują wydatki na reprezentację.