Faktur papierowych nie przechowuje się elektronicznie

JAKI PROBLEM ROZSTRZYGNĘŁA IZBA

Spółka prowadzi działalność w zakresie hurtowej i detalicznej sprzedaży paliw. Zawarte transakcje dokumentuje m.in. wystawianymi na rzecz nabywców fakturami VAT w liczbie ok. 12 tys. miesięcznie. Jednocześnie spółka ma obowiązek przechowywać kopie tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W celu obniżenia kosztów związanych z archiwizacją i przechowywaniem dokumentów spółka chciałaby zastosować rozwiązanie polegające na tym, że drukować będzie jedynie oryginały faktur, natomiast ich kopie będą przechowywane w formie elektronicznej, w taki sposób, aby nie było możliwe ich modyfikowanie. Czy w przypadku wystawiania faktur sprzedaży spółka ma prawo do drukowania jedynie oryginałów dokumentów i przechowywania ich kopii w formie elektronicznej?

ODPOWIEDŹ IZBY

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.), podatnicy VAT są zobowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.

Minister finansów wydał rozporządzenie dotyczące m.in. wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania. Zgodnie z jego przepisami faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz - oryginał, a kopia faktury i faktury korygującej wyraz - kopia.

Tak wystawione dokumenty w formie materialnej (oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów) podatnicy są zobowiązani przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty przechowuje się w oryginalnej postaci w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Zatem nie ma możliwości przechowywania w formie elektronicznej faktury, którą przekazano kontrahentowi w formie papierowej. Przepisy nie przewidują, aby podatnicy mogli przechowywać dokumenty - kopie faktur sprzedaży wystawianych w formie papierowej w postaci elektronicznej, z możliwością ich wydruku dopiero w przypadku zaistniałej potrzeby. Przeciwnie, nakładają na podatnika obowiązek przechowywania kopii faktur sprzedaży i faktur korygujących w oryginalnej postaci powstałej w momencie wystawienia oryginałów tych dokumentów.

Ponadto nie istnieje podstawa prawna do zastosowania takiego trybu mieszanego, w którym z jednej strony faktury byłyby wystawione w formie papierowej, natomiast kopie faktur byłyby przechowywane na zasadach właściwych dla faktur elektronicznych.

Interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 29 sierpnia 2008 r. (nr ITPP3 /443-158/08/ZG).