Czy faktury elektroniczne można korygować w formie papierowej

Niestety Polska, korzystając z opcji zawartej w dyrektywie VAT wprowadziła najbardziej restrykcyjny model fakturowania elektronicznego. Dyrektywa wymaga, żeby faktura elektroniczna opatrzona była podpisem elektronicznym lub wystawiona za pomocą systemu elektronicznej wymiany danych (EDI). Podpis elektroniczny zgodnie z dyrektywą powinien odpowiadać wymogom dyrektywy w sprawie wspólnotowych ram w zakresie podpisów elektronicznych. Państwa członkowskie są jednak uprawnione zarówno do wprowadzenia rozwiązań bardziej liberalnych (jeśli umożliwiają zachowanie integralności i autentyczności pochodzenia faktur), jak i rozwiązań bardziej restrykcyjnych (podpis elektroniczny oparty na kwalifikowanym certyfikacie i wystawiony za pomocą bezpiecznego urządzenia służącego do składania podpisów elektronicznych). Dzięki temu w niektórych państwach faktura elektroniczna może być po prostu przesłana pocztą elektroniczną, co stanowi dla podatników z tych państw ułatwienie i pozwala na obniżenie kosztów fakturowania. Polska wybrała niestety opcję najbardziej restrykcyjną i kosztowną dla podatników, przez co znaczenie faktur elektronicznych wystawianych za pomocą bezpiecznego podpisu jest marginalne. Jedyną sensowną alternatywą dla polskich podatników pragnących wystawiać faktury elektroniczne jest korzystanie z systemów elektronicznej wymiany danych (EDI), które są na szczęście dużo mniej sformalizowane. Niestety również w tym przypadku pojawiają się problemy. Jednym z nich jest kwestia wystawiania faktur korygujących do faktur elektronicznych. Rozporządzenie ministra finansów w sprawie faktur elektronicznych nakazuje zachować formę elektroniczną w przypadku wystawiania faktur korygujących i duplikatów. Co prawda rozporządzenie pozwala na wystawianie ich w formie papierowej, w przypadkach gdy przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiają wystawianie i przesłanie dokumentu w formie elektronicznej, jednak organy podatkowe zazwyczaj kwestionują takie postępowanie w przypadku braku możliwości technicznych wygenerowania przez system EDI faktury korygującej. Stanowisko takie jest niezrozumiałe i stanowi przejaw nadmiernego formalizmu, przez który nawet ten sposób fakturowania elektronicznego jest utrudniany. Na szczęście sądy administracyjne w tej kwestii podejmują rozstrzygnięcia korzystne dla podatników (np. wyrok WSA w Warszawie, sygn. akt III SA/Wa 650/09, wyrok NSA, sygn. akt I FSK 163/08).

Jerzy Martini

doradca podatkowy Baker & McKenzie