Aby dany wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, zaistnieć muszą łącznie trzy warunki. Po pierwsze, celem poniesienia wydatku (bezpośrednim lub pośrednim) powinno być osiągnięcie przychodu lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów. Po drugie, wydatek ten nie może być wymieniony w zawartym w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT (art. 16 ustawy o CIT) katalogu wydatków i odpisów, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Po trzecie, wydatek musi być prawidłowo udokumentowany.

Definicja reprezentacji

Ustawy podatkowe nie zawierają definicji reprezentacji i reklamy, mimo że się nimi posługują. Jak już wspomniałam, kosztem podatkowym nie będą wydatki na reprezentację, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Wyjaśnijmy więc znaczenie pojęć reklama i reprezentacja.

Zgodnie z definicją słownikową reprezentacja to: okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną. Przenosząc definicję słownikową na grunt ustawy podatkowej, stwierdzić należy, że wydatki na reprezentację to wydatki, jakie podatnik ponosi w celu kształtowania i utrwalania korzystnego wizerunku firmy na zewnątrz. Są to przede wszystkim działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, związane w szczególności z utrzymywaniem delegacji lub kontrahentów, uczestnictwem w przyjęciach związanych z pobytem tych podmiotów.

Do wydatków reprezentacyjnych będą więc zaliczone wydatki na wieńce, kwiaty czy kosze z prezentami. Tego typu wydatki nie są bowiem reklamą, która ma przyczynić się do zwiększenia przychodów przedsiębiorstwa.

Według słownika reklama to rozpowszechnianie informacji o towarach, ich zaletach, wartości, miejscach i możliwościach nabycia, chwalenie kogoś, zalecanie czegoś przez prasę, radio, telewizję, środki (np. plakaty, napisy, ogłoszenia) służące temu celowi. Przez pojęcie reklamy należy rozumieć ogół działań podatnika zmierzających do rozpowszechniania pochlebnych informacji o firmie, zaletach jej towarów bądź usług, informacji o miejscach i możliwościach ich nabycia – w celu zwrócenia uwagi na towar lub usługę i zachęcenia do ich zakupu. Może to być realizowane przy użyciu zróżnicowanych środków przekazu, w tym poprzez rozpowszechnianie logo firmy. Przy czym samo oznaczenie prezentu (gadżetu) logo firmy nie przesądza jeszcze o jego reklamowym charakterze. Można rozróżnić reklamę towaru, usługi, reklamę marki, a także reklamę samej firmy (przedsiębiorcy). Definicja reklamy potwierdza więc, że wydatki, o jakich dziś piszemy, czyli na wieńce, kwiaty czy kosze z prezentami, nie mają charakteru reklamowego. Tym samym nie mogą być zaliczone do kosztów podatkowych.