Zasada przyjęta w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych określa, że aby jakiekolwiek wydatki przedsiębiorcy mogły zostać uznane za koszty uzyskania przychodu jego firmy, muszą zostać poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W przypadku prywatnego samochodu wydatki z nim związane stają się firmowym kosztem, gdy auto wykorzystywane jest na cele działalności gospodarczej.

Samochód służbowy i prywatny

Różnica między samochodem będącym na stanie firmy a samochodem prywatnym polega na tym, że w przypadku auta prywatnego wszelkie poniesione wydatki są kosztem ograniczonym. W odniesieniu do samochodu niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, do kosztów firmowych można zaliczyć poniesione wydatki z tytułu używania tego pojazdu jedynie do wysokości kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów przejechanych w danym miesiącu na potrzeby wykonywanej działalności i obowiązującej stawki za 1 km przebiegu pojazdu.

Ewidencja przebiegu pojazdu

Dla przedsiębiorcy ważne jest to, że wskazany przebieg pojazdu powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. Ważne jest to, że w razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodu na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów. Tak więc wartość wynikająca z ewidencji przebiegu jest jednocześnie limitem wydatków, które można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

W prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu przedsiębiorca powinien wpisywać oprócz danych identyfikacyjnych, takich jak: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, również datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika i jego dane.

Przekroczenie limitu odliczeń

Jeśli po danym miesiącu używania samochodu okaże się, że w rzeczywistości poniesione wydatki przewyższają kwotę wynikająca z ewidencji przebiegu, to powstałej nadwyżki nie będzie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w tym miesiącu.

Wszelkie wydatki zaliczane do kosztów muszą być odpowiednio udokumentowane: należy zachować faktury VAT za wykonane usługi serwisowe czy też dowody zakupu części zamiennych.

STAWKA ZA 1 KM PRZEBIEGU POJAZDU

0,5214 zł – dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3

0,8358 zł – dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3

PODSTAWA PRAWNA

● Art. 22 ust. 1, art. 23 ust. 1 pkt 46, ust. 5, 7 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.).

● Par. 2 rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r. nr 27, poz. 271).