Każdy podatnik podatku dochodowego może prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów osobiście lub zlecić tę czynność biuru rachunkowemu.

Ewidencja lub program

Podatnicy, którzy rozpoczynają prowadzenie działalności gospodarczej albo w poprzednim roku podatkowym prowadzili księgi rachunkowe, są obowiązani zawiadomić w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania podatnika o prowadzeniu księgi w terminie 20 dni od dnia jej założenia. Nie składa się takiego zawiadomienia, zakładając kolejną księgę wraz z początkiem nowego roku.

Księgę można prowadzić odręcznie, ale coraz częściej wykorzystuje się do tego specjalny program komputerowy.

W razie prowadzenia księgi przy zastosowaniu technik informatycznych warunkiem uznania ksiąg za prawidłowe jest określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego, wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg, stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi, oraz przechowywanie zapisanych danych na magnetycznych nośnikach informacji, do czasu wydruku zawartych na nich danych, w sposób chroniący przed zatarciem lub zniekształceniem tych danych albo naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania.

W przypadku prowadzenia księgi komputerowo na koniec każdego miesiąca w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, podatnik jest obowiązany sporządzić wydruk zapisów dokonanych za dany miesiąc. Powinien być on zgodny ze wzorem księgi określonym w załączniku do rozporządzenia ministra finansów o zasadach prowadzenia księgi przychodów i rozchodów.

Zlecenie dla biura

Przedsiębiorcy prowadzą- cy działalność gospodarczą w niewielkim zakresie, w tym w ramach prywatnej praktyki w zawodach medycznych, bardzo często powierzają prowadzenie księgi przychodów biuru rachunkowemu.

W takim przypadku bowiem rzadko kogo stać na zatrudnienie księgowej. Prawo podatkowe przewiduje taką sytuację.

Jeżeli na zlecenie podatnika prowadzenie księgi zostało powierzone biuru rachunkowemu, podatnik jest obowiązany w terminie siedmiu dni od dnia zawarcia umowy z biurem rachunkowym zawiadomić o tym naczelnika urzędu skarbowego, któremu zostało złożone zawiadomienie o prowadzeniu księgi, wskazując nazwę i adres biura, miejsce (adres) prowadzenia oraz przechowywania księgi i dowodów związanych z jej prowadzeniem.

Jeżeli działalność jest prowadzona w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych lub spółki partnerskiej, zawiadomienie składają wszyscy wspólnicy naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według miejsca zamieszkania każdego z nich.

Ewidencja w gabinecie

Gdy księgę prowadzi biuro, to sam podatnik musi prowadzić ewidencję sprzedaży w miejscu wykonywania działalności. W księdze prowadzonej przez biuro zapisy są dokonywane w porządku chronologicznym na podstawie dowodów księgowych i sum miesięcznych przychodów. Wynikają one z ewidencji lub danych z zestawienia przekazywanych przez podatnika, w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Księga oraz dowody, na podstawie których dokonywane są zapisy, musi znajdować się w miejscu wykonywania działalności lub wskazanym przez podatnika jako jego siedziba. Gdy prowadzenie księgi zostało zlecone biuru, powinny się one znajdować w miejscu wskazanym przez podatnika.

W przypadku prowadzenia np. kilku gabinetów w różnych punktach księgi muszą znajdować się w każdym gabinecie. Podatnik może jednak prowadzić jedną księgę w miejscu wskazanym jako jego siedziba, pod warunkiem że w poszczególnych punktach, np. przychodniach lub gabinetach, jest prowadzona ewidencja sprzedaży.