Osoby uzyskujące przychody z najmu nie muszą prowadzić specjalnej ewidencji przychodów i kosztów. Muszą gromadzić dokumenty, na podstawie których ustala się wysokość przychodów i kosztów oraz podstawę opodatkowania.
Osoby korzystające z ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych nie muszą gromadzić żadnych dokumentów potwierdzających wysokość poniesionych kosztów, gdyż i tak płacą ryczałt od przychodu, bez prawa do pomniejszenia ich o koszty. Z kolei osoby rozliczające się z fiskusem z podatku dochodowego według skali tabeli podatkowej mogą obniżyć przychód o koszty jego uzyskania, ale w tym celu muszą mieć dokumenty potwierdzające faktyczne poniesienie określonego wydatku.
Ewidencja przychodów
Zgodnie z art. 15 ustawy o podatku zryczałtowanym, obowiązek prowadzenia ewidencji przychodów nie dotyczy podatników osiągających przychody z najmu, jeżeli ich wysokość wynika z umowy zawartej w formie pisemnej.
Tej grupy podatników nie dotyczy też obowiązek prowadzenia ewidencji wyposażenia. W przypadku gdy podatnicy ci równocześnie osiągają przychody i z najmu, i z pozarolniczej działalności gospodarczej, ewidencją wyposażenia obejmuje się wyłącznie wyposażenie związane z prowadzoną pozarolniczą działalnością gospodarczą.
Ewidencję oraz dowody, na podstawie których są dokonywane wpisy do ewidencji, należy przechowywać w miejscu wykonywania działalności lub, jeżeli działalność jest prowadzona w formie spółki, w miejscu wskazanym przez podatnika lub podatników - jako ich siedziba, albo w biurze rachunkowym, któremu zostało powierzone prowadzenie ewidencji. Jeżeli na zlecenie podatnika prowadzenie ewidencji zostało powierzone biuru rachunkowemu, podatnik jest obowiązany w terminie siedmiu dni od dnia zawarcia umowy z biurem rachunkowym zawiadomić o tym właściwego naczelnika urzędu skarbowego, wskazując w zawiadomieniu nazwę i adres biura oraz miejsce (adres) przechowywania ewidencji i dowodów związanych z jej prowadzeniem.
Rachunki i faktury kosztowe
Osoby, które nie korzystają z ryczałtu, a więc rozliczają się z podatku dochodowego według skali tabeli podatkowej mogą w ogóle nie prowadzić żadnej dokumentacji, o ile tylko nie chcą obniżać przychodu o koszty ich uzyskania. Żaden przepis ustawy o PIT nie wymaga od nich prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, jak w przypadku osób uzyskujących dochody z pozarolniczej działalności gospodarczej, ani jakiejkolwiek innej ewidencji.
Oczywiście na potwierdzenie poniesienia wydatków, które mają posłużyć do obniżenia przychodu do opodatkowania jako koszt jego uzyskania, podatnicy tacy muszą posiadać dowody ich poniesienia. Przy czym znów żaden przepis nie określa formalnych wymogów dla takiego dokumentu. Jedynie zgodnie z art. 22 ustawy o PIT podatnik musi wykazać związek między poniesionym kosztem a źródłem przychodów, do których pozyskania koszt ów służy. Oznacza to, że podatnik, który wliczył w koszty przychodów z najmu zakup mebli, sprzętów, wydatki na remont itp., musi posiadać rachunki lub faktury. Skoro posłużą one do obniżenia podstawy opodatkowania, a w konsekwencji formalnie zostaną wykazane w zeznaniu rocznym PIT-36, dokumenty te powinny być przechowywane, podobnie jak dowód złożenia zeznania rocznego, przez pięć lat, licząc od końca roku, w którym złożone zostało to zeznanie. Dla dokumentów potwierdzających wydatki poniesione w związku z najmem w 2008 roku takim granicznym terminem będzie więc koniec 2014 r., gdyż wspomniane pięć lat liczyć się będzie od końca 2009 r.
Ewidencje majątkowe i VAT
Oczywiście, podobnie jak w przypadku osób rozliczających się z działalności gospodarczej, podatnicy płacący podatek dochodowy od najmu według zasad ogólnych muszą założyć ewidencję środków trwałych, gdy amortyzują wynajmowaną nieruchomość, za wyjątkiem przypadku korzystania z amortyzacji metoda uproszczoną). Ponadto zakup wyposażenia o wartości wyższej niż 1,5 tys. zł powinni dokumentować w ewidencji wyposażenia.
Na koniec trzeba też wspomnieć o obowiązkach dokumentacyjnych wynikających z przepisów o podatku od towarów i usług. Czynni podatnicy VAT (np. uzyskujący przychody w znacznej wysokości z tytułu najmu lokali użytkowych) muszą prowadzić specjalną dokumentację wymaganą przez przepisy ustawy o podatku od towarów i usług. Przede wszystkim jest to ewidencja sprzedaży VAT oraz ewidencja zakupów VAT.
Ewidencje takie muszą prowadzić wszyscy czynni podatnicy VAT, a więc zarówno rozliczający najem w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, jak i płacący podatek dochodowy według skali tabeli podatkowej.
Ważne!
Obowiązki dokumentacyjne osób zarobkujących na najmie są uzależnione od wybranej formy rozliczeń z fiskusem.