Do jutra spółki, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, powinny zamknąć księgi rachunkowe za 2008 rok. Zgodnie z 12 ust. 2 pkt 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.) należy to uczynić nie później niż trzy miesiące od dnia bilansowego.

Jak podkreśla Magdalena Ptak, partner w Grant Thornton Frąckowiak, ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego.

Ekspert wyjaśnia, że zamknięcie ksiąg do 31 marca oznacza, że po tej dacie może być jeszcze np. przeprowadzane badanie sprawozdania finansowego. W trakcie tych czynności mogą być zgłoszone przez biegłego rewidenta uwagi. Ponieważ takie sprawozdanie nie jest jeszcze zatwierdzone, a księgi nie są ostatecznie zamknięte, można nanieść korekty w ewidencji księgowej.

Po ostatecznym zamknięciu ksiąg możliwość dokonywania korekt jest wyłączona.

- Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów w księgach - wyjaśnia nasza rozmówczyni.

Dodaje, że roczne sprawozdanie powinno być zatwierdzone przez odpowiedni organ (np. wspólników spółki) nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego. Dlatego też ostateczne zamknięcie ksiąg może nastąpić nawet 15 lipca. Tak właśnie będzie, jeżeli sprawozdanie zostanie zatwierdzone w ostatnim momencie przewidzianym w ustawie o rachunkowości, czyli 30 czerwca.

Warto też pamiętać, że 31 marca to ostatni dzień na sporządzenie i podpisanie sprawozdania finansowego.