Można od razu wystawić fakturę klientom, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej. W takiej sytuacji paragon zostaje u sprzedawcy – potwierdził dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w najnowszej interpretacji. Co innego stwierdził jeszcze dwa miesiące temu.
Wtedy uznał, że nie da się wystawić konsumentowi faktury, nie wręczając mu najpierw paragonu.

Od razu faktura

Najnowsza interpretacja dotyczy spółki prowadzącej sprzedaż na stacjach paliw. Firma planowała wdrożyć specjalną aplikację, pozwalającą klientom płacić w systemie prepaid. Dzięki temu klient płaciłby za paliwo bezpośrednio przy dystrybutorze, za pośrednictwem aplikacji zainstalowanej na swoim smartfonie.
Gdy zatankowałby paliwo, system kasowy przekazywałby komunikat o sprzedaży do kasy fiskalnej zainstalowanej na stacji paliw.
Po zarejestrowaniu transakcji generowany (drukowany) byłby paragon, który mógłby zawierać NIP nabywcy (jeżeli kupujący byłby podatnikiem VAT) lub go nie zawierać (gdyby klient kupował paliwo jako zwykły konsument). Paragon byłby przechowywany w dokumentacji spółki, wraz z jego kopią.
Natomiast klient, akceptując regulamin aplikacji, zgadzałby się (wyraził żądanie) na otrzymywanie faktur dokumentujących sprzedaż paliwa. Tym samym rezygnowałby z otrzymania paragonu. Faktury dostawałby na wskazany przez siebie adres e-mail (np. w formacie PDF).
Wątpliwość spółki dotyczyła tego, czy może wystawiać takie faktury (elektroniczne), jeżeli kupujący paliwo nie prowadzi działalności gospodarczej bądź jest rolnikiem ryczałtowym.
Dyrektor KIS odpowiedział, że to możliwe. Wyjaśnił, że przez fakturę należy rozumieć nie tylko dokument w formie papierowej, ale także w formie elektronicznej, która może być wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym, również w PDF. Musi tylko zawierać elementy wymagane przez ustawę o VAT.
Przypomniał, że co do zasady, jeżeli po wydaniu paragonu wystawiana jest faktura, to podatnik dołącza paragon do egzemplarza faktury, który u niego pozostaje, czyli de facto do kopii faktury (art. 106h ust. 1 ustawy o VAT). Nie dotyczy to sprzedaży dokumentowanej fakturą wystawioną przy zastosowaniu kasy, gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zaewidencjonowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy (art. 106h ust. 2). Jeżeli faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej w kasie, to podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę (art. 106h ust. 3).
Dyrektor KIS zgodził się więc ze spółką, że może ona, a nawet ma obowiązek wystawiać i wysyłać klientom na ich żądanie faktury elektroniczne (np. w PDF), na adres e-mail wskazany przez kupującego przy akceptowaniu regulaminu aplikacji, w którym nabywca wyraża żądanie otrzymywania faktur w formie elektronicznej. Będzie to oznaczało wydanie faktury na żądanie osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, w myśl art. 106b ust. 3 – stwierdził organ.

Najpierw paragon

Co innego wynikało z interpretacji z 23 stycznia 2020 r. Dyrektor KIS uznał wtedy, że sprzedawca, który ewidencjonuje sprzedaż w kasie fiskalnej, musi najpierw wydać wydrukowany paragon nabywcy, a dopiero następnie, na żądanie klienta ma obowiązek wystawić fakturę do tego paragonu. I nie ma znaczenia, że faktura jest wystawiana w tym samym momencie co paragon – stwierdził.
Wskazał na par. 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia ministra rozwoju i finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. poz. 816). Z przepisu tego wynika, że podatnicy, prowadząc ewidencję przy zastosowaniu kasy rejestrującej, wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności. Z kolei fakturę dokumentującą sprzedaż zaewidencjonowaną wcześniej na kasie rejestrującej wystawia się dopiero na żądanie nabywcy, a paragon dołącza się do egzemplarza faktury pozostającego u sprzedawcy. Zatem z przepisów jednoznacznie wynika, że jeżeli sprzedawca prowadzi ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej, to ma obowiązek wydać wydrukowany paragon nabywcy, a dopiero na jego żądanie ma obowiązek wystawić fakturę do tego paragonu – stwierdził dyrektor KIS.
Nie zgodził się ze spółką (branża hotelowa), że gdy paragon nie jest przekazywany nabywcy, a cały czas pozostaje w dokumentacji spółki, to stanowi „swojego rodzaju dokument wewnętrzny” sprzedawcy. Przypomniał zarazem, że jeżeli nabywca usługi hotelowej poinformuje, że kupuje usługę jako podatnik VAT, to spółka w ogóle nie musi ewidencjonować tej sprzedaży w kasie, tylko od razu wystawić fakturę.