Część przedsiębiorców decyduje się na prowadzenie firmy we własnym mieszkaniu, zwłaszcza gdy rozmiar prowadzonej przez nich działalności jest niewielki. Takie rozwiązanie jest logiczne i z łatwością daje się zastosować np. w przypadku prowadzenia prywatnych praktyk lekarskich czy stomatologicznych. W takiej sytuacji konieczne jednak jest zwrócenie bacznej uwagi na rozliczenie podatkowe kosztów. Z problemem tym muszą zmierzyć się te osoby świadczące usługi medyczne, które jako metodę opodatkowania uzyskiwanych przez siebie dochodów wybrały tzw. zasady ogóle (opłacają podatek według skali podatkowej) lub podatek liniowy. W ich przypadku konieczne jest bowiem nie tylko uwzględnianie kosztów działalności przy wyliczaniu dochodu, ale także odpowiednie ustalenie ich wysokości oraz udokumentowanie faktu ich poniesienia, a następnie zaksięgowanie w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Kiedy wydatek jest kosztem

Podatnik, bez względu na to, czy prowadzi działalność gospodarczą we własnym mieszkaniu, wynajętym lokalu czy w innym miejscu, zanim zacznie zaliczać określone wydatki do kosztów, powinien upewnić się, czy rzeczywiście może to zrobić. Obowiązuje prosta zasada. Żeby jakikolwiek wydatek stał się kosztem podatkowym, musi być poniesiony na cele tej działalności. Kosztami podatkowymi są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Oznacza to, że podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych koniecznych (niezbędnych wydatków) pod tym warunkiem, że wykaże ich bezpośredni związek ze źródłem przychodów, w tym przypadku z działalnością gospodarczą.

Tylko część wydatków

Ważną rzeczą przy prowadzeniu firmy we własnym mieszkaniu jest określenie, w jakiej części można zaliczyć poniesione wydatki do kosztów uzyskania przychodów. Wydatki, które ponosi podatnik, prowadząc firmę we własnym domu lub mieszkaniu (np. w jednym lokalu), nie w całości będą mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Do kosztów takich będą mogły być zaliczone tylko wydatki, które przypadają na część mieszkania lub domu, w której prowadzona jest działalność gospodarcza (np. gabinet stomatologiczny czy lekarski). Jeśli zatem działalność taka prowadzona jest tylko w jednym pokoju, to odliczyć będzie można tylko te wydatki, które przypadają na ten właśnie pokój. Ustalenie rzeczywistych kosztów przypadających na takie pomieszczenie byłoby jednak trudne. Jak bowiem wyliczyć, ile rzeczywiście prądu zużyliśmy w tym właśnie pokoju lub kilku pomieszczeniach. Dlatego konieczne jest rozliczanie wydatków proporcjonalnie.

Trzeba policzyć proporcję

Wydatki związane z opłatami za media powinny stanowić taki procent powierzchni całego mieszkania, jaki stanowi pomieszczenie przeznaczone na działalność gospodarczą.

Zazwyczaj osoby, które prowadzą działalność we własnym mieszkaniu, ponoszą wydatki związane z tą działalnością, które są fakturowane bezpośrednio na działalność (np. zakup materiałów opatrunkowych czy niezbędnych narzędzi), i wydatki, które są fakturowane na podatnika jako osobę prywatną (np. opłaty za media podłączone do posesji, czyli gaz, wodę, energię itp.). Wydatki związane z takimi opłatami za wodę, gaz, energię, które podatnik zaliczy do kosztów uzyskania przychodu, powinny stanowić taki procent, jaki procent powierzchni całego mieszkania stanowi pomieszczenie przeznaczone na prowadzenie działalności gospodarczej.

Dokumentowanie wydatków

Wszelkie wydatki, które zamierzamy zaliczyć do kosztów prowadzonej działalności, muszą być udokumentowane dowodami wewnętrznymi. Obowiązek taki wynika wprost z przepisów dotyczących zasad prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Dowód taki powinien być sporządzony na podstawie dowodu zapłaty czynszu, energii, wody lub innych opłat, które zamierzamy zaliczyć do kosztów podatkowych. Dowód musi być dokładnie opisany, z informacją, jaka część poniesionego wydatku wliczona została do kosztów prowadzenia działalności. Musi też zawierać datę jego sporządzenia, numer i podpis osoby sporządzającej.

KIEDY DOMOWE WYDATKI SĄ KOSZTEM

Zasady, którymi należy kierować się, rozliczając firmę prowadzoną we własnym mieszkaniu:

•  Nie wyrzucaj rachunków i faktur, które zostaną wystawione za media wykorzystywane w budynku mieszkalnym, gdyż stanowią one podstawę do sporządzenia dowodu wewnętrznego, który będzie dokumentem poświadczającym zaliczenie wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

•  Oblicz proporcjonalnie wydatki przypadające na pomieszczenie czy część mieszkania wykorzystywaną na działalność gospodarczą.

•  Zachowaj ostrożność przy kwalifikowaniu do kosztów podatkowych wydatków na zakup wyposażenia mieszkania służącego jednocześnie działalności gospodarczej i celom prywatnym, często bowiem organy podatkowe kwestionują prawidłowość zaliczenia wydatków do kosztów.

DOWODY WEWNĘTRZNE

Na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku). Dowody mogą dotyczyć m.in.:

•  wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele