Od 1 lipca wszyscy podatnicy będą musieli wystawiać kolejne struktury JPK, w tym strukturę dotyczącą faktur VAT (JPK_FA). Wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie, czy ten obowiązek w ogóle ich dotyczy. Chodzi głównie o tych, którzy wciąż wystawiają papierowe faktury oraz nie prowadzą żadnych ksiąg podatkowych (np. PKPiR) elektronicznie poza obowiązkową ewidencją VAT. Czy będą musieli wystawiać JPK_FA i inne struktury JPK na żądanie fiskusa?

Faktycznie kryterium prowadzenia ksiąg podatkowych papierowo lub elektronicznie jest kluczowe dla JPK na żądanie. Jeśli podatnik prowadzi księgi podatkowe papierowo, to nie będzie musiał wytwarzać JPK_FA ani innych struktur (np. obrotu magazynowego JPK_MAG) na żądanie fiskusa. W takich sytuacjach organy podatkowe podczas kontroli będą żądały jedynie dokumentów papierowych.

Zależy nam na tym, aby JPK na żądanie przekazywali podatnicy, którzy już prowadzą księgi podatkowe w formie elektronicznej. Chodzi tu o efektywność kontroli. Jeśli otrzymamy dane w formie JPK, to będziemy mogli je szybko przeanalizować, wyciągnąć wnioski i zakończyć kontrolę. Takie działanie jest też zgodne z zapisaną w funkcjonującym od niespełna miesiąca prawie przedsiębiorców zasadą proporcjonalności. Zgodnie z nią organ musi prowadzić postępowanie w sposób budzący zaufanie przedsiębiorców do władzy publicznej, kierując się zasadami proporcjonalności, bezstronności i równego traktowania. Odnosząc tę zasadę do ordynacji podatkowej, chcemy, aby zwłaszcza duże podmioty przekazywały kontrolerom dane w formie elektronicznej.

A co z najmniejszymi podatnikami, którzy wystawiają zaledwie kilka faktur miesięcznie?

Formalnie również takie podmioty podlegają kontroli. W stosunku do nich prowadzone są najczęściej czynności sprawdzające. Urzędnik przeprowadzający takie czynności nie będzie jednak czekał na elektroniczne zestawienie tych kilku faktur w formie JPK_FA, tylko poprosi o nie w takiej formie, w jakiej posiada je podatnik (np. papierowej, skanu itp.). Uspokójmy więc czytelników, że organy podatkowe będą działać racjonalnie.

Czy podatnik, który ma skany papierowych faktur, będzie objęty JPK na żądanie?

Jeśli prowadzi księgi w formie elektronicznej, a jedynie archiwizuje papierowe faktury w postaci skanów, to będzie musiał generować JPK_FA na żądanie fiskusa. Jeśli ksiąg nie prowadzi w formie elektronicznej, to JPK na żądanie go nie obejmie.

Fakturą w formie struktury logicznej nie jest przecież ani skan, ani PDF, którego nie można edytować. Fakturą taką są jedynie dane, które można przetwarzać.

A jeśli przedsiębiorca prowadzi księgi elektronicznie i wystawia faktury za pomocą programu do fakturowania, zapisując je w formacie PDF, to, jak rozumiemy, będzie musiał generować JPK na żądanie?

Tak. Tacy podatnicy będą objęci obowiązkiem wystawiania JPK na żądanie. Zwróćmy też uwagę, że pliki w formacie PDF mogą powstawać w różny sposób. Część podatników posiada dane zapisane w systemach księgowych, a jedynie tworzy pliki PDF w celach np. archiwizacji. Można domniemywać, że w takich przypadkach podatnik użył programu komputerowego do tego, żeby wytworzyć PDF. W takim przypadku wygenerowanie JPK_FA nie będzie dla niego żadnym problemem. Zupełnie inaczej wygląda sytuacja tych, którzy utworzyli pliki PDF w wyniku skanowania papierowych dokumentów. To nie jest dokument posiadający strukturę logiczną.

Zwróćmy też uwagę, że mówimy o przepisach, które zaczną obowiązywać od 1 lipca br. To oznacza, że obowiązek JPK_FA będzie dotyczył wyłącznie dokumentów wystawianych po tym terminie.

Czyli pierwsze żądania JPK_FA mogą pojawić się dopiero po 25 sierpnia (po złożeniu deklaracji VAT za lipiec)?

Tak. W zasadzie pierwszych żądań należy się spodziewać na przełomie sierpnia i września.

Niektóre firmy informatyczne czy biura rachunkowe informują swoich klientów, że muszą kupić specjalne oprogramowanie do e-fakturowania. Chcą więc zarobić na obowiązku sporządzania JPK na żądanie. Czy faktycznie trzeba kupować takie oprogramowanie?

Nie, nie ma obowiązku zakupu oprogramowania do e-fakturowania. Choć oczywiście, jak ktoś chce, to może kupić oprogramowanie od producenta czy skorzystać z pomocy biura rachunkowego. Wybór należy do podatnika, ale nie zobowiązujemy do ponoszenia dodatkowych kosztów.

MF zamierza stworzyć jakąś aplikację dla podatników, którzy wystawiają faktury papierowe lub mają jedynie ich skany, aby ułatwić im wygenerowanie JPK_FA na żądanie?

Tak. Obecnie funkcjonuje aplikacja, którą Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatnie, a która ma ułatwiać spełnienie obowiązków związanych z JPK VAT. Chodzi o aplikację e-mikrofirma. Obecnie pozwala ona tworzyć ewidencję i generować pliki JPK_VAT. Chcemy od lipca rozszerzyć jej funkcjonalność o możliwość wystawiania, przesyłania faktur i tworzenia ewidencji fakturowej. Wszyscy podatnicy, którzy prowadzą już ewidencję VAT i korzystają lub będą chcieli skorzystać z naszego oprogramowania, będą więc mogli bardzo szybko wystawiać JPK_FA na żądanie. Te nowe funkcjonalności pojawią się w aplikacji e-mikrofirma w lipcu. Będziemy o tym informować na stronie internetowej MF (www.mf.gov.pl). Spodziewamy się, że zainteresowanie przedsiębiorców JPK_FA i innymi strukturami wzrośnie pod koniec czerwca.

Dodajmy, że alternatywą do wysłania JPK_FA będzie możliwość zgrania pliku np. na pendrive lub płytę CD i przekazania w taki sposób danych urzędnikom.

Przedsiębiorcy mają też wątpliwości dotyczące tworzenia JPK na żądanie. Wiedzą, że JPK_VAT wymaga zmiany danych na format pliku XML. Rozumiemy, że w przypadku JPK na żądanie również trzeba będzie przekazać JPK w formie XML. Jak to będzie wyglądało w przypadku aplikacji e-mikrofirma?

Program pozwoli użytkownikowi wystawić fakturę, wydrukować ją lub zapisać na komputerze. Będzie też umożliwiał sporządzenie zestawienia wszystkich wystawionych faktur w danym okresie. Jeśli więc podatnik będzie miał kontrolę podatkową i urzędnicy zażądają JPK_FA za dany okres, to przedsiębiorca korzystający z e-mikrofirmy, wystawiający faktury w tej aplikacji, będzie mógł bardzo szybko wygenerować JPK_FA. W aplikacji pojawi się możliwość wskazania daty początkowej i końcowej, a więc okresu, za który ma zostać sporządzone zestawienie faktur. Będzie też można wskazać urząd skarbowy, do którego powinien zostać przesłany plik. Aplikacja pozwoli też albo zapisać takie zestawienie i JPK_FA na dysku, albo wysłać plik do urzędu skarbowego.

Co z podpisem takiego pliku JPK_FA?

Aplikacja e-mikrofirma będzie pozwalała podpisać JPK_FA e-podpisem z certyfikatem kwalifikowanym, profilem zaufanym lub danymi autoryzującymi. Będzie ona działała tak samo jak nasza druga, bezpłatna aplikacja – JPK Klient 2.0, która służy do wysyłania JPK_VAT do urzędu. Ten proces dla JPK_FA będzie można przeprowadzić za pomocą e-mikrofirmy. Wystarczy więc wpisać okres, którego dotyczy żądanie organu, wskazać urząd skarbowy, do którego chcemy wysłać JPK_FA, podpisać plik i go wysłać.

A czy będzie można przetworzyć np. dane w formie pliku PDF na dane w formie pliku XML?

Nie. Aby w aplikacji e-mikrofirma wysłać plik JPK_FA w formie XML do urzędu skarbowego, podatnik będzie musiał wprowadzić dane o swoich fakturach do tej aplikacji. Nie będzie więc funkcji automatycznego importu danych z plików PDF do formatu XML.

Czy ręczne wprowadzanie faktur do e-mikrofirmy jest skierowane tylko do najmniejszych podatników?

Tak, wszyscy – i mali, i duzi – będą mogli też wybrać inne oprogramowanie wystawiające faktury lub pozwalające np. na obsługę magazynową. Tego rodzaju oprogramowanie powinno od 1 lipca mieć funkcję wystawienia JPK na żądanie i wysłania go do urzędu skarbowego.

Aplikacja e-mikrofirma ma dotyczyć wyłącznie faktur czy też będzie w niej można tworzyć pozostałe sześć struktur JPK, m.in. JPK Magazyn (JPK_MAG), JPK Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (JPK_PKPIR) czy JPK Wyciąg Bankowy (JPK_WB)?

Aplikacja e-mikrofirma nie będzie pozwalała na tworzenie innych struktur JPK niż JPK_FA oraz JPK_VAT. Zwróćmy uwagę, że wszystkie struktury JPK zostały ogłoszone dwa lata temu i nie zmienialiśmy ich. Chodziło o to, aby np. producenci oprogramowania mogli dostosować swoje aplikacje do wysyłki wszystkich struktur JPK. Chcieliśmy też, aby dwa lata temu podatnicy uświadomili sobie, jakie struktury będą musieli przesyłać od 1 lipca br. i aby mogli się do tego przygotować. Pamiętajmy jednak, że ok. 80–90 proc. obowiązków podatników związanych jest z ewidencją VAT, którą od 1 stycznia br. wszyscy muszą przesyłać. A zatem kontrole pozostałych elementów, np. księgi przychodów i rozchodów, stanowią niewielki procent.

Część podatników prowadzi jeszcze ewidencję fakturową w programie Excel. Czy oni będą musieli przekonwertować dane na plik XML?

Najprostszym sposobem spełnienia wymogów JPK na żądanie po 1 lipca będzie zmiana Excela na aplikację e-mikrofirma i wystawianie w niej faktur. Można oczywiście prowadzić faktury w Excelu i wystawiać JPK_FA na żądanie, ale zrobienie tego w Excelu nie jest łatwe. E-mikrofirma pozwoli zautomatyzować ten proces, a użytkownik nie będzie musiał martwić się tym, że popełni jakiś błąd. Wystarczy wprowadzić dane dotyczące towaru lub usługi, a resztę zrobi aplikacja, włącznie z wytworzeniem JPK_FA.

Czy podatnik w sytuacji gdy prowadzi magazyn, ale nie ma księgi podatkowej (np. PKPiR) w formie elektronicznej, będzie musiał przekazywać JPK_MAG na żądanie?

Nie. Do każdej struktury na żądanie stosujemy tę samą zasadę, a więc obowiązek sporządzenia JPK dotyczy tylko podatników prowadzących księgi elektronicznie. Podchodzimy do tego racjonalnie. Z drugiej jednak strony prowadzenie magazynu nie odbywa się raczej w formie papierowej. Wszyscy dziś korzystają z rozwiązań informatycznych. Przekazanie danych elektronicznych nie powinno więc być problemem dla tych przedsiębiorców.

Czy JPK_MAG będzie dotyczył tylko dużych przedsiębiorców?

W zasadzie tak. Tę strukturę będą musiały generować jedynie podmioty prowadzące księgi rachunkowe. Są to duże firmy, które nie mają problemów z oprogramowaniem. Dostarczenie darmowej aplikacji magazynowej dla nich jest więc nieuzasadnione merytorycznie. Nikt by z niej nie korzystał.

A czy jeszcze jakieś inne struktury są skierowane wyłącznie do dużych podmiotów?

Tak, przykładowo struktura JPK Księgi rachunkowe (JPK_KR) będzie dotyczyła dużych podmiotów, bo tylko one prowadzą takie księgi.

Czy ministerstwo planuje w przyszłości zobowiązać podatników do prowadzenia ksiąg podatkowych w formie elektronicznej? Wtedy każdy musiałby wystawiać wszystkie JPK na żądanie.

Nie mamy takich planów, choć w XXI wieku naturalne jest zastępowanie form papierowych dokumentami elektronicznymi. Nie mamy jednak planów nałożenia obowiązku np. wystawiania wyłącznie e-faktur.