Spółka zajmuje się m.in. projektowaniem i produkcją urządzeń, maszyn i kompleksowych instalacji dla przemysłu spożywczego, chemicznego oraz przemysłów pokrewnych. Firma stworzyła biuro projektowe, w którym zatrudnia dysponujących specjalistyczną wiedzą pracowników. Przy czym w umowach o pracę osób zajmujących się pracami projektowymi i wdrożeniowymi nie ma informacji o charakterze ich pracy. Spółka prowadzi jednak szczegółową ewidencję godzin pracy, aby mieć możliwość weryfikacji, ile czasu każdy z pracowników przeznaczył na prace badawczo-rozwojowe. Czy prowadzone prace można uznać za działalność badawczo-rozwojową, co umożliwiłoby spółce skorzystanie z ulgi podatkowej?
Na wstępie warto zwrócić uwagę, że biznesowe rozumienie zakresu działalności badawczo-rozwojowej nie zawsze musi się pokrywać z rozumieniem zakresu tej działalności przez fiskusa. Przykładowo, prace wykonywane przez dział rozwoju innej firmy i obejmujące „opracowanie oraz wytworzenie nowych i ulepszonych produktów specjalnie na potrzeby klientów i zgodnie z ich wymaganiami” nie spełniły definicji działalności badawczo-rozwojowej zawartej w przepisach podatkowych (interpretacja dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 5 maja 2017 r., nr 1462-IPPB1. 4511.73.2017.2.ES). Co więcej, aby mieć możliwość skorzystania z preferencji podatkowej, oprócz mieszczenia się w podatkowych ramach działalności określanej jako badawczo-rozwojowa, równie istotna jest kwestia sposobu ewidencjonowania tej działalności. Okazuje się jednak, że realizacja projektów B+R przez pracowników na podstawie umów o pracę, w których nie wskazano, że celem ich zatrudnienia jest działalność badawczo-rozwojowa, nie przeszkadza w skorzystaniu z ulgi podatkowej. Możliwe jest bowiem oddelegowanie do działalności badawczo-rozwojowej pracownika, którego zatrudnienie nie było dedykowane do prac B+R.
Nie jest również konieczne, aby umowa o pracę z pracownikiem realizującym zadania z zakresu działalności badawczo-rozwojowej zawierała jakiekolwiek postanowienia w tym zakresie. Istotne jest natomiast, aby pracodawca miał możliwość weryfikacji, ile czasu pracownik faktycznie przeznaczył na działalność badawczo-rozwojową. Przy czym pracodawca nie jest zobligowany ustawowym nakazem konkretnej formy ewidencjonowania czasu pracy – przedsiębiorca sam decyduje, jak taką ewidencję prowadzić (potwierdził to m.in. dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 17 października 2017 r., nr 0111-KDIB1-3.4010.207.2017.3.MST).
Stąd w przypadku pracowników delegowanych czasowo z innych działów, którzy w głównej mierze wykonują standardową działalność danego przedsiębiorstwa, a częściowo realizują działalność badawczo-rozwojową, koszty ich zatrudnienia mogą zostać zaliczone do kosztów kwalifikowanych w proporcji, w jakiej udział pracownika w pracach B+R pozostaje w relacji do całości świadczonej przez niego pracy, na podstawie ewidencji czasu pracy. Z taką interpretacją przepisów podatkowych zgodził się również dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 17 stycznia 2018 r. (nr 0111-KDIB1-3.4010.506.2017.1.APO).
Podstawa prawna:
Art. 4a pkt 26, art. 18d ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 2343 ze zm.).
