W tym roku wnioski VAT-REF o zwrot podatku zapłaconego w innych krajach UE od zakupów dokonanych w zeszłym roku można składać do 2 października.
Co do zasady termin ten mija z końcem września, jednak w tym roku 30 września to sobota, więc termin przesuwa się na pierwszy dzień roboczy, czyli 2 października.
Możliwość uzyskania zwrotu przewiduje dyrektywa 2008/9/WE oraz poszczególne przepisy ustawy o VAT (art. 89 ust. 1 i następne, w tym ust. 1h). Przede wszystkim wniosek w tym zakresie mogą złożyć podatnicy, którzy spełniają określone warunki. Po pierwsze, chodzi o takich przedsiębiorców, którzy w kraju Unii Europejskiej, gdzie zapłacili VAT i domagają się jego zwrotu, nie mają siedziby, stałego miejsca prowadzenia działalności, miejsca zamieszkania ani nawet zwykłego miejsca pobytu. Po drugie, o zwrot mogą ubiegać się jedynie podatnicy VAT czynni. Po trzecie, chodzi o zakupy towarów i usług za granicą (w państwach UE), które następnie zostały wykorzystane – w całości lub częściowo – przez podatnika do działalności opodatkowanej VAT w Polsce. Nie mogą to być wydatki na cele prywatne. Po czwarte, zwrot może dotyczyć jedynie podatku od takich zakupów za granicą, które dają w Polsce prawo do odliczenia. Przykładowo można więc występować o zwroty VAT od zakupu paliwa do samochodów, opłat za przejazd autostradami, naprawy pojazdu czy zakup wyposażenia firmy. Ważne jest też właściwe udokumentowanie zakupów fakturami lub rachunkami.
Zwrot VAT nie przysługuje, jeśli nabyte towary zostały nieprawidłowo zafakturowane. Nie można się też ubiegać o zwrot w przypadku, gdy dostawa może być zwolniona z VAT jako wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów lub ich eksport. Innymi słowy, jeśli podatnik kupuje za granicą towar, który może być uznany za transakcję wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów zwolnionej z VAT (a w praktyce objętej 0-proc. VAT), to nie ma podstaw do ubiegania się o zwrot.
Wniosek o zwrot można złożyć za okres nie dłuższy niż rok i nie krótszy niż kwartał. Od długości okresu zależą kwoty, o które można wnioskować. Jeśli zwrot dotyczy kwartału, to minimalna kwota, wykazana we wniosku, musi wynieść 400 euro. Jeśli wnioskujemy o zwrot za cały rok podatkowy, to minimalna kwota wynosi 50 euro.
Podatnicy, którzy spełniają warunki do zwrotu, muszą wypełnić wniosek VAT-REF (Refund). Formalnie składa się go do zagranicznego urzędu skarbowego – tego państwa, w którym dokonane były zakupy – ale w praktyce za pośrednictwem polskiego urzędu skarbowego. Chodzi o urząd właściwy do rozliczeń VAT danego podatnika. Co ważne, formularz VAT-REF można dostarczyć wyłącznie przez internet za pomocą systemu e-Deklaracje.
Wpisując kwotę zwrotu, należy wpisać ją w walucie obowiązującej w kraju, w którym podatnik zrobił zakupy. Przedsiębiorca, który spóźni się ze złożeniem wniosku VAT-REF, traci prawo do uzyskania zwrotu za rok poprzedni.