Czasami dotyczą one przedsiębiorstw posiadających w danym kraju nawet nie spółkę, a wyłącznie oddział lub zakład. Co więcej, zdarza się, że wystarczy tylko rejestracja dla celów VAT czy zaangażowanie w budowę lokalu, aby zostać objętym obowiązkami raportowymi SAF-T lub podobnymi obowiązkami elektronicznego raportowania.

Co to jest SAF-T

Standard Audit File for Tax (SAF-T) to ustandaryzowany format wymiany danych finansowych w formacie XML. Polski jednolity plik kontrolny, choć stworzony w nawiązaniu do idei SAF-T, w praktyce znacznie odbiega od standardu określonego przez OECD. Nie tylko pod względem ilości plików, jakie składają polscy podatnicy, ale również zakresu raportowanych informacji.

Plik SAF-T opublikowała OECD w 2005 r., w ramach planu zmierzającego do zwiększenia efektywności kontroli podatkowych. W pliku tym ujmuje się m.in. szczegółowe informacje o podmiocie, który go składa, konta księgi głównej, kody podatkowe, dane klientów, dostawców, produktów, magazynów wraz z ich stanami, oraz aktywów. Ponadto wykazuje się w nim w szczególności wszystkie księgowania w księdze głównej, jakie przypadły na okres, za który podatnik składa SAF-T, oraz informacje o fakturach sprzedaży, zakupu, płatnościach, przemieszczeniach towarów w ramach magazynów i transakcjach na środkach trwałych.

Siedziba, oddział lub zakład

Zwykle obowiązek raportowy dotyczy firm, które w danym kraju posiadają spółkę, siedzibę lub oddział. Takie regulacje wprowadziły Francja i Portugalia, gdzie przedsiębiorcy muszą składać elektroniczny plik SAF-T. We Francji raporty przesyła się raz w roku. W Portugalii należy je składać co miesiąc. Obowiązek dotyczy również firm, które mają w tym kraju zakład (permanent establishment) i są podatnikami lokalnego CIT.

W Holandii nie wprowadzono SAF-T, ale w trakcie kontroli podatkowej firmy, które posiadają tam siedzibę lub oddział, mogą zostać wezwane do przekazania danych finansowych w formacie XML – tym samym, który obowiązuje w przypadku SAF-T i polskiego JPK.

Status podatnika VAT

W niektórych krajach obowiązek elektronicznego raportowania dotyczy również zagranicznych firm, które są tam zarejestrowane jako podatnicy VAT. We Włoszech podatnicy VAT muszą cyklicznie wprowadzać do dedykowanego systemu szczegółowe informacje o fakturach VAT. Miesięczne lub kwartalne raportowanie w formacie XML lub XSD obowiązuje firmy zarejestrowane na VAT w Czechach.

Na Węgrzech należy udostępniać w formacie XML informacje o wystawionych fakturach, w których kwota VAT przekracza 100 tys. forintów (320 euro). Podobne udostępnianie danych w czasie rzeczywistym wprowadzono w Hiszpanii dla podatników, którzy mają obowiązek samodzielnego obliczania VAT. Są to w szczególności firmy, których obrót przekracza 6 mln euro, grupy podatkowe i firmy zarejestrowane w rejestrze miesięcznego zwrotu VAT. Muszą one przesyłać szczegółowe dane o fakturach i transakcjach w ciągu 8 dni. Termin ten wkrótce ulegnie skróceniu do 4 dni.

Również obowiązki wynikające z litewskiego systemu elektronicznego raportowania i.MAS mogą dotyczyć polskich firm zarejestrowanych tam na VAT. Jeden z komponentów systemu – i.SAF – obejmuje miesięczne raportowanie podobne do polskiego JPK_VAT. Litwa implementuje również raport oparty na standardzie OECD SAF-T. Elektroniczne raportowanie jest tam jednak wprowadzane stopniowo i zależy od wielkości obrotu.

Księgi rachunkowe

W Niemczech i Luksemburgu obowiązek elektronicznego raportowania zależy od sposobu prowadzenia księgowości. Za Odrą podmioty, które prowadzą elektroniczne księgi rachunkowe, mogą być wezwane w trakcie kontroli do przekazania danych w formie elektronicznej. Z kolei Luksemburg wprowadził plik FAIA oparty na SAF-T. Podmioty zobowiązane do dostosowania swoich ksiąg do luksemburskiej Standard Chart of Accounts (z pewnymi wyjątkami) muszą dostarczyć go na żądanie organów podatkowych w ciągu 15 dni.

Od 1 stycznia 2018 r. pliki SAF-T będą musiały składać również podmioty zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych w Norwegii.

Grecki wyjątek

Grecja jest przykładem kraju, w którym wprowadzono niespotykane dotąd kryterium kwalifikujące do elektronicznego raportowania. Nie tylko firmy mające tam siedzibę lub oddział, ale również podmioty zaangażowane w budowę lokalu w tym kraju muszą przygotować elektroniczne dane w terminie miesiąca od rocznego rozliczenia CIT i udostępnić je na żądanie organów podatkowych.

Elektroniczne raportowanie transakcji i stanów faktycznych mających wpływ na rozliczenia podatkowe, którego przykładem jest w Polsce jednolity plik kontrolny, a na świecie SAF-T, staje się powszechnym trendem w Europie. Niektóre obowiązki raportowe, jak chociażby opisywane mutacje i wariacje standardu SAF-T, wymagają wdrożenia specjalnego oprogramowania. Warto przygotować się także na to, planując międzynarodowy rozwój firmy.