Kto chce mieć pewność, że on sam i jego kontrahenci są płatnikami VAT, musi przy każdej transakcji sprawdzać rejestr podatników na stronie Portalu Podatkowego.
Co więcej, należałoby to robić niemal codziennie, tak często jak często księgowa ewidencjonuje otrzymane faktury do rejestru zakupów – mówią eksperci. Zastrzegają jednak, że w firmach przyjmujących tysiące faktur jest to w praktyce niemożliwe.
– Wymóg skanowania strony Portalu Podatkowego pozostaje w sprzeczności z zasadą neutralności i proporcjonalności systemu VAT – zwraca uwagę Krystian Łatka, doradca podatkowy z Instytutu Studiów Podatkowych Modzelewski i Wspólnicy.
– Cóż z tego – dodaje – skoro w praktyce podatnicy nie mają innej możliwości udowodnienia, że sprawdzili, czy dostawca ma status podatnika czynnego VAT.
Dziś jest, jutro go nie ma
Problem pojawił się z początkiem tego roku, odkąd urzędy skarbowe uzyskały możliwość wykreślania podmiotów z rejestru podatników czynnych VAT. Jak pisaliśmy w DGP, w samym tylko styczniu i lutym z rejestru podatników czynnych VAT wyrzuconych zostało ponad 22,3 tys. podmiotów. Wśród nich nie tylko oszuści, ale i firmy legalnie działające (np. aż 12 938 wykreślonych to podmioty, które legalnie zawiesiły biznes, zgodnie z ustawą o swobodzie działalności gospodarczej).
O wykreśleniu często nie wiedzą kontrahenci podatnika, a nawet on sam, bo naczelnik urzędu nie wydaje w tej sprawie jakiejkolwiek decyzji ani postanowienia.
Jak więc w razie kontroli, np. po czterech latach, udowodnić, że w momencie składania deklaracji i wykazywania w niej podatku naliczonego kontrahent był wpisany do rejestru podatników czynnych VAT?
Najlepszy jest skan
– Robiłbym skany lub zrzuty ekranu z informacją z Portalu Podatkowego o statusie kontrahenta – mówi Roman Namysłowski, doradca podatkowy i partner w Crido Taxand, nawiązując do rejestru prowadzonego przez Ministerstwo Finansów na swojej stronie internetowej (na Portalu pojawia się informacja o aktualnym statusie podatnika).
Ekspert dodaje, że tak naprawdę jest to w tej chwili jedyna możliwość.
Skany lub zrzuty ekranu radzą też robić inni eksperci.
– Chcąc mieć pewność, że odliczenie dokonywane jest z faktury wystawionej przez podmiot zarejestrowany, podatnik powinien – czasem codziennie, a czasem nawet kilka razy na dzień – sprawdzać, czy wystawca jest jeszcze w rejestrze – mówi Krystian Łatka.
Podobnego zdania jest Tomasz Michalik, doradca podatkowy i partner w MDDP. – Podatnik może weryfikować kontrahentów w rejestrze na bieżąco, może drukować zrzuty ekranu rejestru itp. – stwierdza.
Dodaje, że nie dotyczy to transakcji na zasadach ogólnych, a także objętych odwrotnym obciążeniem, bo tu z kolei liczy się status nabywcy – czy jest on czynnym podatnikiem VAT.
– Warto, żeby sprzedający także potwierdzali to wydrukiem wyciągu z rejestru, jeśli chcą się uchronić od odpowiedzialności za nieodprowadzony podatek od transakcji – mówi Tomasz Michalik.
Problem z hurtem
Eksperci zaznaczają jednak, że w praktyce jest to możliwe, gdy firma operuje kilkoma fakturami. Gorzej, gdy otrzymuje ich tysiące (a przy odwrotnym obciążeniu sama je wystawia). – Wówczas takie ciągłe monitorowanie Portalu Podatkowego staje się niezmiernie uciążliwe, o ile w ogóle jest to możliwe – ocenia Tomasz Michalik.
Jego zdaniem mniej obciążające dla przedsiębiorcy mogłyby być inne procedury. Na przykład zobowiązanie kontrahentów do niezwłocznego informowania o wszelkich zmianach w zakresie swojego statusu podatkowego (czyli prowadzenia działalności gospodarczej) oraz rejestracji.
Ekspert sam jednak przyznaje, że takie rozwiązanie nie zadziała, jeżeli organ podatkowy wyrejestruje podatnika bez powiadomienia go o tym.
– Moim zdaniem cały problem bierze się z tego, że obowiązujące od 2017 r. przepisy w ogóle nie nakazują organom informowania o wykreśleniu podatników z rejestru – mówi Tomasz Michalik.
Skany to za mało
Eksperci podkreślają, że nie wystarczy sprawdzić status kontrahenta na Portalu Podatkowym, aby zminimalizować ryzyko zakwestionowania przez fiskusa prawa do odliczenia podatku naliczonego. Nadal aktualny pozostaje wymóg „dobrej wiary” i „należytej staranności”, niewynikający wprost z dyrektywy, ale jak najbardziej z orzecznictwa unijnego Trybunału Sprawiedliwości.
– Słowem, kto chce odliczyć podatek naliczony, ten musi wykazać tak podstawowe kwestie, jak to, że do dostawy faktycznie doszło i że faktura odzwierciedla realną transakcję – mówi Krystian Łatka.
Dlatego nawet jeśli kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik czynny VAT, ale część wystawionych przez niego faktur jest „pusta”, samo posiadanie skanu czy innego dowodu z rejestru VAT nie będzie wystarczające do odliczenia podatku.
– Wniosek: nie należy przeceniać samego sprawdzania rejestru – mówi Krystian Łatka.
Z tego względu podatnicy nie tylko sprawdzają portal MF, lecz także tworzą u siebie wewnętrzne regulaminy weryfikowania kontrahentów (patrz infografika).
OPINIA
Wymagamy więcej niż sądy
Uczciwi przedsiębiorcy nie mają możliwości przypisanych policji i innym służbom, nie są więc w stanie sami ustrzec się przed wszystkimi zagrożeniami ze strony oszustów. To państwo dysponuje skutecznymi narzędziami weryfikacji oszustów podatkowych i uniemożliwienia im dalszej działalności przestępczej. W ten sposób może wspomóc nas w walce z nieuczciwą konkurencją.
Eliminowanie ryzyka przeprowadzenia transakcji z podejrzanie działającym podmiotem jest dla nas priorytetem. Dochowując szczególnej staranności przy weryfikacji kontrahentów, tych stałych, jak i doraźnych, korzystamy z instrumentów prawnych pozwalających nam na kompleksowe sprawdzenie ich statusu – oczywiście w granicach możliwości prawnych.
Już dawno wprowadziliśmy wewnętrzne procedury, które pozwalają nam na minimalizowanie ryzyka. Nasze standardy w zakresie dochowywania staranności przy sprawdzaniu swoich partnerów biznesowych nie istnieją tylko na papierze, ale są każdorazowo drobiazgowo stosowane przez naszych pracowników. Przewyższają one jednak wzorcowe standardy wskazywane i uznawane przez sądy administracyjne.
