Ministerstwo Finansów opublikowało projekt zmian do rozporządzenia ministra finansów w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Jakie znaczenie mają propozycje resortu?

Projekt wprowadza fundamentalne zmiany ułatwiające działalność przedsiębiorców, gdyż ukierunkowane są na upowszechnienie elektronicznego obrotu fakturami i ograniczenie wydatków ponoszonych na czynności administracyjne. Warto więc już rezygnować z drogich najmów miejsca pod przechowywanie np. faktur sprzedaży czy rezygnować z drogich opłat pocztowych za wysyłki faktur.

Jakie pozytywne zmiany zostaną wprowadzone?

Od 2011 roku faktury będą mogły być przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem zapewnienia autentyczności ich pochodzenia i integralności treści. Przez autentyczność należy rozumieć pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność zaś to, że nie dokonano zmian żadnych danych, które powinna zawierać faktura. W praktyce będzie to oznaczać, że możliwe będzie uwzględnienie dokumentów przesyłanych w sposób elektroniczny (np. e-mailem) np. w formacie PDF i dokonywanie odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych faktur.

Obecnie takiej możliwości nie ma?

Dziś możliwe jest jedynie odzyskanie VAT z faktur mających formę papierową. Uwzględnienie dokumentów elektronicznych jest możliwe jedynie w przypadkach, gdy były one opatrzone tzw. bezpiecznym podpisem elektronicznym lub przesłane w systemie elektronicznej wymiany danych (EDI).

Nowe przepisy przewidują możliwość przechowywania faktur w dowolnej formie. Co to oznacza?

Dużym utrudnieniem dla przedsiębiorców jest konieczność przechowywania faktury w formie, w jakiej została ona przesłana. Jeśli faktura została przesłana w formie elektronicznej w systemie EDI lub potwierdzona została kwalifikowanym podpisem, przedsiębiorca był zobowiązany przechowywać ją w formie elektronicznej, co niekiedy stanowiło utrudnienie dla mniejszych firm. Zgodnie z projektem MF przedsiębiorcy będą sami decydować, w jaki sposób archiwizować dokumenty – czy w formie elektronicznej, czy też w papierowej bazie danych. Będą mieli możliwość wyboru dogodniejszej dla nich opcji.

W dowolnej formie będzie również można wystawiać korektę faktury. Dotychczasowe przepisy wymagały, aby była ona wystawiona w takiej samej formie jak faktura pierwotna. Projekt przewiduje zniesienie tego wymogu.

Przedsiębiorcy mają więc powód do zadowolenia?

Tak. Nowe przepisy uwzględniające powtarzane od wielu lat postulaty przedsiębiorców w znaczący sposób ułatwiają dokonywanie rozliczeń i wypełnianie obowiązków ewidencyjnych w zakresie podatku od towarów i usług oraz przełożą się na zmniejszenie kosztów funkcjonowania firmy. Możliwość odliczenia VAT z faktury elektronicznej i dowolna forma przechowywania dokumentów mają charakter przełomowy i wpłyną pozytywnie na sprawność całego systemu VAT.