Jakie dane powinny widnieć na fakturze VAT: miejsca zamieszkania, zameldowania czy prowadzenia działalności? Przepisy tego nie precyzują.
Rzecz dotyczy osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą i rozliczających VAT.
Rozporządzenie ministra finansów z 28 marca 2011 r. (Dz.U. z 2011 r. nr 68, poz. 360) w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, mówi w par. 5 ust. 1 pkt 1, że faktura powinna zawierać co najmniej imiona i nazwiska lub nazwy (bądź nazwy skrócone) sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy. Nie wskazuje, o jakie adresy chodzi.
Rejestrując działalność gospodarczą, początkujący przedsiębiorca podaje w formularzu CEIDG-1 m.in. adres zamieszkania, adres miejsca zameldowania (jeśli jest inny niż ten pierwszy), adres głównego miejsca wykonywania działalności, adres do doręczeń (jeśli jest inny niż poprzedni). Jeden z nich może też być – ale nie musi – adresem miejsca przechowywania dokumentacji księgowej, który również należy wpisać.
Z kolei rejestrując się na potrzeby rozliczania podatku od towarów i usług, przedsiębiorca w zgłoszeniu VAT R podaje adres zamieszkania.
Tyle przepisy. Jakie więc dane przedsiębiorca powinien podać na pieczątkach, dokumentach, a przede wszystkim fakturach? Wydawałoby się, że nie ma to większego znaczenia, jeśli tylko możliwa jest prawidłowa identyfikacja podatnika. W praktyce jednak pojawiają się problemy.
Nie tylko teoria
Nasz czytelnik nie może pogodzić się z decyzją urzędu skarbowego, który nakazał mu posługiwanie się danymi „z domu, a nie z pracy”. Prowadzi działalność gospodarczą jako osoba fizyczna (produkcja artykułów plastikowych, zatrudnia 20 osób) w Warszawie, mieszka pod Warszawą. Na pieczątce, fakturach i drukach firmowych posługuje się nazwą i adresem firmy. Urząd skarbowy to zakwestionował i wskazał, że powinien posługiwać się adresem zamieszkania.
– Uważam, że jest to nadinterpretacja przepisów, wręcz złośliwa – stwierdza czytelnik – bo jeśli regulacje są nieprecyzyjne, to nie można ich interpretować na niekorzyść podatników. Proszę sobie wyobrazić firmę, której urzędnik poleca dokonanie korekty faktur sprzedaży i wystawienie not korygujących do faktur zakupu, gdy firma w ciągu roku ma 1000 faktur zakupowych i 500 sprzedażowych.
Także w ocenie doradcy podatkowego Wojciecha Serafińskiego działanie urzędu skarbowego jest wyrazem nadinterpretacji przepisów. – Z żadnego przepisu nie wynika obowiązek umieszczania na fakturach adresu zamieszkania – zapewnia. Według niego prawo nie reguluje tej kwestii, a w praktyce przyjmuje się, że na dokumentach powinien widnieć adres miejsca, w którym prowadzona jest działalność. Adres zamieszkania podaje się wyłącznie wtedy, gdy jest taki sam jak adres firmy. Ekspert zwraca uwagę, że z punktu widzenia egzekwowania prawa podatkowego adres nie ma żadnego znaczenia.
Niespełnione wymogi
Urząd skarbowy w przypadku warszawskiego przedsiębiorcy powołał się na interpretację dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 17 listopada 2010 r. (nr IBPP1/443-795/10/BM). Wynika z niej, że przy rozstrzyganiu tej kwestii należy odwołać się do innych niż wspomniane rozporządzenie o fakturach przepisów, a w szczególności do danych zawartych w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R, które jest podstawą wpisu do rejestru podatników podatku od towarów i usług. A zatem – zdaniem urzędników – na fakturach sprzedażowych i zakupowych powinien widnieć adres zamieszkania, a nie prowadzenia działalności.
Jak sprawdziliśmy, taki sam pogląd został wyrażony w interpretacji dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie (IPPP2/443-387/12-2/RR) z 12 lipca 2012 r. Zgodnie z nią faktury VAT, w których widnieje nazwa skrócona przedsiębiorcy, adres miejsca prowadzenia działalności gospodarczej oraz numer identyfikacji podatkowej (bez wskazania imienia i nazwiska oraz miejsca zamieszkania) wprawdzie nie zawierają błędów, które nie pozwalałyby na rzeczywiste odzwierciedlenie przebiegu zdarzeń gospodarczych, ale też nie spełniają wymogów określonych przepisami prawa.
Małe uproszczenia
Daniel Maryjosz, konsultant w dziale prawnopodatkowym PwC, potwierdza, że faktura powinna zawierać adres sprzedawcy, a przepisy nie precyzują, czy w przypadku gdy jest osobą fizyczną, powinien to być adres zamieszkania czy też miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Z praktycznego punktu widzenia bardziej sensowne wydaje się umieszczanie na fakturze adresu, pod którym prowadzona jest działalność i wykonywane są czynności opodatkowane VAT. Ten adres bowiem pozwala na lepszą identyfikację przedsiębiorstwa i jest bardziej istotny dla jego kontrahentów. – Jednak faktycznie organy podatkowe mają odmienne stanowisko w tej kwestii – przyznaje specjalista z PwC. – Zgodnie z przeważającą linią interpretacyjną, podatnik powinien wykazywać na fakturach adres zgodny z tym podanym w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R i w deklaracjach podatku VAT, to jest – zamieszkania.
Gotowy jest już projekt nowego rozporządzenia w sprawie faktur. W przyszłym tygodniu ma być – jak zapowiedział w środowym wywiadzie dla DGP Maciej Grabowski, wiceminister finansów – podpisany i wejść w życie od 1 stycznia 2013 r. Przewiduje możliwość wystawiania faktur uproszczonych – w przypadku transakcji o wartości do 100 euro lub 450 zł. Uproszczenie polega m.in. na tym, że na takiej fakturze nie trzeba będzie wpisywać adresu – ale tylko nabywcy. Poza tym zasady sporządzania pozostałych faktur nie zmieniają się. Tym samym wątpliwości dotyczące danych pozostają.
– Ponieważ przepisy określają tylko minimalny zakres danych wymaganych na fakturze (tj. podatnik może na niej umieszczać również inne informacje), praktycznym i bezpiecznym rozwiązaniem może być również umieszczanie na fakturach dwóch adresów: zamieszkania i prowadzenia działalności gospodarczej – uważa Daniel Maryjosz. – Niezależnie od przyjętego rozwiązania należy mieć na uwadze, że wystawienie faktury z nieprawidłowym adresem jest wyłącznie błędem formalnym, który nie powinien mieć wpływu na prawo do odliczenia wykazanego na tej fakturze podatku VAT – dodaje.
Decyzje do szuflady
Podobnie uważa Tomasz Grunwald, partner w KPMG: – Najlepiej byłoby podawać na fakturze adres zamieszkania jako adres oficjalny podatnika, ale jednocześnie można wskazać adres wykonywania działalności jako pomocniczy.
W przypadku, o jakim pisze czytelnik, tj. gdy urząd skarbowy kwestionuje praktykę przedsiębiorcy i nakazuje mu skorygowanie faktur z powodu błędnych danych, podatnik ma oczywiście prawo nie zgodzić się z tym i wejść w spór – w razie potrzeby także sądowy. Jak wskazuje Wojciech Serafiński, liczy się podstawa prawna wezwania do zmiany adresu na fakturach (przy czym nie może stanowić jej wskazany przepis rozporządzenia). Jeśli urząd sam tego nie uczyni, podatnik powinien się domagać od niego wskazania takiej podstawy. – Według mnie nie ma przepisu, na podstawie którego organ mógłby skutecznie żądać od podatnika zmiany adresu na fakturach, a bezpodstawne wezwanie można odłożyć na dno szuflady – kwituje ekspert.
Bezpiecznym rozwiązaniem jest umieszczanie na fakturach dwóch adresów