A chodzi tylko o faktury za dostawę prądu. – Co będzie, gdy dostaniemy wkrótce faktury od dostawców innych mediów, w tym energii cieplnej i zimnej wody? – martwi się księgowa niedużej spółdzielni, zarządzającej ponad 40 budynkami mieszkalnymi.

To już kolejny problem, który ujawnił się po wejściu w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur. Na łamach DGP pisaliśmy już o tym, że faktury czasem nie trafiają do KSeF, inne z niego znikają. Jeszcze innych nie dostają – jak dawniej – faktyczni adresaci (np. szkoły, biblioteki, ośrodki sportu), tylko gmina, która centralnie rozlicza VAT.

Cudowne rozmnożenie faktur w KSeF

Teraz księgowi mają kolejne utrapienie – zostali zasypani fakturami od dostawców mediów. Dlaczego? Bo wcześniej na jednej fakturze widniało od kilku do kilkudziesięciu punktów poboru, a teraz faktury zostały wystawione do pojedynczych liczników zamontowanych w budynkach. Potwierdza to Berenika Ratajczak, rzeczniczka prasowa spółki Enea. – Dostosowanie się do wymogów KSeF spowodowało zmianę sposobu fakturowania; rozliczenie dla każdego punktu poboru energii jest rejestrowane w systemie oddzielnie – wyjaśnia.

Dla księgowej oznacza to, że musi otworzyć każdą taką fakturę z osobna, aby ją wprowadzić do rejestru VAT i zadekretować na odpowiednich kontach. Co więcej, musi też zaglądać na portal udostępniony przez dostawcę prądu, by zobaczyć tam faktury pokazane „po staremu”. Znajduje na nich informacje, których brakuje na fakturach z KSeF. – Otwieramy więc faktury z dwóch źródeł, a zatem czynności się podwajają – tłumaczy księgowa.

Trzeba ręcznie przeszukiwać pliki XML

To nie jedyny problem, z którym mierzą się dziś w Polsce spółdzielnie. Jak informuje Patrycja Kubiesa, doradca podatkowy w kancelarii KiB, jeden z dostawców energii umieszcza termin płatności w innym polu niż to, które standardowo jest odczytywane przez systemy finansowo-księgowe. W rezultacie termin nie zaciąga się automatycznie do systemu księgowego, tylko trzeba go ręcznie wyszukiwać w pliku XML.

– Wszystkie te problemy mają jedno źródło; brakuje jednolitych standardów w zakresie sposobu wystawiania faktur – komentuje ekspertka.

Nie wchodzi w grę zatrudnianie kolejnych pracowników do obsługi faktur w KSeF, bo to – jak wskazuje księgowa spółdzielni – generowałoby koszty. A który spółdzielca lub właściciel mieszkania zgodzi się na podwyżkę czynszu? Już w styczniu media obiegła informacja, że jedna ze wspólnot mieszkaniowych w Trójmieście podniosła opłaty za zarządzanie o ponad 17 proc. Jako jeden z powodów podwyżki wskazała koszty wdrożenia KSeF.

Samorządowcy chcą pilnej interwencji w sprawie KSeF

Z problemem zwielokrotnionych faktur mierzą się też samorządowcy. Mówili o tym 25 lutego 2026 r. podczas posiedzenia Komisji Wspólnej Rządu i Samorządu Terytorialnego. Zaapelowali do Ministerstwa Finansów o pilną interwencję.

– Miejmy nadzieję, że obecne problemy są jedynie chorobami wieku dziecięcego KSeF i z czasem rynek wypracuje standardy. Do tego czasu musimy się jednak uzbroić w cierpliwość i prawdopodobnie przygotować na większą dawkę chaosu po 1 kwietnia br. – mówi Krzysztof Jaros, radca prawny i menedżer w MDDP.