ViDA – reforma VAT w erze cyfrowej

Chodzi o dyrektywę Rady (UE) 2025/516 z 11 marca 2025 r. zmieniającą dyrektywę 2006/112/WE w odniesieniu do przepisów dotyczących VAT w epoce cyfrowej (dalej: dyrektywa 2025/516, pakiet ViDA). Skupienie się na powyższych obszarach pozwoli na bardziej efektywne zwalczanie oszustw podatkowych i uchylania się od opodatkowania, jak i ściślejszą współpracę krajowych organów podatkowych.

Chociaż byliśmy świadkami, również w Polsce, kilku mniejszych zmian przygotowujących rynek wspólnotowy do tej reformy, takich jak implementacja procedury SME dla firm z sektora MŚP, to właśnie pakiet ViDA, zapowiadający rewolucję na terenie UE w rozliczeniach w VAT, budzi największe emocje wśród przedsiębiorców, a także, co naturalne, specjalistów ds. podatków i księgowych. W obliczu tych zmian kluczowe jest zapewnienie wsparcia w skutecznym planowaniu podatkowym i biznesowym.

Choć wdrożenie kluczowych zmian będzie rozłożone w czasie, to pierwsze regulacje pakietu ViDA zaczęły już obowiązywać (od 14 kwietnia 2025 r.). Chodzi o zniesienie dotychczasowego wymogu uzyskania przez kraj członkowski specjalnej zgody Komisji Europejskiej (tzw. decyzja derogacyjna) na stosowanie obowiązkowego e-fakturowania w transakcjach innych niż wewnątrzwspólnotowe.

Harmonogram zmian w ramach pakietu ViDA jest zaplanowany na wiele lat. Aby pomóc zrozumieć wszystkie aspekty tych zmian, przygotowaliśmy kompleksową analizę reformy VAT w erze cyfrowej. Wraz ze specjalistami z zespołu ds. podatków pośrednich działu doradztwa podatkowego KPMG w Polsce staramy się w przystępny i praktyczny sposób odpowiedzieć na najważniejsze pytania związane ze zmianami wynikającymi z pakietu ViDA. Liczymy, że nasz komentarz ułatwi adaptację do nowych regulacji i pozwoli na efektywne zarządzanie podatkami w dynamicznie zmieniającym się środowisku prawnym oraz biznesowym.

Sprawozdawczość cyfrowa

W przypadku podatku od towarów i usług jednym z istotniejszych problemów, z którym boryka się nie tylko Polska, ale też cała Unia Europejska, jest luka w VAT. Jest ona definiowana jako różnica między dochodami z VAT oczekiwanymi na podstawie przepisów VAT w danym państwie członkowskim UE a tymi, które zostały faktycznie osiągnięte. Dokładne wyliczenie luki w VAT jest oczywiście niemożliwe, jednak z szacunków wynika, że w 2022 r. wynosiła ona ok. 89 mld euro w całej UE. Znaczna część tej kwoty (40–60 mld euro) wynika z oszustw w transakcjach wewnątrzwspólnotowych tzw. missing trader (znikający podatnik).

Poszczególne kraje członkowskie podejmowały różne działania, które co do zasady miały ograniczyć lukę w VAT. Wejście w życie pakietu ViDA jest kolejnym etapem w walce z oszustwami w VAT.

Jak wynika z pakietu ViDA, większą efektywność w walce z takimi praktykami ma zapewnić e-raportowanie w czasie rzeczywistym bądź zbliżonym do rzeczywistego. Przy czym warto zauważyć, że takim raportowaniem nie jest to w formie plików JPK VAT. Zgodnie bowiem z regulacjami pakietu ViDA państwa członkowskie będą mogły zachować (obok obowiązków wynikających z pakietu ViDA) krajowe obowiązki sprawozdawcze, które służą przygotowaniu i złożeniu deklaracji VAT lub do celów audytu, oparte np. na modelu SAF-T (z ang. Standard Audit File for Tax, czyli. m.in. polski JPK_V7M).

W niektórych państwach członkowskich UE, przede wszystkim w tych, gdzie luka w VAT stanowi największy problem, istnieją obecnie dodatkowe obowiązki sprawozdawcze. W ich ramach podatnicy okresowo lub w sposób ciągły muszą przekazywać organowi podatkowemu dane w formie cyfrowej dotyczące co do zasady wszystkich dokonanych transakcji.

Istniejące systemy można kategoryzować, przyjmując różne kryteria. Jednym z nich jest czas, w którym pliki są przekazywane organom skarbowym. W przypadku tego kryterium możemy wyróżnić dwa rodzaje raportowań:

• okresowe kontrole transakcji (z ang. PTC – Periodic Transaction Controls): dane transakcyjne są zgłaszane organom podatkowym w regularnych odstępach czasu (np. dobrym przykładem jest tu plik JPK_V7M składany w Polsce co miesiąc);
• ciągłe kontrole transakcji (z ang. CTC – Continuous Transactions Controls): dane transakcyjne są przekazywane organom podatkowym drogą elektroniczną tuż przed faktyczną wymianą takich danych między stronami, w trakcie lub krótko po niej. Obowiązkowe e-fakturowanie również jest wliczane do CTC. Dobrymi przykładami są e-raportowanie w Hiszpanii oraz na Węgrzech, a także obowiązkowe e-fakturowanie we Włoszech i w Rumunii.

Pierwszy z nich zapewnia elastyczność w kompletowaniu danych i ich prezentacji w rozliczeniu VAT. Drugi z kolei wymaga zaawansowanych systemów informatycznych i zautomatyzowanej wymiany danych między podatnikami a organami.

Warto wskazać, że obecnie wśród krajów Unii Europejskiej, które przyjęły jakiś dodatkowy model sprawozdawczy, dominuje model PTC. Natomiast model CTC, jak wspomnieliśmy wyżej, jest obecny na Węgrzech, we Włoszech, w Grecji, Hiszpanii oraz Rumunii. Jednocześnie należy podkreślić, że w ramach CTC wymagania przyjęte w tych krajach różnią się – np. w przypadku Węgier raportowanie w czasie rzeczywistym dotyczy wszystkich transakcji B2B oraz B2C. Z kolei we Włoszech – podobnie jak ma to miejsce w Polsce – faktura ustrukturyzowana jest zatwierdzana i przechowywana przez organy podatkowe za pośrednictwem centralnej platformy SdI (z wł. Sistema di Interscambio).

Mając na uwadze powyższe, celem I filaru pakietu ViDA jest zmiana obecnego stanu. Pakiet ViDA zakłada m.in. ustanowienie przepisów dotyczących unijnych wymogów w zakresie sprawozdawczości cyfrowej. Dzięki nowym regulacjom organy podatkowe otrzymywałyby na bieżąco informacje o transakcjach, co pozwoliłoby na krzyżową analizę danych, skuteczniejsze kontrole podatkowe, odstraszałoby od łamania przepisów, jednocześnie obniżając koszty ich przestrzegania dla firm działających zgodnie z prawem w różnych krajach członkowskich.

Prawdopodobnie największym źródłem luki w VAT w całej Unii Europejskiej są oszustwa dokonywane w transakcjach wewnątrzwspólnotowych. Dlatego też od lipca 2030 r. pakiet VAT zakłada wprowadzenie obowiązkowego e-raportowania o transakcjach wewnątrzwspólnotowych (w tym o nabyciach). Dane do takiego raportowania mają być pobierane z faktur elektronicznych, które mają stać się obowiązkowe we wszystkich państwach członkowskich UE.

Warto zauważyć, że takie kraje jak Polska czy Włochy uzyskały zgodę na e-fakturowanie przed 1 stycznia 2024 r., co zapewniło im dodatkowy okres przejściowy, tj. do 1 stycznia 2035 r., na dostosowanie swoich systemów do standardów unijnych. Jednak ten dodatkowy okres przejściowy dotyczy wyłącznie raportowania informacji o transakcjach krajowych. Nie ma on zastosowania do obowiązku raportowania informacji o transakcjach wewnątrzwspólnotowych.

Zgodnie z pakietem ViDA z 1 lipca 2030 r. we wszystkich państwach członkowskich UE ma zostać zniesiony obowiązek sporządzania informacji podsumowujących VAT-UE. Zamiast nich wprowadzone zostaną nowe, bardziej szczegółowe, wymogi w zakresie e-raportowania. Obecnie, przekazując organom podatkowym informację podsumowującą VAT-UE za dany okres, podatnik jest ograniczony do wykazywania zagregowanych danych, takich jak numer identyfikacyjny kontrahenta zgłoszonego dla transakcji unijnych oraz całkowita wartość netto dokonanych transakcji z tym kontrahentem w walucie krajowej.

Pakiet ViDA szczegółowo określa zakres informacji w zależności od typu transakcji wewnątrzwspólnotowej, które trzeba będzie przekazać organom podatkowym krajów członkowskich po 1 lipca 2030 r.

Analizując przepisy pakietu ViDA, należy zauważyć, że oprócz informacji, które moglibyśmy uznać za standardowe, takich jak: data wystawienia faktury, jej numer, numery identyfikacyjne VAT dostawcy i nabywcy, nazwy i adresy podatników, ilość i rodzaj dostarczonych towarów lub rodzaj świadczonych usług oraz daty dostawy lub wykonania usług, wymagane będzie także podanie podstawy opodatkowania dla każdej stawki podatku lub zwolnienia oraz ceny jednostkowej bez VAT.

Ważnym elementem każdej transakcji ma być obowiązek wykazania numerów rachunków bankowych, co ma umożliwić organom monitorowanie płatności. W przypadku wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów (WNT) konieczne będzie również podanie zastosowanej stawki VAT oraz kwoty VAT do zapłaty, chyba że zastosowano procedurę szczególną. Natomiast w przypadku wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów (WDT) trzeba będzie uwzględnić dodatkowy numer identyfikujący fakturę korygowaną, jeśli mamy do czynienia z fakturą korygującą.

Uwaga! Dotychczas, przekazując organom podatkowym informację podsumowującą (VAT-UE) o dokonanych wewnątrzwspólnotowych transakcjach w danym okresie, ograniczaliśmy się jedynie do zagregowanych danych polegających na wykazaniu aktywnego numeru identyfikacyjnego kontrahenta zgłoszonego dla transakcji unijnych wraz z całkowitą kwotą netto wyrażoną w walucie krajowej. Po wprowadzeniu cyfrowego raportowania przekazywane informacje będą znacznie bardziej szczegółowe, np. wymagane będzie podanie danych bankowych do weryfikacji przepływów finansowych.

Faktury elektroniczne

Aby ułatwić automatyzację procesu sprawozdawczości cyfrowej zarówno dla podatników, jak i dla organów podatkowych, transakcje mają być dokumentowane za pomocą faktur elektronicznych. Przez fakturę elektroniczną pakiet ViDA rozumie fakturę, która zawiera wymagane informacje i została wystawiona, przesłana i otrzymana w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym pozwalającym na jej automatyczne i elektroniczne przetwarzanie. Dla maksymalnej interoperacyjności faktury ustrukturyzowane powinny być, co do zasady, zgodne z europejską normą semantycznego modelu danych dla podstawowych elementów faktury elektronicznej (dalej: EN 16931–1), ustanowioną w decyzji wykonawczej Komisji (UE) 2017/1870 z 16 października 2017 r. w sprawie publikacji odniesienia do normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego i wykazu syntaktyk zgodnie z dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE na podstawie art. 3 ust. 1 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych (dalej: dyrektywa 2014/55/UE).

Pakiet ViDA zakłada, że państwa członkowskie, poza wyżej opisaną normą europejską, nadal będą miały możliwość dopuszczenia innych norm w przypadku krajowych dostaw towarów lub usług, co oczywiście ma istotne znaczenie z punktu widzenia polskiego KSeF i struktury FA(3), nad którą prace wciąż trwają. Obowiązkowe e-fakturowanie transakcji B2B jest obecnie wdrożone jedynie w trzech krajach Unii Europejskiej, tj. we Włoszech, w Rumunii i od 1 lipca 2025 r. w Grecji. Włochy stworzyły własną strukturę do obowiązkowego e-fakturowania (FatturaPA). Natomiast Rumunia wykorzystała w tym celu schemę europejską EN 16931-1 i stworzyła własny CIUS (RO_CIUS). Przez CIUS (z ang. Core Invoice Usage Specification) należy rozumieć specyfikację, która służy do dalszego definiowania semantycznego modelu danych fakturowania określonego w normie EN 16931–1. CIUS pozwala na dostosowanie tego modelu do specyficznych wymagań różnych sytuacji lub zastosowań, w których standardowy zestaw elementów danych może być niewystarczający lub niektóre elementy, które są opcjonalne w normie, muszą stać się obowiązkowe. Dzięki CIUS możliwe jest precyzyjne określenie, które elementy danych są wymagane w danym kontekście, co zapewnia większą elastyczność i zgodność z konkretnymi potrzebami użytkowników faktur elektronicznych.

Grecja, podobnie jak Rumunia, wykorzystała format zgodny z europejską schemą, a raportowanie transakcji będzie odbywać się za pomocą rządowej platformy myDATA. Kolejne kraje, m.in. Niemcy, Polska, Hiszpania, Francja, Chorwacja oraz Belgia, planują wprowadzenie obowiązkowego e-fakturowania w najbliższym czasie. Wśród nich tylko Polska oparła docelowe rozwiązanie na strukturze innej niż norma EN 16931-1. W wielu krajach UE prace nad obowiązkowym e-fakturowaniem w transakcjach B2B jeszcze się nie rozpoczęły. Warto jednak wskazać, że niektóre z tych państw (np. Holandia) wprowadziły obowiązkowe e-fakturowanie w transakcjach B2G na podstawie przepisów wspomnianej dyrektywy 2014/55/UE. Również w Polsce zainicjowanie prac nad e-fakturowaniem rozpoczęło się wraz z implementacją przepisów dyrektywy 2014/55/UE w ustawie z 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym. W rezultacie, począwszy od 18 kwietnia 2019 r., zamawiający publiczni zostali zobowiązani do akceptowania faktur ustrukturyzowanych, zgodnych ze schemą EN16931-1. Faktury te mogą być przesyłane za pośrednictwem PEF, czyli Platformy Elektronicznego Fakturowania. Warto zauważyć, że Polska nie stworzyła własnego CIUS, co oczywiście wynika z faktu, iż obowiązkowe e-fakturowanie w Polsce będzie rozwijane w oparciu o Krajowy System e-Faktur (KSeF).

Co wiemy o europejskiej normie EN 16931–1

Najprościej mówiąc, jest to pewien standard treści i formatu, jakie powinna zawierać faktura elektroniczna, zgodnie z wytycznymi określonymi w dyrektywie 2014/55/UE. Nałożyła ona na państwa członkowskie UE obowiązek wdrożenia e-fakturowania w transakcjach B2G. Specyfikacja tego standardu została opracowana przez Europejski Komitet Normalizacyjny (CEN, z fr. Comité européen de normalisation) w 2017 r. główną przyczyną stworzenia tej struktury była potrzeba jej łatwego interpretowania i przetwarzania w różnych systemach i krajach UE, dzięki czemu jest możliwe ujednolicenie procesów fakturowania w całej Unii Europejskiej. Po wejściu w życie przepisów pakietu ViDA w kwietniu 2025 r. CEN intensywnie pracuje nad aktualizacją dotychczasowego modelu europejskiej schemy EN 16931–1. Przewiduje się, że prace te zostaną zakończone do września 2025 r. Potrzeba modyfikacji wynika z tego, że pierwotna struktura została zaprojektowana głównie dla zamówień publicznych i transakcji B2G. Do lipca 2030 r. nowy model będzie musiał obsługiwać znacznie większą liczbę transakcji, charakteryzujących się wyższym poziomem skomplikowania.

Warto również zauważyć, że aby dostosować europejską normę do wymogów cyfrowego raportowania zgodnie z pakietem ViDA, konieczne jest wprowadzenie wielu innych, konkretnych zmian. Wśród kluczowych obszarów wymagających modyfikacji możemy wyróżnić konieczność: umieszczania numerów kont bankowych, uwzględniania kursów walut, numerów faktur korygujących, informacji o zastosowanych uproszczeniach (np. dla transakcji trójstronnych) oraz stworzyć możliwość dołączania dodatkowych dokumentów.

Eliminacja zgody odbiorcy

Kluczową zmianą przewidzianą w pakiecie ViDA, która ma zapewnić powszechne wykorzystanie faktur elektronicznych we wszystkich krajach UE, jest rezygnacja ze zgody odbiorcy na otrzymywanie faktury elektronicznych już z chwilą wejścia w życie tego pakietu.

Dodatkowo przepisy pakietu ViDA wskazują, że państwa członkowskie mogą, zgodnie z własnymi warunkami, już teraz wymagać od podatników wystawiania faktur elektronicznych za dostawy towarów i świadczenie usług na ich terytorium innych niż transakcje wewnątrzwspólnotowe. Oznacza to, że jak na razie w dalszym ciągu państwa członkowskie będą musiały uzyskiwać decyzję derogacyjną w zakresie dokumentowania transakcji wewnątrzwspólnotowych za pomocą faktur ustrukturyzowanych. Jest to szczególnie istotne w przypadku KSeF, który swoim zakresem przedmiotowym obejmuje również transakcje wewnątrzwspólnotowe.

Uwaga! Inne zmiany przewidziane w pakiecie ViDA pozwolą państwom członkowskim (od 1 lipca 2030 r.) uzależnić prawo do odliczenia podatku naliczonego od tego, czy nabywca lub usługobiorca posiada fakturę elektroniczną. Zmiana ta również przyczyni się do szerokiego wykorzystania faktur elektronicznych w obrocie gospodarczym.

Kluczowe terminy w transakcjach wspólnotowych

Pakiet ViDA zakłada również, że terminy na wystawienie faktur elektronicznych w transakcjach wewnątrzwspólnotowych muszą zostać skrócone. Faktura ustrukturyzowana w przypadku transakcji unijnych ma być wystawiana maksymalnie w ciągu 10 dni od zdarzenia powodującego powstanie obowiązku podatkowego. W tym terminie faktura ma zostać przekazana nabywcy. Warto zauważyć, że obecnie obowiązujące przepisy pozwalają na wystawianie faktur papierowych do 15. dnia miesiąca następującego po zdarzeniu powodującym powstanie obowiązku podatkowego.

Przepisy umożliwiają krajom członkowskim wymaganie od nabywcy, który ma siedzibę lub jest zarejestrowany na potrzeby VAT w danym kraju, zgłaszania organom podatkowym informacji z faktury w formie elektronicznej w ciągu pięciu dni od jej otrzymania. Powinna również istnieć opcja zgłaszania danych, jeśli faktura nie została dostarczona na czas do osoby, która powinna ją otrzymać. Jeżeli faktura jest wystawiana przez nabywcę towarów lub usług w imieniu sprzedawcy, jej dane muszą być zgłoszone najpóźniej pięć dni po dniu, w którym faktura została lub powinna zostać wystawiona.

Kwestia faktur zbiorczych

Po lipcu 2030 r. nadal będzie można wystawiać faktury zbiorcze zawierające dane obejmujące kilka odrębnych dostaw towarów lub transakcji świadczenia usług. Należy jednak liczyć się z pewnymi ograniczeniami. Przedsiębiorcy co do zasady będą mieć możliwość wystawiania faktur zbiorczych dla każdego klienta dla dostaw dokonanych w tym samym miesiącu kalendarzowym. Jednak państwa członkowskie mogą wykluczyć możliwość wystawiania faktur zbiorczych w niektórych sektorach, które są szczególnie podatne na oszustwa.

Jeden kraj, dwie schemy

Prace nad polskim systemem e-fakturowania zostały zapoczątkowane przed publikacją inicjatywy ViDA. Ze względu na zaawansowany etap prac w momencie publikacji pakietu ViDA polskie organy podatkowe postanowiły kontynuować wdrażanie e-fakturowania zgodnie z pierwotnymi założeniami. W rezultacie, podobnie jak to miało miejsce we Włoszech, europejska norma EN 16931-1 nie została zaimplementowana w KSeF ani dla faktur krajowych, ani dla transakcji wewnątrzwspólnotowych. Dziś trudno jest dokładnie przewidzieć ostateczny kształt nowej wersji europejskiego standardu EN 16931–1, której zakończenie zmian przez CEN zaplanowano na wrzesień 2025 r. Jeszcze większym wyzwaniem pozostaje więc identyfikacja potencjalnych różnic pomiędzy tym standardem a polską (docelową) strukturą FA(3). Na briefingu prasowym w 2024 r. minister finansów stwierdził, że zostaną podjęte działania, aby polski system e-fakturowania był jak najbardziej kompatybilny z systemem unijnym, proponowanym w ramach pakietu ViDA. Czekamy zatem na bardziej szczegółowe informacje. Jednak według nieoficjalnych źródeł pochodzących z resortu dostosowanie polskiego systemu do europejskiego standardu EN 16931-1 nie spowoduje dodatkowych kosztów dla podatników. Ministerstwo koncentruje się obecnie na wdrożeniu obowiązkowego KSeF. Dopiero wówczas planowane jest opracowanie strategii zapewniającej kompatybilność KSeF i pakietu ViDA.

Nowy „centralny” VIES

Pakiet ViDA będzie skutkować dla podatników rozszerzeniem obowiązków w zakresie raportowania danych na temat transakcji opodatkowanych w terminach krótszych niż obecnie oraz w formatach pozwalających administracjom skarbowym na szybką i automatyczną ich analizę. Uzupełnieniem dla tych zmian jest nowy kształt systemu VIES, czyli unijnego Systemu Wymiany Informacji o VAT (ang. VAT Information Exchange System), w którym informacje przekazywane przez podatników do krajowych administracji będą mogły być agregowane i wymieniane między państwami tak, aby luka VAT w UE mogła być skuteczniej eliminowana.

System VIES odgrywa przez ostatnie dekady rolę nieodzownego narzędzia, wspierającego zarówno administracje podatkowe, jak i przedsiębiorców w codziennym funkcjonowaniu na rynku wewnętrznym. Brak ważnego i aktywnego numeru VAT UE po stronie kontrahenta skutkuje bowiem brakiem możliwości zastosowania preferencyjnego opodatkowania VAT dla WDT (w Polsce jest to stawka 0 proc. VAT).

Dotychczasowe funkcjonowanie VIES opiera się na strukturze opracowanej w latach 90., której zasadniczym celem było umożliwienie szybkiej weryfikacji numeru VAT nadanego przez inne państwo członkowskie. W praktyce polega to na zapytaniu w czasie rzeczywistym do centralnej bazy danych, która łączy się z systemem krajowym danego państwa członkowskiego i zwraca informację, czy dany numer VAT UE jest ważny. Dla wielu podatników korzystanie z VIES jest jedyną ogólnodostępną metodą, by upewnić się, że transakcja wewnątrzwspólnotowa odbywa się z podmiotem prawidłowo zarejestrowanym i uprawnionym do rozliczania VAT w trybie odwrotnego obciążenia.

Zmiany wprowadzone rozporządzeniem Rady (UE) 2025/517 z 11 marca 2025 r. zmieniającym rozporządzenie (UE) nr 904/2010 w odniesieniu do ustaleń dotyczących współpracy administracyjnej w dziedzinie VAT niezbędnych w epoce cyfrowej mają w założeniu uczynić z VIES jednolitą platformę gromadzenia i przetwarzania danych o transakcjach wewnątrzwspólnotowych, obejmującą zarówno informacje o dostawcach, nabywcach i ich numerach VAT, jak i pełną dokumentację metadanych umożliwiających śledzenie momentu i zakresu każdej aktualizacji. Dane te będą pochodzić bezpośrednio z krajowych systemów elektronicznych poszczególnych państw członkowskich i będą przekazywane automatycznie, co pozwoli zmniejszyć opóźnienia i błędy, które obecnie występują.

Uwaga! Nowy VIES z narzędzia czysto rejestracyjnego zostanie przekształcony w system wspierający kontrolę, analizę i zwalczanie oszustw podatkowych.

Centralny VIES ma umożliwiać nie tylko agregację i dostęp do danych, ale także ich automatyczne przetwarzanie i krzyżowe porównywanie między kontrahentami z różnych państw członkowskich – co bezpośrednio wiąże się z wdrożeniem unijnego systemu cyfrowej sprawozdawczości w ramach dyrektywy 2025/516. Wyniki tych analiz będą dostępne dla administracji krajowych, które będą mogły je wykorzystywać jako podstawę działań kontrolnych i dochodzeniowych. Równocześnie system ma wspierać identyfikację trendów oraz dostarczać zagregowanych informacji o charakterze statystycznym, co ma istotnie zwiększyć jego przydatność nie tylko w codziennej wymianie informacji, lecz także w tworzeniu strategii przeciwdziałania nadużyciom podatkowym. Centralny VIES ma być sprzężony z innymi systemami, takimi jak centralny elektroniczny system informacji o płatnościach (CESOP) czy struktury wspierające sieć Eurofisc, umożliwiając wymianę danych w czasie rzeczywistym.

Będzie to jednak także zmiana istotna z perspektywy podatników, ponieważ nowy VIES w założeniu ma stać się skuteczniejszym rozwiązaniem wspierającym dochowanie należytej staranności w kontekście raportowania VAT. Ponadto, nowy VIES w założeniu ma pozwalać administracjom podatkowym na szybsze eliminowanie z systemu podmiotów nieuczciwych, co z kolei oznacza zmniejszenie ryzyka dla podmiotów rozliczających VAT w sposób rzetelny.

Wyzwania dla Polski w zakresie filaru I

Aby zapewnić zgodność z opartymi na e-fakturach wymogami w zakresie raportowania cyfrowego (DRR) pakietu ViDA, należy zająć się poniższymi, w naszej ocenie kluczowymi, lukami:

• Dostosowanie schematu – jak wiemy, zgodnie z projektowanymi rozwiązaniami, w obowiązkowym KSeF podatnicy będą wystawiać faktury ustrukturyzowane zgodnie ze strukturą FA(3), której na obecnym etapie nie można łatwo przełożyć na europejski standard EN 16931–1, a który zgodnie z pakietem ViDA będzie wymagany w transakcjach wewnątrzwspólnotowych. Zapewnienie tzw. translatorów, które pozwolą na tłumaczenie treści plików zgodnych ze schemą FA(3) na normę EN 16931-1 (i odwrotnie), zwłaszcza w przypadku faktur dokumentujących transakcje wewnątrzwspólnotowe, jest niezbędne dla zapewnienia zgodności polskich rozwiązań z pakietem ViDA. Na chwilę obecną polskie organy podatkowe nie podały informacji, w jaki sposób ma zostać zapewniona interoperacyjność polskiego schematu e-faktury z europejskim standardem. Jednak podobne rozwiązania zostały już wdrożone we Włoszech;
• Raportowanie i udostępnianie danych – pakiet ViDA zakłada kompleksowe raportowanie danych z faktur elektronicznych do organów podatkowych we wszystkich państwach członkowskich, w tym obejmujących dane dotyczące wszystkich transakcji wewnątrzwspólnotowych (zarówno z faktur dokumentujących dostawy, jak i nabycia). Warto jednak zauważyć, że obecnie KSeF nie obsługuje raportowania danych z faktur otrzymanych od zagranicznych dostawców, które zostały wystawione zgodnie z innymi przepisami niż polskie. Natomiast, pakiet ViDA zakłada raportowanie ww. danych.

Uwaga! Polska – podobnie jak Włochy – przyjęła scentralizowany model przesyłania faktur ustrukturyzowanych. Model ten różni się od rozwiązań unijnych, które co do zasady zakładają model zdecentralizowany, gdzie dane faktury elektroniczne mają być wymieniane bezpośrednio pomiędzy podmiotami gospodarczymi, a następnie dane z nich mają być raportowane do organów podatkowych przez obie strony transakcji.

ViDA a gospodarka platformowa

Rozwój gospodarki cyfrowej znacząco wpłynął na funkcjonowanie unijnego systemu VAT, gdyż nie jest on dostosowany do nowych cyfrowych modeli biznesowych. Nowe przepisy mają na celu zapewnienie równej konkurencji między tradycyjnymi a cyfrowymi dostawcami usług oraz uszczelnienie systemu VAT w odniesieniu do dwóch rodzajów usług:

• krótkoterminowego najmu lokali mieszkalnych (wynajmowanie lokalu mieszkalnego w sposób ciągły tej samej osobie przez okres wynoszący maksymalnie 30 nocy),
• przewozu drogowego osób.

Państwa członkowskie mają czas do 1 lipca 2028 r. na dostosowanie krajowych przepisów tak, aby były zgodne z wymogami dyrektywy, z możliwością odroczenia ich stosowania najpóźniej do dnia 1 stycznia 2030 r.

Jak jest obecnie

W obowiązującym stanie prawnym, gdy klient korzysta z usług oferowanych za pośrednictwem platformy cyfrowej (np. aplikacji na telefon) – zamawia przejazd samochodem lub rezerwuje mieszkanie na kilka dni – to bazowy usługodawca, czyli kierowca lub wynajmujący, jest odpowiedzialny za rozliczenie VAT. Jeżeli jednak ten usługodawca korzysta ze zwolnienia z VAT z uwagi na niewielką wartość sprzedaży (obecnie poniżej 200 tys. zł rocznie), usługa ta nie podlega opodatkowaniu. W praktyce oznacza to, że wiele transakcji realizowanych przez osoby fizyczne za pośrednictwem platform cyfrowych odbywa się poza systemem VAT, co prowadzi do braku opodatkowania w kraju, w którym usługa jest faktycznie konsumowana. Platforma cyfrowa w tym modelu pełni jedynie funkcję pośrednika – nie ma obowiązków związanych z rozliczeniem VAT ani nie wystawia faktur w swoim imieniu, mimo że z punktu widzenia przeciętnego klienta usługi są mu dostarczane w sposób profesjonalny przez platformę.

Co się zmieni

Po wejściu w życie przepisów pakietu ViDA, nastąpią zasadnicze zmiany. Wprowadzona zostanie fikcja prawna, zgodnie z którą platforma cyfrowa zostanie uznana za podmiot, który sam nabywa i świadczy usługę (tzw. uznany dostawca). W praktyce oznacza to, że kierowca czy wynajmujący będzie traktowany jako podmiot świadczący usługę na rzecz platformy, a platforma – jako podmiot świadczący usługę na rzecz końcowego konsumenta. Usługa świadczona przez bazowego usługodawcę na rzecz platformy będzie zwolniona z VAT, natomiast to platforma będzie zobowiązana do naliczenia i odprowadzenia VAT od usługi świadczonej na rzecz konsumenta.

Fikcja ta nie będzie miała zastosowania, jeżeli bazowi usługodawcy podadzą swój numer identyfikacyjny do celów VAT i zadeklarują, że naliczą VAT, który w przeciwnym razie byłby należny od uznanego dostawcy. To rozwiązanie ma na celu uniknięcie podwójnego opodatkowania tej samej usługi. Ponadto omawiane przepisy nie będą miały zastosowania do biur podróży.

Uwaga! Platforma nie zostanie uznana za dostawcę, jeśli jej rola ogranicza się wyłącznie do jednej lub kilku z poniższych funkcji:

• przetwarzanie płatności (np. operator płatności online),
• zamieszczanie ofert lub reklamowanie usług (np. serwis ogłoszeniowy),
• przekierowywanie użytkowników do innych interfejsów elektronicznych (np. porównywarka cen lub agregator usług).

Co istotne, pakiet ViDA wprowadza ograniczenie odpowiedzialności platform cyfrowych za pobór VAT, jeśli platformy wykażą, że działają na podstawie błędnych informacji dostarczonych przez bazowych usługodawców i nie mogły wiedzieć, że przekazane informacje są błędne.

Wysokość opodatkowania będzie zależała od kraju, w którym usługa zostanie opodatkowana. W przypadku najmu krótkoterminowego będzie to miejsce położenia nieruchomości, natomiast w przypadku przewozu osób – miejsce, w którym odbywa się transport, z uwzględnieniem pokonanych odległości. Co istotne, usługi krótkoterminowego wynajmu nieruchomości uznaje się za mające funkcję podobną do funkcji sektora hotelarskiego, zatem powinny podlegać opodatkowaniu według obniżonej stawki VAT (w Polsce 8 proc.). Podobnie usługi przewozu osób, w tym taksówek, również mogą korzystać z obniżonej stawki VAT. Uznany dostawca będzie musiał rozliczyć VAT nie tylko od usługi bazowej, lecz także od swojego wynagrodzenia za usługę pośrednictwa. [ramka 1–3]

W konsekwencji platformy cyfrowe będą zobowiązane do rozliczania VAT w każdym państwie członkowskim, w którym świadczone są usługi za ich pośrednictwem. To oznacza nie tylko konieczność dostosowania systemów księgowych i raportowych, ale również potencjalne obowiązki rejestracyjne. Warto rozważyć korzystanie z procedury OSS, by uprościć rozliczenia w wielu krajach UE.

Podsumowanie

Pakiet ViDA to odpowiedź na dynamiczne zmiany w sposobie świadczenia usług w gospodarce cyfrowej. Nowe obowiązki dla platform cyfrowych, w tym zasada uznanego dostawcy, mają na celu uszczelnienie systemu i zapewnienie równego traktowania podmiotów działających online i offline.

Dla platform cyfrowych oznacza to konieczność dokładnej analizy swojej roli w łańcuchu świadczenia usług, a także dostosowania procesów operacyjnych i podatkowych. Dla usługodawców – zrozumienie, jak zmieni się ich pozycja w relacji z platformą i jakie obowiązki mogą ich pośrednio dotyczyć.

Warto już teraz rozpocząć przygotowania – zarówno od strony prawnej, jak i technologicznej – aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek, gdy nowe przepisy wejdą w życie.

Pojedyncza rejestracja VAT

Pojedyncza rejestracja VAT (Single VAT Registration, SVR) to rozwiązanie, które w założeniu ma wyeliminować konieczność wielokrotnej rejestracji VAT w różnych państwach członkowskich. Innymi słowy, firma działająca transgranicznie powinna mieć możliwość rozliczania VAT z tytułu sprzedaży towarów i usług konsumentom w całej UE za pośrednictwem tzw. jednego okienka (One Stop Shop) w kraju swojej siedziby. Omówimy szczegóły tej koncepcji, planowane zmiany względem dotychczasowych rozwiązań (takich jak OSS/IOSS), a także praktyczne skutki – od potencjalnych korzyści po wyzwania – dla przedsiębiorców i doradców podatkowych.

Dotychczasowe rozwiązania

Od 2021 r. funkcjonują w UE uproszczone procedury rozliczania VAT od sprzedaży transgranicznej B2C, takie jak One Stop Shop (OSS) i Import One Stop Shop (IOSS). OSS pozwala unijnym podatnikom deklarować VAT należny od sprzedaży towarów na odległość (e-commerce) oraz niektórych usług cyfrowych B2C w innych państwach członkowskich, poprzez kwartalne deklaracje składane w kraju siedziby (tzw. unijny OSS). Dzięki temu sprzedawcy mogą uniknąć rejestracji VAT w kraju konsumenta – podatek jest rozliczany centralnie, a administracje skarbowe odpowiednio rozdzielają wpływy z podatku. Z kolei IOSS upraszcza pobór VAT od importu drobnych przesyłek spoza UE (o wartości do 150 euro). Zagraniczni sprzedawcy lub platformy mogą zarejestrować się do IOSS i w jednej miesięcznej deklaracji rozliczać VAT od wszystkich takich sprzedaży konsumentom w UE, zamiast obciążać nabywców opłatami przy odprawie celnej.

Pomimo wprowadzenia procedur OSS i IOSS, firmy dokonujące sprzedaży transgranicznej nadal napotykają sytuacje wymagające lokalnej rejestracji VAT, np.:

Jeśli sprzedawca z Polski przechowuje swoje towary w magazynie w Niemczech (np. korzystając z sieci fulfillment), to sprzedaż tych towarów niemieckim klientom jest traktowana jako dostawa krajowa w Niemczech, wyłączona z procedury OSS – przedsiębiorca musi zarejestrować się do VAT w Niemczech i tam rozliczać lokalny VAT. OSS obecnie obejmuje sprzedaż na odległość towarów wysyłanych z jednego kraju UE do konsumenta w innym kraju, ale nie obejmuje dostaw, gdzie towar znajduje się już w kraju nabywcy. Podobnie nie wszystkie usługi B2C podlegają OSS – np. usługi z zakresu nieruchomości czy imprezy edukacyjne organizowane w innym kraju wymagają, co do zasady, lokalnej rejestracji.

Przemieszczenie własnych towarów między państwami UE również powoduje obowiązki podatkowe. Gdy firma transportuje swoje produkty z kraju A do magazynu w kraju B (bez zmiany właściciela), traktuje się to jak wewnątrzwspólnotową dostawę (w kraju wysyłki) i nabycie (w kraju przeznaczenia). Obecnie, co do zasady, przedsiębiorca musi być zarejestrowany do VAT w kraju B, aby rozliczyć tam podatek należny od tzw. nietransakcyjnego nabycia wewnątrzwspólnotowego. Istnieje wprawdzie procedura magazynu typu call-off stock, upraszczająca rozliczenia w sytuacji, gdy towary przemieszczane są do magazynu z przeznaczeniem dla konkretnego, znanego odbiorcy, ale ma ona ograniczony zakres i wymaga spełnienia szeregu kryteriów formalnych.

W przypadku sprzedaży B2B – obecnie państwa członkowskie mogą fakultatywnie stosować mechanizm odwrotnego obciążenia (reverse charge) dla wybranych transakcji dokonywanych przez dostawcę spoza danego kraju. Brak jednolitych zasad w tym zakresie może powodować jednak konieczność rejestracji dla celów VAT w innym kraju UE (np. przy montażu towarów, sprzedaży nieruchomości).

Podsumowując, dzisiejszy system mimo postępów w postaci OSS/IOSS nadal zmusza wielu przedsiębiorców do wielokrotnej rejestracji – szczególnie tych, którzy prowadzą magazyny w różnych krajach, świadczą specyficzne usługi na miejscu za granicą albo przemieszczają własne towary między państwami. Tutaj właśnie pojawia się koncepcja pojedynczej rejestracji VAT, która powinna zredukować liczbę takich sytuacji.

Na czym polega pojedyncza rejestracja VAT

Single VAT Registration to rozszerzenie idei OSS na znacznie większy zakres transakcji, tak aby przedsiębiorca mógł rozliczać większość swoich zobowiązań VAT w całej UE w ramach jednej rejestracji na VAT w kraju swojej siedziby. Filarem jest tu rozbudowa istniejących punktów kompleksowej obsługi (OSS/IOSS) oraz wprowadzenie dodatkowych uproszczeń prawnych. Najważniejsze zmiany przewidziane w pakiecie ViDA obejmują m.in.:

►Rozszerzenie OSS na nowe rodzaje transakcji B2C – jednolity system rozliczeń będzie dotyczył wszystkich dostaw towarów i usług B2C dokonywanych przez podatników w państwach, w których nie są zarejestrowani. Oznacza to, że nawet jeżeli towar znajduje się w kraju konsumenta (np. w lokalnym magazynie), zagraniczny sprzedawca będzie mógł zadeklarować i zapłacić VAT od tej dostawy poprzez OSS, zamiast rejestrować się lokalnie. W praktyce taka dostawa na rzecz konsumenta zostanie objęta procedurą OSS. To ważna zmiana np. dla e-commerce – polska firma sprzedająca z magazynu we Francji do francuskiego klienta rozliczy taką sprzedaż w ramach OSS w Polsce (odprowadzając należny VAT francuski poprzez polski urząd, który przekaże go do Francji).

►Nowa procedura OSS dla przemieszczenia własnych towarów – przedsiębiorcy będą mogli raportować przeniesienie towarów własnych między państwami UE w systemie OSS bez obowiązku rejestracji VAT w kraju wysyłki oraz w kraju odbioru. W deklaracji OSS wykazywana będzie wewnątrzunijna dostawa i odpowiadające jej nabycie własnych towarów, co zastąpi dotychczasowy obowiązek lokalnych rozliczeń. Dzięki temu obecna procedura call-off stock stanie się zbędna i zostanie zlikwidowana – przepisy ViDA przewidują jej zniesienie od połowy 2028 r. (z 12-miesięcznym okresem przejściowym na zakończenie już funkcjonujących magazynów call-off). Dla firm utrzymujących wiele centrów logistycznych w UE (np. sprzedawców internetowych korzystających z wielu magazynów) będzie to znaczące uproszczenie.

►Obowiązkowy mechanizm odwrotnego obciążenia w B2B – we wszystkich transakcjach B2B zostanie wprowadzony jednolity wymóg stosowania reverse charge, gdy dostawca nie ma siedziby i nie jest zarejestrowany w kraju, w którym należny jest VAT. Oznacza to, że jeśli np. polska firma sprzedaje usługi lub towary w Austrii na rzecz czynnego podatnika VAT z Austrii, to VAT zawsze rozliczy nabywca (poprzez odwrotne obciążenie). Polski dostawca nie będzie musiał rejestrować się w Austrii, by tam odprowadzić podatek. Jest to ujednolicenie istniejących zasad – obecnie niektóre kraje i tak stosują odwrotne obciążenie dla dostaw od zagranicznych podmiotów, ale nie było to obowiązkowe we wszystkich sytuacjach. Co ważne, nawet gdy zagraniczny sprzedawca dokona dostawy B2B dla podmiotu, który nie jest zarejestrowany (np. dla małego przedsiębiorcy zwolnionego podmiotowo z VAT w kraju konsumpcji), państwo członkowskie będzie miało opcję nałożenia obowiązku rozliczenia VAT na nabywcę. To rozwiązanie domyka luki i dalej minimalizuje konieczność rejestracji dostawcy.

►Zmiany w imporcie i roli platform – uzupełnieniem koncepcji pojedynczej rejestracji jest usprawnienie rozliczeń importowego VAT poprzez szersze zastosowanie IOSS. Planowane jest obowiązkowe stosowanie procedury IOSS przez duże platformy w przypadku sprzedaży towarów o niskiej wartości (do 150 euro) wysyłanych spoza UE do konsumentów w UE. Dotyczyć to będzie platform internetowych ułatwiających taką sprzedaż przez sprzedawców spoza UE. Obecnie IOSS jest fakultatywne – w praktyce część transakcji nie jest nim objęta, co utrudnia egzekwowanie VAT od importu. W modelu ViDA platformy będą musiały rozliczać VAT importowy w IOSS za sprzedawców spoza UE, co wpisuje się w ideę pojedynczej rejestracji (sprzedawca zagraniczny nie będzie musiał rejestrować się w każdym kraju importu – platforma rozliczy VAT w „jednym miejscu”).

W efekcie powyższych zmian „internetowe punkty kompleksowej obsługi VAT” staną się sprawniejsze i zyskają szerszy zakres działania, tak aby firmy nie musiały ponosić kosztów rejestracji w każdym państwie, gdzie prowadzą sprzedaż. Dąży się do sytuacji, w której jedno zgłoszenie rejestracyjne i jedna periodyczna deklaracja VAT (składana w kraju siedziby lub wybranego pośrednika) wystarczy do rozliczenia większości transgranicznych transakcji danej firmy w całej UE.

Korzyści dla przedsiębiorców

Rozszerzenie zasady pojedynczej rejestracji VAT niesie ze sobą wiele praktycznych korzyści dla firm prowadzących sprzedaż międzynarodową:

►Uproszczenie rozliczeń i redukcja kosztów administracyjnych: Przedsiębiorca będzie mógł dopełnić większości obowiązków VAT w jednym kraju, składając jedną deklarację obejmującą sprzedaż we wszystkich państwach konsumpcji. Powinno to pozwolić na ograniczenie wydatków na lokalnych doradców podatkowych czy przedstawicieli fiskalnych w każdym kraju. Dla małych i średnich przedsiębiorstw może to oznaczać realne oszczędności i mniej barier przy ekspansji na inne rynki UE.

►Jeden punkt kontaktu z administracją: Dzięki OSS rozszerzonemu o nowe typy transakcji przedsiębiorca zasadniczo komunikuje się tylko z administracją skarbową kraju rejestracji (np. polskim urzędem skarbowym) nawet w sprawach dotyczących VAT należnego za granicą. Dla podatników w Polsce powinno być to duże udogodnienie, biorąc pod uwagę barierę językową i różnice proceduralne w poszczególnych krajach.

►Większa przejrzystość i pewność prawa: Ujednolicenie przepisów (np. obowiązkowy reverse charge w B2B w całej UE) oznacza, że firmy nie będą musiały analizować odmiennych regulacji każdego kraju, by ustalić, czy muszą się zarejestrować, czy może zadziała odwrotne obciążenie. Powinno to zmniejszyć ryzyko błędów i sankcji za nieświadome niewywiązanie się z obowiązku rejestracji.

►Szybszy rozwój e-commerce i ekspansja zagraniczna: Pojedyncza rejestracja szczególnie sprzyja branży e-commerce, handlowi internetowemu i usługom cyfrowym. Mniejsza biurokracja to impuls dla sklepów internetowych, by oferować swoje produkty w całej UE bez obawy o skomplikowane rozliczenia podatkowe. Również firmy z sektora digital services (np. platformy e-learningowe, dostawcy oprogramowania SaaS, twórcy treści cyfrowych) już wcześniej korzystały z MOSS/OSS, a teraz zyskają jeszcze większą pewność działania w jednolitym systemie.

Potencjalne wyzwania i ryzyka

Choć idea pojedynczej rejestracji VAT jest korzystna, jej wdrożenie wiąże się z pewnymi wyzwaniami i ryzykami, na które warto zwrócić uwagę:

►Kontrola transgraniczna i nadzór fiskalny: Jeśli większość rozliczeń zagranicznego przedsiębiorcy będzie nadzorowana przez urząd w kraju siedziby, pojawia się pytanie o skuteczność kontroli dla kraju konsumpcji. Administracje będą musiały ściśle współpracować – już teraz istnieją procedury wymiany informacji (np. systemy VIES, Eurofisc), ale wraz z napływem większej ilości danych konieczne może być usprawnienie tych procedur. Kontrole krzyżowe deklaracji OSS z innymi informacjami (np. raportami elektronicznymi z e-faktur B2B, danymi celnymi z IOSS) staną się istotnym elementem nadzoru. Ryzykiem są ewentualne opóźnienie lub niespójność w wymianie danych między państwami, co mogłoby prowadzić do nadużyć. Jednak przewidywane rozwiązania (jak raportowanie w czasie rzeczywistym B2B i ujednolicone e-faktury) mają to ryzyko zminimalizować, zapewniając transparentność przepływów VAT w całej UE.

►Zarządzanie zwrotami podatku naliczonego: Gdy firma zdecyduje się nie rejestrować lokalnie w danym kraju (korzystając z OSS i mechanizmu odwrotnego obciążenia), może pojawić się kwestia odliczenia VAT naliczonego w tym kraju. Przykładowo polski e-sklep sprzedający we Francji przez OSS nie ma francuskiej rejestracji – jeśli jednak poniesie we Francji wydatki z lokalnym VAT (np. wynajem magazynu, usługi kurierskie), nie odliczy ich na bieżąco w polskiej deklaracji OSS. Będzie musiał odzyskać ten VAT przez procedurę zwrotu dla podatników zagranicznych. To proces dłuższy i bardziej biurokratyczny niż odliczenie w lokalnej deklaracji. Decyzja o niedokonaniu lokalnej rejestracji może zatem oznaczać zamrożenie części środków (do czasu uzyskania zwrotu). Przedsiębiorcy będą musieli skalkulować, co opłaca im się bardziej – pełna centralizacja rozliczeń czy jednak utrzymanie niektórych rejestracji ze względu na płynność finansową.

Branże i modele biznesowe objęte zmianami

Reforma pojedynczej rejestracji VAT będzie dotyczyć szerokiego spektrum działalności, ale niektóre branże szczególnie odczują pozytywne skutki tych zmian:

►E-commerce i handel detaliczny online: Sklepy internetowe sprzedające konsumentom w wielu krajach UE to główni beneficjenci. Zarówno mali sprzedawcy korzystający z marketplace’ów, jak i średnie własne sklepy D2C zyskają prostsze rozliczenia. Modele typu dropshipping czy sprzedaż z wykorzystaniem zagranicznych magazynów (fulfillment centers) staną się mniej uciążliwe pod kątem VAT. Sprzedawcy będą mogli swobodniej lokować zapasy towarów bliżej klientów (w różnych krajach), nie martwiąc się o rejestrację w każdym z tych państw – rozliczą lokalną sprzedaż przez OSS. Ograniczy to bariery dla rozwoju europejskich sklepów internetowych.

►Platformy cyfrowe i usługi B2C: Platformy oferujące np. kursy online, streaming wideo, oprogramowanie czy gry, już od kilku lat rozliczają VAT od sprzedaży konsumenckiej w ramach MOSS/OSS. ViDA dodatkowo rozstrzygnęła pewne wątpliwości co do miejsca opodatkowania nowych usług cyfrowych – np. sprzedaż dostępu do wydarzeń online (live streaming) będzie traktowana podobnie jak usługi elektroniczne, co ułatwi stosowanie OSS. Dla platform i dostawców usług cyfrowych pojedyncza rejestracja to potwierdzenie kontynuacji wygodnego modelu i rozszerzenie go na kolejne rodzaje usług.

►Usługi telekomunikacyjne, energetyczne i inne transgraniczne usługi masowe: Dostawcy usług takich jak ładowanie samochodów elektrycznych, dostawy energii elektrycznej czy gazu często obsługują klientów w różnych krajach (np. operator stacji ładowania z jednego kraju udostępnia swoją infrastrukturę kierowcom z całej UE). ViDA przewiduje, że takie dostawy na rzecz konsumentów spoza kraju siedziby dostawcy także trafią do OSS. To zniesie wymóg lokalnej rejestracji dla firm energetycznych działających transgranicznie. Podobnie może być z innymi usługami masowymi, jak transport pasażerski świadczony w różnych krajach (tu odrębnie uregulowano platformy pośredniczące w przewozach – filar II ViDA).

►Branża turystyczna i eventowa: Organizatorzy targów, konferencji czy wydarzeń kulturalnych za granicą często musieli rejestrować się na VAT w kraju, gdzie impreza się odbywa (sprzedaż biletów lokalnie to transakcja opodatkowana w miejscu wydarzenia). Po rozszerzeniu OSS będzie możliwe rozliczenie takiej sprzedaży B2C przez pojedynczą rejestrację, co ułatwi życie np. polskim przedsiębiorcom organizującym eventy w innych krajach UE.

►Producenci i dystrybutorzy korzystający z wielu magazynów (fulfillment): Jak wspomnieliśmy, przedsiębiorstwa, które przemieszczają własne towary między oddziałami lub magazynami w różnych krajach, dziś muszą rejestrować się w kraju magazynu. Nowa procedura OSS dla takich przemieszczeń zdejmie ten obowiązek. Po wdrożeniu pakietu ViDA sprzedawca będzie raportował ruch towarów przez OSS, a nie poprzez lokalne deklaracje, co ograniczy liczbę jego rejestracji często z kilkunastu do zaledwie jednej.

Podsumowanie

Pojedyncza rejestracja VAT w ramach pakietu ViDA to przełomowa zmiana, która upraszcza system VAT, czyniąc go bardziej przyjaznym dla przedsiębiorców w zintegrowanym rynku UE. Możliwość rozliczania VAT z różnych państw w jednym okienku to długo oczekiwane rozwiązanie, które odpowiada na bolączki epoki cyfrowej i dynamicznego e-handlu. Z perspektywy polskich firm oznacza to mniejsze obciążenia administracyjne przy ekspansji zagranicznej, a co za tym idzie – większą swobodę konkurowania na rynkach europejskich bez barier biurokratycznych. Reformę należy jednak traktować kompleksowo: to część większej układanki obejmującej obowiązkową e-fakturę, raportowanie danych w czasie rzeczywistym oraz regulacje platformowe, co łącznie ma uszczelnić system VAT i dostosować go do XXI w.

W wielu przypadkach może się okazać, że dotychczasowe kosztowne rejestracje będzie można zakończyć po wejściu w życie nowych przepisów. Należy jednak śledzić implementację ViDA w polskim prawie oraz komunikaty Ministerstwa Finansów, aby znać dokładne procedury rejestracji w rozszerzonym OSS, nowe wzory deklaracji czy wymagane oznaczenia na fakturach. ©℗