Jak rozliczyć w VAT i CIT opłatę za spóźnione anulowanie rezerwacji w hotelu

• przeniesienie praw do wartości niematerialnych i prawnych, bez względu na formę, w jakiej dokonano czynności prawnej;
• zobowiązanie do powstrzymania się od dokonania czynności lub do tolerowania czynności lub sytuacji;
• świadczenie usług zgodnie z nakazem organu władzy publicznej lub podmiotu działającego w jego imieniu lub nakazem wynikającym z mocy prawa.

Ustawa o VAT nie definiuje, co należy rozumieć przez czynność odpłatną. Jednak dla uznania, że dostawa towarów oraz świadczenie usług podlegają opodatkowaniu VAT, bezwzględnym warunkiem jest „odpłatność” za daną czynność, co wynika z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT.

Odpłatność oznacza wykonanie czynności (dostawy towarów oraz świadczenia usług) za wynagrodzeniem. W znaczeniu potocznym wynagrodzenie to zapłata za pracę, należność, a także odszkodowanie. Natomiast odpłatny to taki, który wymaga zapłacenia, zwrotu kosztów, płatny.

Istotną cechą wynagrodzenia jest istnienie bezpośredniego związku pomiędzy dostawą towarów lub świadczeniem usług i otrzymaną zapłatą. W związku z powyższym czynność podlega opodatkowaniu jedynie wówczas, gdy wykonywana jest w ramach umowy zobowiązaniowej, a jedna ze stron transakcji może zostać uznana za bezpośredniego beneficjenta tej czynności. Bezpośredni związek pomiędzy dostawą towarów lub świadczeniem usług a otrzymanym wynagrodzeniem istnieje wówczas, gdy jest możliwe zidentyfikowanie bezpośredniej i jasno zindywidualizowanej korzyści na rzecz dostawcy towaru lub świadczącego usługę oraz gdy świadczenie wzajemne pozostaje w bezpośrednim związku ze świadczeniem dokonanej czynności.

Uwaga! Zapłata za towar lub usługę będzie stanowić podstawę opodatkowania dokonania danej czynności tylko wówczas, gdy istnieje związek pomiędzy dostawą tego towaru lub też świadczeniem usług oraz wypłaconym wynagrodzeniem.

W analizowanej sprawie istota problemu dotyczy opodatkowania VAT pobieranych od klientów opłat za spóźnione anulowanie rezerwacji. Kluczowe jest zatem ustalenie, czy w zamian za te opłaty wykonywane są usługi i czy opłaty te stanowią wynagrodzenie z tego tytułu.

Aby miała miejsce czynność podlegająca opodatkowaniu VAT, muszą być łącznie spełnione następujące warunki:

• w następstwie zobowiązania, w wykonaniu którego usługa jest świadczona, druga strona (nabywca) jest bezpośrednim beneficjentem świadczenia,
• świadczonej usłudze odpowiada świadczenie wzajemne ze strony nabywcy (wynagrodzenie).

Należy tutaj wskazać, że Trybunał Sprawiedliwości UE w wyroku z 18 lipca 2007 r. (sygn. C-277/05, Société thermale d’Eugénie-les-Bains przeciwko Ministère de l’Économie, des Finances et de l’Industrie) uznał, że „(…) Artykuł 2 ust. 1 i art. 6 ust. 1 szóstej dyrektywy (…) powinny być interpretowane w ten sposób, że kwoty zapłacone tytułem zadatku w ramach umów dotyczących świadczenia usług hotelarskich podlegających podatkowi VAT, w przypadku, gdy klient skorzysta z uprawnienia do odwołania rezerwacji, a kwoty te są zatrzymywane przez przedsiębiorstwo hotelarskie, należy uznać za odszkodowanie ryczałtowe płacone w celu naprawienia szkody poniesionej w następstwie niewykonania umowy przez klienta, bez bezpośredniego związku z jakąkolwiek odpłatnie świadczoną usługą, które jako takie nie podlega opodatkowaniu”.

Uwaga! W analizowanej sprawie kwota pobieranej przez spółkę opłaty za spóźnione anulowanie rezerwacji w hotelu nie stanowi wynagrodzenia za świadczenie usług, gdyż faktycznie do takiego świadczenia usług nie dochodzi z przyczyn leżących po stronie klienta. Skoro usługa nie została wykonana, to należy przyjąć, że kwota opłaty zatrzymana przez spółkę (świadczącą usługi hotelowe) pełni funkcję odszkodowawczą.

Istotą odszkodowań nie jest płatność za świadczenie, lecz rekompensata za szkodę. W takim przypadku nie mamy do czynienia z transakcją ekwiwalentną – świadczenie w zamian za wynagrodzenie – co oznacza, że otrzymane odszkodowanie nie wiąże się z żadnym świadczeniem ze strony podatnika. Zapłata ta nie jest też związana ze zobowiązaniem się otrzymującego daną kwotę do wykonania czynności, powstrzymania się od dokonania czynności lub tolerowania czynności lub sytuacji.

Podkreślić trzeba, że należność inkasowana od klienta, który w zbyt późnym terminie odwołał rezerwację, nie ma związku ze świadczonymi przez spółkę usługami zakwaterowania, gdyż opłaty te pobierane są wyłącznie w przypadku, gdy nie dochodzi do wyświadczenia usługi zakwaterowania. Zatem w odniesieniu do tych czynności nie znajdą zastosowania przepisy ustawy o VAT, gdyż otrzymana kwota (opłata za nieterminowe anulowanie rezerwacji) nie wiąże się z wykonaniem przez spółkę jakiegokolwiek świadczenia i tym samym nie mieści się w katalogu czynności podlegających opodatkowaniu VAT wymienionych w art. 5 ust. 1 ustawy o VAT.

Ważne: Opłaty za spóźnione anulowanie rezerwacji w hotelu nie powinny być opodatkowane VAT, ponieważ zatrzymana kwota nie stanowi wynagrodzenia dla spółki za świadczone usługi w rozumieniu art. 8 ust. 1 ustawy o VAT.

Wynika to z interpretacji indywidualnych dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 17 kwietnia 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.93.2025.1.KP; z 16 stycznia 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.846.2024.1.KP; z 2 września 2024 r., sygn. 0112-KDIL1-1.4012.470.2024.1.JKU.

W analizowanej sprawie 2 lipca 2025 r. pani Anna (gość indywidualny) odwołała rezerwację, ale uczyniła to z uchybieniem terminu. W związku z tym spółka w tym samym dniu pobrała od niej opłatę za spóźnione anulowanie rezerwacji w hotelu w wysokości 324 zł. Opłata ta nie podlega VAT, spółka nie dokumentuje jej na potrzeby tego podatku, nie wykazuje w JPK_V7M ani za lipiec 2025 r., ani za żaden inny miesiąc.

CIT

Ustawa o CIT nie zawiera ogólnej definicji przychodu. Przyjmuje się, że przychodem, tj. źródłem dochodu, jest tylko ta wartość, która, wchodząc do majątku podatnika, może powiększyć jego aktywa. Przychodem są wszelkie przysporzenia majątkowe o charakterze trwałym, których rzeczywiste otrzymanie – a w niektórych przypadkach już sam fakt, że są należne – powoduje obowiązek zapłaty podatku dochodowego. Zasadniczo o zaliczeniu danego przysporzenia majątkowego do przychodów decyduje definitywny charakter tego przysporzenia – w tym sensie, że w sposób ostateczny faktycznie powiększa ono aktywa (por. interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 11 kwietnia 2025 r., sygn. 0114-KDIP2-2.4010.78.2025.1.SP).

Ustawa o CIT zawiera w art. 12 ust. 1 otwarty katalog przysporzeń majątkowych stanowiących przychody podatkowe. Przychodami są w szczególności otrzymane pieniądze, wartości pieniężne, w tym różnice kursowe (art. 12 ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT). Za przychody związane z działalnością gospodarczą i z działami specjalnymi produkcji rolnej, osiągnięte w roku podatkowym, a także za przychody uzyskane z zysków kapitałowych, z wyłączeniem przychodów, o których mowa w art. 7b ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT, uważa się także należne przychody, choćby nie zostały jeszcze faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont (art. 12 ust. 3 ustawy o CIT).

Uwaga! Do przychodów nie zalicza się należnego VAT (art. 12 ust. 4 pkt 9 ustawy o CIT). W analizowanej sprawie podatek należny jednak nie wystąpi, co wyjaśniłem w części dotyczącej VAT.

W analizowanej sprawie przychodem z tytułu opłaty za spóźnione anulowanie rezerwacji w hotelu będzie kwota tej opłaty pobranej od pani Anny, tj. 324 zł.

W myśl art. 12 ust. 3a ustawy o CIT za datę powstania przychodu, o którym mowa w art. 12 ust. 3 ustawy o CIT, uważa się (z zastrzeżeniem art. 12 ust. 3c–3g oraz 3j–3m ustawy o CIT) dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień:

• wystawienia faktury albo
• uregulowania należności.

Stosownie do art. 12 ust. 3e ustawy o CIT w przypadku otrzymania przychodu, o którym mowa w art. 12 ust. 3 ustawy o CIT, do którego nie stosuje się art. 12 ust. 3a, 3c, 3d i 3f ustawy o CIT, za datę powstania przychodu uznaje się dzień otrzymania zapłaty.

Ważne: W analizowanej sprawie datę powstania przychodu z tytułu opłaty za spóźnione anulowanie rezerwacji w hotelu należy ustalić zgodnie z art. 12 ust. 3e ustawy o CIT. Oznacza to, że przychód z tytułu tej opłaty w wysokości 324 zł powstanie w dacie otrzymania zapłaty, tj. 2 lipca 2025 r.

Podstawę opodatkowania, co do zasady, stanowi dochód. Dochodem ze źródła przychodów jest nadwyżka sumy przychodów uzyskanych z tego źródła przychodów nad kosztami ich uzyskania, osiągnięta w roku podatkowym (art. 7 i 18 ustawy o CIT).

Z przedstawionego opisu stanu faktycznego nie wynika, jakie były koszty uzyskania przychodów, dlatego na potrzeby schematu rozliczenia koszty te zostaną pominięte i przyjmę, że dochód z tytułu otrzymania opłaty za spóźnione anulowanie rezerwacji w hotelu odpowiada przychodowi z tego tytułu. Dochód wyniesie zatem 324 zł.

Dla spółki właściwa jest stawka CIT w wysokości 19 proc. Zatem należna zaliczka na CIT za lipiec 2025 r. z tytułu opłaty za spóźnione anulowanie rezerwacji w hotelu wyniesie (po zaokrągleniu do pełnych złotych) 62 zł (324 zł x 19 proc. = 61,56 zł).