Na problem zwrócił nam uwagę czytelnik, który obawia się konsekwencji nieprawidłowego przesłania mu faktury poza KSeF, gdy system ten stanie się obowiązkowy.

KSeF nie dla wszystkich

Przypomnijmy, że zasadniczo obowiązek wystawiania ustrukturyzowanych faktur za pomocą KSeF wejdzie w życie od 1 lutego 2026 r. Wówczas jednak będzie dotyczył tylko największych podatników.

Pozostałe podmioty będą musiały stosować KSeF od 1 kwietnia 2026 r., a i to z wyjątkiem mikroprzedsiębiorców, czyli podatników, u których łączna wartość sprzedaży z VAT udokumentowana fakturami nie przekroczy 10 tys. zł miesięcznie. Oni będą mogli wystawiać faktury poza KSeF jeszcze do końca 2026 r.

Tak wynika z projektu nowelizacji ustawy o VAT oraz ustawy o zmianie ustawy o VAT oraz niektórych innych ustaw, którym niedługo ma się zająć Rada Ministrów. Po przyjęciu go przez rząd, projekt trafi do Sejmu.

Obowiązek wystawiania faktur za pomocą KSeF w ogóle nie obejmie zagranicznych podmiotów, które nie mają na terenie Polski siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności. To wynika z uchwalonego już art. 106ga ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, który wejdzie w życie od 1 lutego 2026 r.

Z odliczeniem VAT

Czytelnik zastanawia się, skąd ma wiedzieć, że fakturę wystawia mu mikroprzedsiębiorca lub zagraniczny podmiot niemający w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności. Obawia się, że jeżeli dostawca wprowadzi go w błąd (celowo lub nieświadomie) i wystawi mu zwykłą fakturę (w pdf), a nie ustrukturyzowaną (za pośrednictwem KSeF), to w konsekwencji nie będzie można odliczyć VAT naliczonego wynikającego z takiej faktury.

- Ministerstwo Finansów rzeczywiście zastanawiało się nad takim ograniczeniem, ale szybko z niego zrezygnowało – uspokaja Marek Urbaniak, adwokat w Gekko Taxens. Dodaje, że tego typu rozwiązania ograniczające prawa podatników wymagałyby zgody Komisji Europejskiej.

Potwierdza to Janina Fornalik, doradca podatkowy i partnerka w MDDP. Wyjaśnia, że obecnie kwestie techniczne, takie jak niewłaściwa forma przesłania faktury, nie mogą pozbawiać podatnika prawa do odliczenia VAT naliczonego.

- W przyszłości może się to zmienić, jeżeli Polska wdroży opcję, którą w tym zakresie wprowadza do unijnej dyrektywy VAT pakiet VAT in Digital Age (ViDA) – podkreśla ekspertka.

Do tego czasu – jak mówi Janina Fornalik – konsekwencje ewentualnej nieprawidłowości, czyli wystawienia zwykłej faktury (w pdf) zamiast ustrukturyzowanej (za pomocą KSeF), poniesie jedynie sprzedawca. Przy czym – jak dodaje ekspertka – konsekwencje te, czyli kary, zaczną obowiązywać dopiero od 2027 r.

Dyrektor KIS już potwierdził

Prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktur wystawionych poza KSeF, wbrew takiemu obowiązkowi, potwierdził już dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 4 marca 2025 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.838.2024.1.MPA). Odniósł się w niej do obowiązujących już przepisów ustawy o VAT, ale projekt nowelizacji, którym wkrótce ma się zająć Rada Ministrów, niczego w tym zakresie nie zmienia. Potwierdzają to doradcy podatkowi.

O interpretację wystąpiła spółka, która chciała się upewnić, że nie straci prawa do odliczenia VAT naliczonego z faktury, nawet jeżeli dostawca wystawi ją błędnie (wbrew obowiązkowi) poza KSeF.

Dyrektor KIS potwierdził, że spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z takiej faktury, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające do odliczenia. Fiskus zwrócił uwagę na art. 88 ustawy o VAT, w którym wprost wskazano, kiedy podatnik jest pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. W przepisie tym nie wymieniono sytuacji, o którą pyta spółka (przy założeniu, że faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Etap legislacyjny

Projekt nowelizacji ustawy o VAT oraz ustawy o zmianie ustawy o VAT oraz niektórych innych ustaw – skierowany do rozpatrzenia przez Stały Komitet Rady Ministrów