28 lutego mija czas na przesłanie PIT-11. Pytanie, czy w ogóle warto utrzymywać ten obowiązek

Należy się zastanowić, czy nie ograniczyć przekazywania pracownikom PIT-11 i rocznych informacji ZUS do formy wyłącznie elektronicznej lub nawet całkowicie znieść ten wymóg. Dziś jest on jest niczym innym jak dublowaniem zadań.

Do końca lutego pracodawcy muszą przesłać wszystkim pracownikom i osobom, którym wypłacili wynagrodzenie w 2024 r. (nawet jeżeli współpraca dobiegła już końca), informację PIT-11 oraz roczną informację dla osoby ubezpieczonej, będącą podsumowaniem wszystkich miesięcznych deklaracji złożonych elektronicznie w ZUS.

Wcześniej, do końca stycznia br., firmy musiały dostarczyć elektronicznie te same informacje PIT-11 urzędowi skarbowemu. Natomiast deklaracje rozliczeniowe ZUS DRA przekazywały Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych co miesiąc.

W jaki sposób pracownikowi przekazać PIT-11

Pracownik może otrzymać te dokumenty na trzy sposoby, tj. poprzez:

- przekazanie do ręki,

- wysyłkę tradycyjną pocztą lub

- wysyłkę za pośrednictwem środków komunikacji online.

Pracownik musi się zgodzić na wysyłkę elektroniczną, jeżeli w ten sposób ma otrzymać:

- roczną informację ZUS,

- PIT-11 na swój prywatny adres mailowy.

Jeżeli informacje PIT-11 są dostarczane za pośrednictwem wewnętrznych portali pracowniczych z użyciem maila służbowego, to zgoda nie jest wymagana.

Natomiast w odniesieniu do byłych pracowników i osób długotrwale nieobecnych w pracy, to ze względu na utrudniony kontakt z nimi, praktykuje się wysyłkę informacji podatkowej i ZUS w formie papierowej.

Pracownicy szybciej wiedzą niż dostaną

W czasach postępującej cyfryzacji pojawia się pytanie, czy wysłanie informacji PIT-11 oraz o ubezpieczeniach społecznych jest w ogóle zasadne. Każdy podatnik ma już od 15 lutego dostęp do informacji w systemie e-Urząd Skarbowy niezbędnych do rozliczenia podatkowego. Pracownicy mają więc wgląd do informacji przed 28 lutego, zanim ostatecznie dostaną tę samą informację od pracodawcy. W praktyce mogą rozliczyć się z fiskusem już 15 lutego, nie muszą czekać na otrzymanie formularza PIT-11.

Podobnie jest z informacjami ZUS. Każdy pracownik, po założeniu konta na platformie ZUS PUE, zyskuje wgląd do informacji o swoich składkach na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, a także dotyczących innych kwestii, takich jak okresy pobierania zasiłków czy wynagrodzenia chorobowego. W ten sposób może na bieżąco sprawdzać swój stan konta w ZUS, nie musi czekać na wysyłkę rocznej informacji przez pracodawcę, która w tym przypadku ma wyłącznie charakter informacyjny. Pracownik nie podejmuje na jej podstawie żadnych działań.

Tradycyjna wysyłka to dodatkowa praca i koszty

Mnogość sposobów doręczenia generuje trudności i konieczność dodatkowej pracy działów kadrowo-płacowych. Konieczne jest przygotowanie elektronicznych wersji dokumentów (już stworzonych i przekazanych wcześniej urzędom) w celu przekazania ich pracownikom. To oznacza konieczność: opatrzenia plików pdf podpisem elektronicznym, zabezpieczenia ich oraz wysłania przyjętym w firmie kanałem komunikacji – mailowo lub za pośrednictwem wewnętrznych kanałów pracowniczych.

W pozostałych przypadkach należy dokumenty wydrukować (czytelnie) i dwustronnie, a następnie wysłać, najlepiej listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Jeżeli pracownik odbiera dokument osobiście, należy uzyskać podpis z konkretną datą. W przypadku dużych firm koszty związane z drukowaniem, zakupem kopert i nadaniem listów mogą sięgać kilku tysięcy złotych.

Komplikacje mogą się pojawić przy wysyłaniu informacji byłym pracownikom, którzy zakończyli współpracę z firmą w rozliczanym roku podatkowym, oraz osobom, które pracowały przez krótki czas. Jeżeli ktoś zmienił adres czy po prostu nie może odebrać dokumentu, pojawia się konieczność obsługi listów powracających. Jest też ryzyko otwarcia przesyłki przez nieuprawnioną osobę (gdy adres wysyłki okazał się nieaktualny), a tym samym naruszenia przepisów RODO. Te techniczne czynności związane z nieelektronicznym dostarczeniem dokumentów mogą wydłużyć cały proces nawet o kilka dni.

Tradycyjna wysyłka dokumentów dla pracowników to nie tylko obciążenie dodatkową pracą i kosztami związanymi z drukowaniem, pakowaniem i zaadresowaniem informacji. To także odczuwalnie obciążanie środowiska. Jeśli np. 100 osób w firmie nie wyraziło zgody na wysyłkę elektroniczną, to konieczne jest zadrukowanie dwustronnie nawet do około 800 kartek i zużycie 100 kopert.

Niektóre firmy korzystają z systemów kadrowo-płacowych, w których informacje są bardziej scalone. Niezależnie od tego jednak w skali całego kraju tradycyjna wysyłka oznacza generowanie ogromnych ilości makulatury, które co roku przyczyniają się do degradacji środowiska.

Deklaracje tylko elektronicznie…

Sposobem na wyeliminowanie tych problemów mogłoby być zawężenie metod przekazania deklaracji wyłącznie do formy elektronicznej, tak jak to ma miejsce przy kontaktowaniu się pracodawców z urzędami.

… a najlepiej znieść obowiązek przesyłania dokumentów

Idąc dalej, można byłoby się zastanowić, czy w ogóle należy utrzymywać obowiązek przesyłania dokumentów pracownikom. Już teraz wydaje się to zbędną formalnością. W końcu portal e-Urząd Skarbowy pozwala na rozliczenie podatkowe już przed terminem wysyłki informacji na podstawie danych dostarczonych przez pracodawców bezpośrednio do urzędu skarbowego. Z kolei na platformie elektronicznej ZUS pracownik może na bieżąco sprawdzać stan swoich ubezpieczeń.

PIT-11 i informacje roczne ZUS są przekazywane przez firmy właściwym organom i są widoczne w systemach elektronicznych. Ponowne wysyłanie ich pracownikom jest niczym innym jak dublowaniem informacji i zbędnym obowiązkiem.

Rezygnacja z obowiązkowej wysyłki tych dokumentów wydaje się także korzystna dla obywateli, którzy ze względu na wygodę chętnie korzystają z elektronicznych dostępów do rozmaitych instytucji. Na korzyść tego pomysłu przemawia raport GUS. Wynika z niego, że w 2024 r. dostęp do internetu miało aż 96 proc. gospodarstw domowych.

RAMKA

KONIEC