Na jakim koncie zaksięgować odprawę pośmiertną? [Poradnia rachunkowa]

Mamy wypłacić rodzinie naszego zmarłego pracownika odprawę pośmiertną. Jakie są zasady jej obliczania? Jak ją zaewidencjonować w księgach rachunkowych?

W razie śmierci pracownika w czasie trwania stosunku pracy rodzinie przysługuje od pracodawcy odprawa pośmiertna (art. 93 kodeksu pracy). Jej wysokość zależy od okresu zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy i wynosi:

1) jednomiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 10 lat;

2) trzymiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 10 lat;

3) sześciomiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 15 lat.

Odprawę pośmiertną dzieli się w częściach równych pomiędzy wszystkich uprawnionych członków rodziny pracownika. Przysługuje ona:

• małżonkowi,
• innym członkom rodziny spełniającym warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej (w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych).

Jeżeli prawo do odprawy ma tylko jeden członek rodziny, to należy mu się odprawa w wysokości połowy ustalonej kwoty.

Trzeba zwrócić uwagę na to, że odprawa pośmiertna nie przysługuje członkom rodziny, jeżeli pracodawca ubezpieczył pracownika na życie, a odszkodowanie wypłacone przez instytucję ubezpieczeniową jest nie niższe niż wyliczona w powyższy sposób odprawa. Jeżeli odszkodowanie jest niższe od odprawy pośmiertnej, to pracodawca musi wypłacić rodzinie kwotę stanowiącą różnicę między tymi świadczeniami.

Odprawa wypłacona uprawnionym członkom rodziny zmarłego pracownika stanowi ich przychód z innych źródeł, o którym mowa w art. 20 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT). Świadczenie to nie podlega składkom odprowadzanym do ZUS, ponieważ nie stanowi przychodu ze stosunku pracy ani żadnego innego tytułu objętego obowiązkiem ubezpieczeń. Odprawa pośmiertna nie jest także obciążona PIT, bo jest objęta zwolnieniem na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 7 ustawy o PIT.

Z punktu widzenia rachunkowości wypłata odprawy pośmiertnej obciąża koszty działalności operacyjnej jednostki. Nie zalicza się jej do kosztów wynagrodzeń pracowniczych i nie ujmuje na koncie „Wynagrodzenia”. Jako wydatek odnoszony w ciężar kosztów operacyjnych jednostki księguje się ją na koncie „Pozostałe koszty rodzajowe”.

Można zastosować następujące zapisy ewidencyjne:

• ustalenie odprawy pośmiertnej: Wn konto „Pozostałe koszty rodzajowe” (lub konto zespołu 5), Ma konto „Pozostałe rozrachunki”;
• wypłata odprawy pośmiertnej: Wn konto „Pozostałe rozrachunki”, Ma konto „Rachunek bankowy”. ©℗

Jak zaewidencjonować wpłaty na pracownicze plany kapitałowe?

Uczestnictwo w pracowniczych planach kapitałowych (PPK) ma charakter dobrowolny. Po zawarciu umowy o prowadzenie PPK osoba zatrudniona staje się uczestnikiem PPK. Natomiast podmiot zatrudniający musi naliczać, pobierać i przekazywać wpłaty do instytucji finansowej PPK. Wpłat dokonuje się, począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK. Są one finansowane z własnych środków przez podmiot zatrudniający oraz przez uczestnika PPK. Wysokość wpłat określa się procentowo od wynagrodzenia uczestnika PPK.

Wpłaty finansowane przez uczestnika PPK są obliczane i pobierane w terminie wypłaty wynagrodzenia przez podmiot zatrudniający. Wiążą się z tym następujące operacje księgowe:

• pobranie od pracowników (uczestników PPK) i dokonanie wpłaty składek PPK do wybranej instytucji finansowej w części finansowanej przez tych pracowników ujmujemy: Wn konto „Rozrachunki z pracownikami”, Ma konto „Pozostałe rozrachunki” (PPK) oraz Wn konto „Pozostałe rozrachunki” (PPK), Ma konto „Rachunki bankowe”;
• obliczenie i dokonanie wpłaty składek PPK do wybranej instytucji finansowej w części pokrywanej przez pracodawcę księgujemy: Wn konto „Koszty według rodzajów” – ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia (lub odpowiednie konto zespołu 5), Ma konto „Pozostałe rozrachunki” – PPK oraz Wn konto „Pozostałe rozrachunki” – PPK, Ma konto „Rachunki bankowe”;
• naliczenie oraz wpłata do urzędu skarbowego zaliczek na PIT od składek PPK finansowanych przez pracodawcę ewidencjonujemy: Wn konto „Rozrachunki z pracownikami”, Ma konto „Rozrachunki publicznoprawne” – PIT oraz Wn konto „Rozrachunki publicznoprawne” – PIT, Ma konto „Rachunki bankowe”;
• samą zapłatę na rzecz pracowników wynagrodzenia (po uwzględnieniu zaliczek na PIT, składek ZUS i składek PPK obciążających tych pracowników) księgujemy: Wn konto „Rozrachunki z pracownikami”, Ma konto „Rachunki bankowe”. ©℗

Co musi określać wewnętrzny regulamin w sprawie dofinansowania do wypoczynku dzieci ze środków ZFŚS?

Dzieci i młodzież – członkowie rodziny pracownika – są uprawnieni do korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS). W związku z tym pracodawca powinien uszczegółowić w regulaminie następujące kwestie:

• formy wypoczynku, które będą dofinansowywane lub finansowane,
• wysokość dofinansowań – może być inna dla różnych form wypoczynku,
• warunki, jakie trzeba spełnić,
• rodzaj dokumentów, jakie należy dostarczyć,
• częstotliwość przyznawania,
• długość wypoczynku, która uprawnia do ubiegania się o dofinansowanie,
• formę wniosków, termin i sposób ich składania.

Przy przydzielaniu tego typu świadczeń można zastosować kryteria socjalne, czyli uwzględnić sytuację życiową, rodzinną i materialną uprawnionego. W regulaminie trzeba też określić, do jakiego wieku dzieci pracownika będą mogły korzystać z dofinansowania do wypoczynku. W zasadzie nie można wyłączyć z korzystania z funduszu dzieci do 18 lat. W przypadku osób do lat 18 wszelkie formalności związane z przydzieleniem świadczeń będą za dziecko załatwiać rodzice jako przedstawiciele ustawowi.

Można wydłużyć okres dofinansowania wypoczynku dla dzieci pracowników po 18. roku życia, np. dla kontynuujących naukę. Osoby dorosłe formalności związane z uzyskaniem dofinansowania będą załatwiać samodzielnie, chyba że co innego będzie wynikać z regulaminu funduszu.

Jeśli chodzi o częstotliwość wypłat, to wszystko zależy od wielkości środków. Z praktyki wynika, że dofinansowania do wypoczynku są wypłacane raz w roku lub raz na dwa lata. Formalnie nie ma jednak przeszkód, by dofinansowanie to było wypłacane częściej, np. dwa razy w roku. Zależy to tylko od zapisów zawartych w regulaminie i wielkości środków, którymi dysponuje pracodawca.

Z kolei odnośnie do ewidencji istotne są zapisy w polityce rachunkowości danej jednostki, a zwłaszcza dotyczące planu kont. Taka przykładowa ewidencja księgowa dofinansowania z ZFŚS do wypoczynku dziecka pracownika może przebiegać w następujący sposób.

Po pierwsze, ujmujemy samo przyznanie dofinansowania do wypoczynku dziecka. Powoduje ono zmniejszenie stanu ZFŚS oraz powstanie zobowiązania wobec właściwego pracownika. Dlatego ewidencja będzie następująca: Wn konto 831 „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”, Ma konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.

Po drugie, zajmujemy się następnie samą wypłatą dofinansowania dla właściwego pracownika. Powoduje to zmniejszenie stanu środków pieniężnych oraz oznacza uregulowanie zobowiązania wobec pracownika z tego tytułu. Dlatego wypłatę księguje się Wn konto „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”, a w zależności od sposobu wypłaty będzie to strona Ma konta:

– „Kasa” (jeżeli wypłata jest dokonywana z kasy), lub

– „Rachunek bankowy” (jeżeli płatność następuje w drodze przelewu ze środków obrotowych pracodawcy na rachunek bankowy pracownika), lub

– „Rachunek bankowy ZFŚS” (jeżeli płatność następuje w drodze przelewu z rachunku środków ZFŚS na rachunek bankowy pracownika).

Przypomnijmy, że świadczenia z ZFŚS nie podlegają oskładkowaniu. Zgodnie bowiem z par. 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe podstawy wymiaru składek nie stanowią świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS. Dlatego nie będzie księgowań na kontach właściwych dla rozliczeń publicznoprawnych z tych tytułów.

Jeśli dopłata do wypoczynku dotyczy dziecka, którego wiek nie przekracza 18 lat, nie będzie ona podlegała PIT, niezależnie od kwoty. Wypoczynek musi mieć jednak charakter zorganizowany i jego organizatorem ma być podmiot prowadzący działalność w tym zakresie. Reguluje to art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o PIT. Zgodnie z nim: „wolne od podatku dochodowego są dopłaty do: wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu – dzieci i młodzieży do lat 18” z ZFŚS niezależnie od ich wysokości. ©℗

Na czym polega montaż środka trwałego i jak go ująć w księgach?

Montaż oznacza składanie, zespalanie części lub zespołów (maszyn, aparatów, urządzeń) w dalsze podzespoły lub gotowy wyrób. Obejmuje on dostarczenie urządzeń w częściach, które dopiero na miejscu są montowane w jedną całość. Cechą charakterystyczną montażu jest tworzenie z wielu elementów pewnej odrębnej całości (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 26 kwietnia 2018 r., sygn. akt VII SA/A 1770/17; wyrok WSA we Wrocławiu z 4 października 2016 r., sygn. akt II SA/Wr 461/16; wyrok WSA w Krakowie z 22 stycznia 2016 r., sygn. akt II SA/Kr 1503/15).

Operacje gospodarcze związane z montażem środka trwałego wymagają następującego ujęcia w księgach rachunkowych nabywcy tej usługi:

1. Zakup (wytworzenie) środka trwałego, wymagającego montażu: Wn konto „Środki trwałe w budowie”, Ma różne konta w zależności od ustaleń w polityce rachunkowości danej jednostki;

2. Zakup usługi montażu nabytego (wytworzonego) środka trwałego: Wn konto „Rozliczenie zakupu”, Wn konto „Rozrachunki publicznoprawne” (VAT), Ma konto „Pozostałe rozrachunki”;

3. Zakup części składowych do montażu nabytego (wytworzonego) środka trwałego: Wn konto „Rozliczenie zakupu”, Wn konto „Rozrachunki publicznoprawne” (VAT), Ma konto „Pozostałe rozrachunki”;

4. Zapłata za usługę montażu nabytego (wytworzonego) środka trwałego oraz za zakupione części składowe do tego montażu: Wn konto „Pozostałe rozrachunki”, Ma konto „Rachunki bankowe”;

5. Zwiększenie ceny nabycia (kosztu wytworzenia) środka trwałego o wydatki związane z robotami montażowymi oraz zakupem części składowych do tego montażu: Wn konto „Środki trwałe w budowie”, Ma konto „Rozliczenie zakupu”;

6. Przyjęcie – po zakończeniu prac montażowych – nabytego (wytworzonego) środka trwałego do używania (wprowadzenie go do ewidencji środków trwałych): Wn konto „Środki trwałe”, Ma konto „Środki trwałe w budowie”. ©℗