Jak przygotować sprawozdanie z działalności organów kasy zapomogowej?

Mam zajmować się obsługą kasy zapomogowo-pożyczkowej. Dowiedziałam się, że oprócz sprawozdania finansowego są przygotowywane sprawozdania z działalności organu. Co to za sprawozdania i kto odpowiada za ich przygotowanie?

Ustawa o kasach zapomogowo-pożyczkowych (dalej: ustawa o KZP) wyróżnia trzy organy: zarząd, komisję rewizyjną oraz walne zebranie członków, które może obradować również w formie walnego zebrania delegatów w kasach, w których liczba członków przekracza 100. Sprawozdanie z działalności jednostki, sprawozdanie z działalności zarządu oraz sprawozdanie z działalności walnego zebrania (w tym walnego zebrania delegatów) tworzone są przez zarząd KZP. Nie musi on tworzyć jednak trzech odrębnych sprawozdań. Wszystkie sporządza samodzielnie, co wynika z jego kompetencji (art. 21 ust. 5 oraz art. 24 ust. 11‒13 ustawy o KZP).

Walne zebranie nie ma przewidzianej przepisami ustawy zdolności do tworzenia sprawozdań, a jedynie może przyjmować lub odrzucać dokumenty przedstawiane przez pozostałe organy.

Obowiązkowe elementy

Elementy, które obowiązkowo powinny się znaleźć w sprawozdaniu z działalności organów, to planowane, odbyte oraz nieodbyte posiedzenia, sposób ich zwołania oraz statystyka obecności, przyjęte protokoły posiedzeń, istotne głosy odrębne, dyskutowane ‒ przyjęte lub odrzucone ‒ uchwały, zdarzenia nadzwyczajne, takie jak np. śmierć członka organu itd., ale też zdarzenia zwyczajne, takie jak wyniki poszczególnych głosowań, w tym te dotyczące zasad działania KZP, wprowadzanych polityk, regulaminów czy innych istotnych wniosków. To w sprawozdaniu jest również miejsce na nową treść statutu wraz z komentarzem, dlaczego została zmieniona. Sprawozdanie z działalności organu powinno dotyczyć konkretnego okresu, ale może się też odnosić do podobnych informacji z roku poprzedniego. Elementem koniecznym jest również podanie składu organu i ewentualnych zmian, a w przypadku walnego zebrania – listy członków, którzy są współwłaścicielami.

Komisja rewizyjna

Warto zwrócić uwagę, że sprawozdanie komisji rewizyjnej nie jest tym samym dokumentem co protokół kontroli, o którym mówi ustawa o KZP w art. 24 ust. 12 i inne. Sprawozdanie podsumowuje działalność organu, protokół przedstawia jedyne roczne efekty kontroli. W sprawozdaniu komisji rewizyjnej nie jest opisywana cała aktywność KZP, a jedynie sposób zaplanowania czynności kontrolnych, zakres i metody stosowane podczas jej prowadzenia, statystyka przyjętych protokołów kontroli, skierowanych zaleceń pokontrolnych, ogólna opinia na temat stanu bezpieczeństwa w KZP. Sprawozdanie nie zawiera opinii na temat zarządu, która jest częścią protokołu z kontroli działalności zarządu, będzie przedstawiana odrębnie na walnym zebraniu i dołączana do sprawozdania finansowego po jego przyjęciu przez walne zebranie. Sprawozdanie z działalności komisji rewizyjnej po jego przyjęciu uchwałą komisji rewizyjnej musi trafić do zarządu, by ten wnioski mógł ująć w sprawozdaniu z działania jednostki. Jeżeli praktyką wywodzoną ze statutu (choć nie jest to obowiązek ustawowy) jest coroczne udzielanie absolutorium komisji rewizyjnej za działalność w danym roku, dokonuje się tego właśnie na podstawie tego sprawozdania.

Terminy

Zarówno zarząd, jak i komisja są zobowiązane do sporządzenia swoich sprawozdań w terminach wynikających z ustawy o rachunkowości, czyli najpóźniej do trzech miesięcy od zamknięcia roku. A skoro oba wymagają dołączenia do sprawozdania z działalności jednostki i zatwierdzenia przez walne zebranie, to musi to nastąpić do sześciu miesięcy od dnia bilansowego. Dniem bilansowym w każdej KZP zawsze jest ostatni dzień grudnia (art. 49 ust. 2 ustawy o KZP). Ostateczny termin upływa więc z końcem czerwca, chyba że na mocy specjalnych przepisów zostanie przez ministra finansów wydłużony. ©℗