Tymczasem praktyczne podejście do opodatkowania i oskładkowania benefitów w wielu firmach jest różne, czasami wręcz się zdarza, że pracodawcy potrącają zaliczki na podatek i składki ZUS od świadczeń, które mogłyby być wolne od niektórych obciążeń fiskalnych.

Więcej na ten temat wyjaśniają eksperci podatkowi prowadzący na Platformie Wiedzy MDDP szkolenie dotyczące opodatkowania benefitów pracowniczych.

O co pytają na szkoleniach

Opieka medyczna

PROBLEM Pracodawca zapewnia pracownikom świadczenia z zakresu medycyny pracy (badania wstępne, okresowe i kontrolne) oraz profilaktyki zdrowotnej (niezbędnej z uwagi na warunki pracy). Czy koszty (wartość) takich świadczeń ponoszonych przez pracodawcę stanowią przychód pracownika, a co za tym idzie – podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne?

ODPOWIEDŹ Jak wynika z ukształtowanej linii interpretacyjnej organów podatkowych, opłacanie przez pracodawcę kosztów obowiązkowej opieki z zakresu medycyny pracy nie powoduje u pracowników powstania przychodu w rozumieniu ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 226; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 232; dalej: ustawa o PIT). Zgodnie bowiem z ustawą z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465; dalej: k.p.) wstępne, okresowe i kontrolne badania lekarskie są przeprowadzane na koszt pracodawcy.

Ponadto, gdy pracodawca ponosi inne koszty profilaktycznej opieki zdrowotnej pracowników, niezbędnej z uwagi na warunki pracy, wartość tego rodzaju świadczeń, otrzymanych przez pracownika od pracodawcy, również nie stanowi jego przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o PIT.

Zgodnie z ustawą z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 497; dalej: ustawa systemowa) podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi co do zasady przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Jednocześnie z ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 146; dalej: ustawa zdrowotna) wynika, iż do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne pracowników stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tych osób.

Konsekwentnie, jeżeli opłacanie przez pracodawców kosztów obowiązkowej opieki z zakresu medycyny pracy oraz kosztów profilaktycznej opieki zdrowotnej nie stanowi dla pracowników przychodu w rozumieniu ustawy o PIT, to nie będą one również stanowić podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

PROBLEM Pracodawca zawarł umowę o świadczenie usług medycznych dla pracowników. W związku z tym zamierza on wprowadzić zmianę do regulaminu wynagradzania, na mocy której wszystkim pracownikom będzie przysługiwać uprawnienie do zakupu usług opieki medycznej (pakietu medycznego) po cenach niższych niż detaliczne ceny oferowane przez dostawcę usług w ramach podstawowego cennika. Zakup usług na rzecz pracowników będzie dobrowolny i częściowo odpłatny. Kwota stanowiąca różnicę między ceną detaliczną usługi medycznej świadczonej na rzecz pracownika a kwotą pokrywaną przez pracownika będzie finansowana i opłacana przez pracodawcę ze środków obrotowych. Czy wartość ta będzie podlegała uwzględnieniu w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne pracownika?

ODPOWIEDŹ Zgodnie z ustawą systemową podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy z wyłączeniem m.in. przychodów wymienionych w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 728; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1665). Zgodnie z tym rozporządzeniem podstawy wymiaru składek nie stanowią m.in. te przychody, które spełniają łącznie następujące warunki:

  • wynikają z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu i
  • polegają na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji.

Jednocześnie z ustawy zdrowotnej wynika, że do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne pracowników stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tych osób.

Tak więc, gdy wartość pakietu medycznego w części współfinansowanej przez pracodawcę będzie stanowić przychód pracownika z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, a prawo do uzyskania tych korzyści wynikać z regulaminu wynagradzania przewidującego partycypację pracownika (choćby symboliczną) w poniesieniu kosztów nabycia tych świadczeń, to kwota ta nie będzie podlegać uwzględnieniu w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne pracownika. Takie stanowisko prezentuje również ZUS w wydawanych interpretacjach.

Polisa OC

PROBLEM Spółka – jako ubezpieczający – zawarła z towarzystwem ubezpieczeniowym polisę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej. Polisa ma formę bezimienną. Ubezpieczonymi będą pracownicy, w tym członkowie zarządu spółki. Czy wartość składki finansowanej przez spółkę będzie stanowić dla pracowników i członków zarządu ich przychód podlegający opodatkowaniu PIT, a spółka będzie zobowiązana do poboru zaliczki na podatek dochodowy od takiego przychodu?

ODPOWIEDŹ W wydawanych interpretacjach podatkowych organy podatkowe stoją na stanowisku, że w przypadku gdy:

  • umowa ubezpieczenia nie wskazuje i nie będzie wskazywać imiennie osób objętych ubezpieczeniem (a jedynie szeroki i niezidentyfikowany krąg grupy osób nim objętych),
  • składka jest zryczałtowana i nie podlega zmianom na skutek rozszerzenia lub zawężenia kręgu osób objętych ubezpieczeniem,
  • osoby podlegające ubezpieczeniu mają różny zakres odpowiedzialności oraz różny czas obejmowania ich ubezpieczeniem, zależny od okresu pełnienia funkcji/pozostawania w zatrudnieniu (co powoduje, iż udzielona im ochrona nie jest równa),

to opłacenie przez spółkę składki z tytułu umowy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej osób objętych ochroną ubezpieczeniową nie stanowi przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń. W konsekwencji wartość składki nie stanowi dla tych osób przychodu podlegającego opodatkowaniu PIT. Tym samym na spółce nie ciąży obowiązek naliczania i odprowadzania zaliczki na podatek dochodowy od składki ubezpieczeniowej zapłaconej z tytułu ubezpieczenia osób objętych taką polisą.

Jeżeli jednak katalog osób objętych polisą ubezpieczeniową jest zamknięty, tj. można ustalić osoby, które w danym momencie pełnią określone funkcje, wówczas wartość składki ubezpieczeniowej stanowi dla takich osób przychód podlegający opodatkowaniu, mimo że umowa ubezpieczenia ma charakter bezimienny.

Świadczenia przy pracy zdalnej

PROBLEM Pracodawca przekazuje pracownikom wykonującym pracę w trybie zdalnym narzędzia niezbędne do pracy oraz pokrywa koszty zużywanej energii elektrycznej. Czy zapewnienie pracownikom takich świadczeń stanowi ich przychód podlegający opodatkowaniu, a co za tym idzie – podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne?

ODPOWIEDŹ Po pandemii COVID-19 praca zdalna nie straciła na popularności. Jednocześnie – w związku obowiązującymi przepisami k.p. – pracodawcy muszą zapewnić określonego rodzaju benefity dla pracowników wykonujących pracę w tym trybie. Należą do nich m.in.:

  • obowiązek zapewnienia materiałów i narzędzi, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
  • pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych;
  • pokrycie innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli taki obowiązek został określony w odpowiednim dokumencie wewnętrznym.

Gdy przy pracy zdalnej są wykorzystywane materiały, narzędzia czy urządzenia techniczne nienależące do pracodawcy, pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Obowiązek jego wypłaty może być zastąpiony ryczałtem, którego wysokość powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy w trybie home office.

WOT obchodzi Dzień Dumy z Munduru - kim są Terytorialsi i jakie mają motywacje do służby?
WOT obchodzi Dzień Dumy z Munduru - kim są Terytorialsi i jakie mają motywacje do służby?

Zobacz również

Zapewnienie pracownikowi ww. benefitów, w tym wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu, nie stanowi przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o PIT. Takie stanowisko potwierdza dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacjach indywidualnych (np. z 17 stycznia 2024 r., sygn. 0114-KDIP3-2.4011.1032.2023.1.MJ). W konsekwencji świadczenia dla pracowników związane z pracą zdalną nie podlegają również składkom ZUS.

Należy jednak zwrócić uwagę na kwestie, które mogą być szczególnie weryfikowane przez organy podatkowe i ZUS w trakcie ewentualnej kontroli rozliczeń. Otóż:

  • przy ustalaniu wysokości wypłacanego ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu należy wziąć pod uwagę normy zużycia energii elektrycznej, usług telekomunikacyjnych oraz materiałów, narzędzi pracy – w tym urządzeń technicznych, a także ich ceny rynkowe. Ekwiwalent i ryczałt powinny być wyliczone precyzyjnie, bazując na realnych wartościach. Warto więc gromadzić dokumenty będące podstawą wyliczenia wysokości tych świadczeń;
  • otrzymanie ekwiwalentu może wiązać się z koniecznością przedstawienia dokumentów potwierdzających wysokość poniesionych przez pracownika wydatków. Zasadne jest więc każdorazowe weryfikowanie kwot zwracanych w związku ze świadczeniem pracy zdalnej, także pod kątem tego, czy nie wykraczają poza zakres określony w k.p.

Upominki okolicznościowe

PROBLEM Czy upominki okolicznościowe z okazji świąt, jubileuszu lub innego ważnego wydarzenia w życiu pracownika (np. narodziny dziecka, ślub) w postaci vouchera na pobyt w hotelu SPA lub karty przedpłaconej przekazywane pracownikom przez pracodawcę stanowią przychód pracownika, od którego pracodawca powinien pobrać zaliczkę na PIT?

ODPOWIEDŹ Zgodnie z ustawą o PIT przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u pracownika powstaniem przysporzenia majątkowego, związane z łączącym pracownika z pracodawcą stosunkiem pracy, w tym świadczenia nieodpłatne. Tym samym do przychodów pracownika należy zaliczyć praktycznie wszystkie otrzymane przez niego świadczenia, które mógł on otrzymać od pracodawcy.

Niemniej z interpretacji wydawanych przez dyrektora KIS wynika, że otrzymanie przez pracowników przedpłaconych kart podarunkowych lub voucherów może stanowić darowiznę, która jest opodatkowana podatkiem od spadków i darowizn, a nie podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Stanie się tak, jeżeli taka darowizna nie będzie zależeć od osiąganych w pracy wyników, ocen rocznych czy innych wskaźników, nie będzie stanowić dodatkowej formy wynagrodzenia wynikającej z umowy o pracę lub regulaminu wynagradzania, jak również nie będzie wiązać się z jakimkolwiek świadczeniem wzajemnym ze strony pracownika.

W takiej sytuacji prezent trzeba rozliczyć zgodnie z ustawą z 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 596). A z niej wynika, że darowizny do kwoty 5733 zł (w tzw. III grupie podatkowej, przy czym sumujemy je przez pięć lat) są nieopodatkowane. W przypadku przekroczenia wspomnianego limitu pracownik będzie musiał złożyć wymaganą deklarację i zapłacić podatek od wartości nadwyżki ponad kwotę wolną od podatku. ©℗